Flusso di Lavoro: Acquisto → Pagamento
Moduli coinvolti: Acquisti (RFQ · Preventivi · Ordini di Acquisto · Fatture Fornitore) · Magazzino (Ricevuta Merci) · Pagamenti
Chi lo utilizza: Responsabile acquisti, Responsabile magazzino, Finanza, Fornitori
Durata tipica: 1 giorno – 4 settimane (dipende dai tempi di consegna del fornitore)
Panoramica
Il flusso di approvvigionamento completo: dall'identificazione interna di un'esigenza (richiesta di preventivo) al pagamento della fattura del fornitore e alla ricezione delle merci in stock. Gestito principalmente dai team di acquisti e magazzino.
Diagramma del flusso
[RICHIESTA DI PREVENTIVO (RFQ)]
│ stato: Bozza (1) → Approvato (2) → Rifiutato (3) / Annullato (4)
│ ↓ Approvazione interna → inviata ai fornitori
│
[PREVENTIVI RICEVUTI]
│ il fornitore risponde tramite portale o manualmente
│ stato: Bozza (1) → Accettato (2)
│ ↓ Seleziona il preventivo vincente → crea Ordine di Acquisto
│
[ORDINE DI ACQUISTO (PO)]
│ stato: Bozza (1) → Approvato (2) → Rifiutato (3) / Annullato (4)
│ order_status: Non Iniziato (1) → In Corso (2) → Completato (3)
│ delivery_status: 0 = non consegnato / 1 = consegnato
│ ↓ Le merci arrivano in magazzino → Nota di Ricevuta Merci
│
[NOTA DI RICEVUTA MERCI]
│ creata automaticamente o manualmente dal PO
│ stock aggiornato in magazzino
│ ↓ Fattura ricevuta dal fornitore
│
[FATTURA FORNITORE]
│ payment_status: unpaid → partially_paid → paid
│ ↓ Registra pagamento
│
[PAGAMENTO FORNITORE]
│
[CICLO CHIUSO ✓]
Passaggi chiave
1. Richiesta di Preventivo (RFQ) — Identificazione dell'esigenza
Dove: /admin/purchase/purchase_request
Come viene creata:
- Manualmente: pulsante Aggiungi RFQ — compila quali prodotti sono necessari, quantità, scadenza
- Automaticamente: da un Ordine di Produzione quando i materiali mancano dallo stock (
purchase_request_idimpostato sul MO)
Campi chiave:
| Campo | Note |
|---|---|
| Nome RFQ | Titolo interno descrittivo |
| Dipartimento | Il dipartimento richiedente |
| Assegnato a | Il membro del personale che fa la richiesta |
| Data richiesta | La scadenza per l'esigenza |
| Articoli | Prodotti + quantità richieste |
Stati RFQ:
| Codice | Stato | Descrizione |
|---|---|---|
| 1 | Bozza | Creato, non inviato per approvazione |
| 2 | Approvato | Approvato internamente — inviato ai fornitori |
| 3 | Rifiutato | Rifiutato |
| 4 | Annullato | Annullato |
2. Preventivo Ricevuto — Risposta del fornitore
Dove: /admin/purchase/myquotations
Come arriva il preventivo:
- Portale fornitore: il fornitore riceve un link e compila il preventivo online
- Manualmente: l'operatore inserisce il preventivo ricevuto via email/telefono
- Upload: documento PDF allegato con i prezzi inseriti manualmente
Stati del preventivo:
| Codice | Stato | Descrizione |
|---|---|---|
| 1 | Bozza / In Attesa | Preventivo ricevuto, non accettato |
| 2 | Accettato | Preventivo vincente selezionato |
Confronto preventivi:
Puoi ricevere più preventivi per lo stesso RFQ e confrontarli affiancati prima di selezionare il fornitore.
