Workflow: Purchase to Pay

Modules involved: Purchase (RFQ · Quotations · Purchase Orders · Vendor Invoices) · Warehouse (Goods Receipt) · Payments
Who uses it: Responsabil achiziții, Manager depozit, Financiar, Furnizori
Durata tipică: 1 zi – 4 săptămâni (depinde de termenele furnizorului)

Overview

Fluxul complet de aprovizionare: de la nevoia identificată intern (cerere de ofertă) până la plata facturii furnizorului și intrarea mărfii în stoc. Gestionat în principal de echipa de achiziții și depozit.

Diagrama fluxului

[CERERE DE OFERTĂ (RFQ)]
  │  status: Draft (1) → Approved (2) → Rejected (3) / Canceled (4)
  │  ↓ Aprobare internă → trimitere la furnizori
  │
[OFERTE PRIMITE (Quotations)]
  │  furnizorul răspunde prin portal sau manual
  │  status: Draft (1) → Accepted (2)
  │  ↓ Selectezi oferta câștigătoare → crezi Comandă Achiziție
  │
[COMANDĂ ACHIZIȚIE (Purchase Order)]
  │  status: Draft (1) → Approved (2) → Rejected (3) / Canceled (4)
  │  order_status: Not Started (1) → In Progress (2) → Completed (3)
  │  delivery_status: 0 = nelivrat / 1 = livrat
  │  ↓ Marfă sosește în depozit → Aviz de Recepție
  │
[AVIZ DE RECEPȚIE (Goods Receipt Note)]
  │  creat automat sau manual din PO
  │  stocul se actualizează în depozit
  │  ↓ Factură primită de la furnizor
  │
[FACTURĂ FURNIZOR (Vendor Invoice)]
  │  payment_status: unpaid → partially_paid → paid
  │  ↓ Înregistrezi plata
  │
[PLATĂ FURNIZOR]
  │
[CICLU ÎNCHIS ✓]

Pas cu pas

1. Cerere de Ofertă (RFQ) — Identificarea nevoii

Unde: /admin/purchase/purchase_request

Cum se creează:

• Manual: buton Adaugă RFQ — completezi ce produse sunt necesare, cantități, termen
• Automat: din Ordinul de Producție când materialele lipsesc din stoc (purchase_request_id setat pe MO)

Câmpuri cheie:

Statusurile RFQ:

La trecerea în status Approved, sistemul apelează update_item_pur_request() pentru a sincroniza articolele cu catalogul de achiziții și loghează tranziția automat.

2. Ofertă Primită (Quotation) — Răspunsul furnizorului

Unde: /admin/purchase/myquotations

Cum intră oferta:

• Portal furnizor: furnizorul primește link și completează oferta online
• Manual: operatorul introduce oferta primit pe email/telefon
• Upload: document PDF atașat cu prețuri completate manual

Câmpuri cheie pe ofertă:

Statusuri ofertă:

Comparare oferte:
Poți primi multiple oferte pentru același RFQ și le poți compara pe coloane înainte de a selecta furnizorul.

3. Comandă Achiziție (Purchase Order) — Angajamentul legal

Unde: /admin/purchase/purchase_order

Creare:

• Din oferta acceptată: buton Crează Comandă — preia furnizorul și articolele automat
• Direct: /admin/purchase/pur_order → completezi manual

Statusurile PO:

Câmpuri importante:

Trimitere la furnizor:
Buton Trimite → email automat cu PDF-ul comenzii și link portal. Furnizorul confirmă recepția și poate actualiza statusul de livrare.