3. Ordine di Acquisto (PO) — L'impegno legale
Dove: /admin/purchase/purchase_order
Creazione:
- Dal preventivo accettato: pulsante Crea Ordine — recupera automaticamente il fornitore e gli articoli
- Direttamente:
/admin/purchase/pur_order→ compila manualmente
Stati PO:
| Campo | Codice | Descrizione |
|---|---|---|
status |
1 | Bozza — non confermato |
status |
2 | Approvato — confermato e inviato al fornitore |
status |
3 | Rifiutato |
status |
4 | Annullato |
order_status |
1 | Non Iniziato — la consegna non è iniziata |
order_status |
2 | In Corso — consegna parziale o in corso |
order_status |
3 | Completato — tutti gli articoli ricevuti |
delivery_status |
0 | Non consegnato |
delivery_status |
1 | Completamente consegnato |
Invio al fornitore:
Pulsante Invia → email automatica con il PDF dell'ordine e link al portale.
4. Nota di Ricevuta Merci — Ricezione delle merci
Dove: /admin/warehouse/manage_purchase
Creazione:
- Automatica: all'approvazione del PO o quando cambia
order_status - Manuale: dal PO confermato → pulsante Crea Nota di Ricevuta
Alla ricezione:
- L'operatore di magazzino controlla fisicamente le merci rispetto alla nota di ricevuta
- Compila le quantità effettivamente ricevute (può essere parziale)
- Annota le discrepanze (carenze, danni)
- Salva — lo stock viene aggiornato automaticamente nel magazzino configurato
5. Fattura Fornitore — La richiesta di pagamento
Dove: /admin/purchase/myinvoices
Creazione:
- Automaticamente dal PO o Contratto: se l'opzione
create_invoice_byè configurata - Manualmente: pulsante Aggiungi Fattura Fornitore — inserisci i dati dalla fattura ricevuta
- Upload fornitore: il fornitore carica la fattura tramite portale
Stati della fattura fornitore:
payment_status |
Descrizione |
|---|---|
unpaid |
Non pagata — nessun pagamento registrato |
partially_paid |
Parzialmente pagata — importo pagato < totale |
paid |
Completamente pagata |
6. Pagamento Fornitore — Saldo del debito
Dove: Dalla fattura fornitore → pulsante Registra Pagamento
Campi di pagamento:
- Importo
- Data di pagamento
- Metodo di pagamento (bonifico bancario, contanti, ecc.)
- Riferimento transazione (numero ordine di pagamento / estratto conto)
- Stato approvazione pagamento (se il flusso di approvazione è attivo)
Pagamenti multipli:
Possono essere registrati pagamenti parziali successivi — ognuno viene registrato in pur_invoice_payment. La fattura passa a partially_paid e successivamente a paid quando il totale viene coperto.
Cosa viene creato automaticamente
| Evento | Creato automaticamente |
|---|---|
| RFQ approvato | Notifica email ai fornitori; articoli sincronizzati al catalogo |
| Preventivo accettato | Link pur_orders.sales order → preventivo vincente |
| PO approvato | Hook create_goods_receipt → nota di ricevuta iniziata |
| Nota di ricevuta salvata | Stock aggiornato in magazzino; delivery_status aggiornato sul PO |
PO order_status → 2 |
delivery_status impostato a 1 con data corrente |
| Pagamenti cumulativi = totale fattura | payment_status → paid automaticamente |
Punti in cui il flusso può bloccarsi
| Problema | Causa probabile | Soluzione |
|---|---|---|
| Il fornitore non può vedere il portale | Account fornitore non creato o senza accesso al portale | Controlla /admin/purchase/vendors → email accesso portale |
| Nota di ricevuta merci non generata | Hook disabilitato o PO non approvato | Approva prima il PO; controlla le impostazioni del modulo |
| Stock non aggiornato | Magazzino non associato sulla nota di ricevuta | Compila il campo magazzino sulla nota di ricevuta |
La fattura fornitore rimane unpaid |
Pagamento non registrato nel CRM | Aggiungi il record di pagamento manualmente dalla fattura |
| Due note di ricevuta per lo stesso PO | Consegna parziale non gestita correttamente | Normale — le note di ricevuta parziali vengono sommate; controlla delivery_status |
Report rilevanti
- Report Acquisti —
/admin/purchase/myreports— spesa per fornitore, periodo, categoria - Elenco Ordini di Acquisto — filtri su
delivery_statusper ordini non consegnati - Cronologia Inventario —
/admin/warehouse/warehouse_history— voci stock per fornitore