4. Aviz de Recepție (Goods Receipt Note) — Intrarea mărfii

Unde: /admin/warehouse/manage_purchase

Creare:

• Automată: la aprobarea PO sau la schimbarea order_status → sistemul creează avizul via hook create_goods_receipt
• Manuală: din PO confirmat → buton Crează Aviz Recepție

La recepție — cu sau fără scanner de coduri de bare:

Cu scanner (recomandat):

1. Focusezi câmpul SKU din aviz → scanezi eticheta coletului/produsului
2. Platforma identifică automat articolul — elimini erorile de SKU
3. Introduci cantitatea recepționată → confirmi linia
4. Scanezi toate liniile → salvezi — stocul se actualizează automat

Fără scanner:

1. Verifici fizic marfa față de PO
2. Completezi manual SKU + cantitățile recepționate (pot fi parțiale)
3. Notezi discrepanțele (lipsuri, deteriorări)
4. Salvezi — stocul se actualizează automat în depozitul configurat

Câmpuri cheie:

Dacă recepția este parțială, delivery_status rămâne 0 și se poate crea un al doilea aviz la livrarea restului.

5. Factură Furnizor (Vendor Invoice) — Cererea de plată

Unde: /admin/purchase/myinvoices

Creare:

• Automată din PO sau Contract: dacă opțiunea create_invoice_by este configurată
• Manual: buton Adaugă Factură Furnizor — introduci datele de pe factura primită
• Upload vendor: furnizorul încarcă factura prin portal

Statusurile facturii furnizor:

Statusul se calculează automat: dacă suma tuturor plăților înregistrate în pur_invoice_payment = totalul facturii → paid. Dacă 0 < plătit < total → partially_paid.

Câmpuri cheie:

6. Plată Furnizor — Stingerea datoriei

Unde: Din factura furnizorului → buton Înregistrează Plată

Câmpuri plată:

• Suma
• Data plății
• Mod de plată (virament, cash, etc.)
• Referință tranzacție (număr OP / extras bancă)
• Status aprobare plată (dacă e activ fluxul de aprobare)

Plăți multiple:
Se pot înregistra plăți parțiale succesive — fiecare e logată în pur_invoice_payment. Factura trece în partially_paid și ulterior în paid când totalul e acoperit.

Ce se creează automat

Retururi la Furnizor — Sub-flux

Când marfa primită este defectă, în exces sau neconformă, returnezi furnizorului și recuperezi valoarea prin Notă de Debit.

Problemă identificată la recepție sau ulterior
       ↓
Izolezi fizic marfa în depozitul de Carantină
  (Transfer Intern dacă e necesar)
       ↓
Contactezi furnizorul → confirmare retur (RMA / email)
       ↓
Depozit → Retururi Achiziție → Adaugă
  → Asociezi PO-ul sau NIR-ul original
  → Articolele și cantitățile de returnat
  → Depozitul sursă
       ↓
Confirmi → stocul scade automat din Carantină
       ↓
Dacă furnizorul are Portal Furnizori:
  → Vede returul în secțiunea Comenzi Retur
  → Poate actualiza status: Primit / Aprobat / Respins
  → Monitorizezi din Retururi Achiziție fără apeluri telefonice
       ↓
[Achiziții] Contabil AP emite Notă de Debit
  → Reduce suma de plătit furnizorului
  → Sau generează credit pentru comanda viitoare
       ↓
Pregătești fizic coletul → AWB de retur
  (furnizorul trimite eticheta sau plătești tu transportul)
       ↓
Predai curierului → furnizorul confirmă primirea

Cazuri speciale:

Puncte unde fluxul poate bloca

Rapoarte relevante

• Rapoarte Achiziții — /admin/purchase/myreports — cheltuieli pe furnizor, perioadă, categorie
• Lista Comenzi Achiziție — filtre pe delivery_status pentru comenzile nelivrate
• Istoric Inventar — /admin/warehouse/warehouse_history — intrări de stoc per furnizor

Module implicate — documentație detaliată

• Purchase Items · Vendors
• RFQ · Received Quotations
• Purchase Orders · Purchase Contracts
• Goods Receipt Note
• Vendor Invoices · Debit Notes

← Înapoi la Workflows