Operator Picking & Expediere

Departament: Depozit & Logistică
Nivel: Operațional
Obiectiv principal: Pregătește și expediază comenzile clienților — din orice canal — cu documentație completă și stoc corect decrementat

Ce face acest rol

Operatorul de Picking & Expediere transformă comenzile (din Vânzări sau OMS) în livrări fizice: preia comanda din sistem, colectează articolele din depozit (picking), verifică cu scanner-ul, ambalează, creează avizul de livrare și lista de ambalare, și expediază. Este veriga care conectează comanda clientului cu stocul fizic și documentul de transport.

Module utilizate zilnic

Cititorul de coduri de bare la picking

La picking, scanner-ul elimină erorile de articol greșit cules — cea mai frecventă cauză de retururi și reclamații.

Flux picking cu scanner:

1. Deschide Avizul de Livrare creat pentru comanda respectivă
2. Mergi la locația fizică din depozit
3. Scanează codul de bare al articolului de pe raft / colet
4. Platforma confirmă: articolul scanat = articolul din aviz? ✓ sau ✗
5. Dacă ✓ → introduci cantitatea culeasă (sau scanezi multiplu)
6. Dacă ✗ → ai cules articolul greșit → revii la locația corectă
7. Scanezi fiecare linie → finalizezi picking-ul

La ambalare/verificare finală:

1. Înainte de sigilare cutie: scanezi fiecare articol din colet
2. Sistemul validează că tot ce e în cutie corespunde Avizului de Livrare
3. Generezi Lista de Ambalare → atașezi la colet

Coada de comenzi — de unde priei

Comenzi din Vânzări interne

→ Vânzări → Comenzi de Vânzare — filtrezi statusul „Confirmat" sau „De expediat"

Comenzi din OMS (WooCommerce, marketplace, B2B portal)

→ OmniSales → Comenzi — toate canalele externe centralizate

Statusurile OMS pe care le urmărești:

Actualizezi statusul comenzii OMS pe măsură ce avansezi — clientul poate vedea statusul în portalul propriu.

Rutina zilnică

Dimineața — coada zilei

1. Deschide OmniSales → Comenzi + Vânzări → Comenzi → filtrezi comenzile cu status „Confirmat" / „De expediat"
2. Sortezi după prioritate: data promisă de livrare cea mai apropiată întâi
3. Verifici Mărfuri — ai stoc disponibil pentru fiecare comandă? Dacă nu → notifici imediat Manager Depozit și Vânzări

Pe parcursul zilei — picking și expediere

4. Pentru fiecare comandă: creezi Aviz de Livrare asociat comenzii
5. Faci picking-ul cu scanner-ul — verifici fiecare articol
6. Ambalezi → scanezi verificare finală → generezi Lista de Ambalare (dacă ai mai multe avize per cursă)
7. Printezi avizul → îl atașezi la colet
8. Predai coletul curierului sau depui la zona de expediere
9. Actualizezi statusul comenzii în sistem → „Expediat"

La finalul schimbului

10. Verifici în Audit Sincronizare OMS că nu există comenzi cu eroare de sincronizare (comenzi care au venit din WooCommerce dar nu sunt vizibile în sistem)

Fluxuri de lucru principale

Flux 1 — Comandă standard (1 articol, 1 destinație)

Comandă Vânzare confirmată (sau OMS status: Confirmat)
→ Verifici stocul în Mărfuri → disponibil ✓
→ Creezi Aviz de Livrare → asociezi comanda
→ Completezi liniile: articol + cantitate (cu scanner sau manual)
→ Stocul se decrementează automat la finalizarea avizului
→ Printezi avizul → atașezi la colet
→ Predai curierului → actualizezi statusul → „Expediat"
→ Factura se generează automat din avizul de livrare (în Vânzări)

Flux 2 — Comandă OMS din WooCommerce sau marketplace

Comanda intră automat din canal → apare în OmniSales → Comenzi
→ Verifici că toate datele sunt complete (adresă livrare, articole, cantități)
→ Verifici stocul → disponibil ✓
→ Actualizezi statusul → „În picking"
→ Creezi Aviz de Livrare → picking cu scanner
→ Ambalezi → Lista de Ambalare dacă e necesar
→ Actualizezi statusul → „Expediat" + adaugi numărul de urmărire curier
→ Clientul vede statusul actualizat în portalul său dacă îl are

Flux 3 — Consolidare mai multe comenzi într-un transport

5 comenzi pentru același oraș, același curier, aceeași zi
→ Creezi Aviz de Livrare pentru fiecare comandă în parte
→ Depozit → Liste de Ambalare → Adaugă
→ Asociezi cele 5 avize → Lista de Ambalare le consolidează
→ Printezi Lista de Ambalare → șoferul/curierul are manifestul complet al cursei
→ Fiecare comandă rămâne trasabilă individual prin avizul propriu

Flux 4 — Stoc insuficient la momentul picking-ului

Comanda confirmată → la picking: stocul lipsă sau insuficient
→ NU creezi avizul incomplet
→ Notifici imediat: Vânzări (client de informat), Achiziții (PO urgent?)
→ Verifici Istoricul Depozitului: stocul există dar nu e în locul obișnuit? (transfer intern neînregistrat?)
→ Dacă stocul vine într-o zi → ții comanda „În așteptare stoc" și expediezi la intrare
→ Dacă clientul nu poate aștepta → Vânzările gestionează alternativa cu clientul

Flux 5 — Retur de la client

Clientul returnează marfă (defect, comandă greșită, regret)
→ Depozit → Retururi Livrare → Adaugă
→ Asociezi avizul de livrare original (sau comanda OMS)
→ Introduci articolele returnate și cantitățile
→ Selectezi depozitul destinație: stoc activ sau carantină (pentru verificare calitate)
→ Stocul se incrementează înapoi în depozitul selectat
→ Notifici Vânzări: retur procesat → ei emit Nota de Credit pentru client
→ Dacă marfa e defectă: trimiți la depozitul de carantină, nu în stocul activ

Trasabilitatea completă a unei expedieri

Fiecare Aviz de Livrare creat leagă automat:

Comandă Client (Vânzări sau OMS)
       ↓
Aviz de Livrare #[număr]
   → Client, adresă livrare, articole, cantități, data expedierii
       ↓
Stoc decrementat în Mărfuri (SKU + cantitate + depozit sursă)
       ↓
Istoricul Depozitului: ieșire înregistrată cu operator + timestamp
       ↓
(opțional) Lista de Ambalare: manifest cursă
       ↓
Factură generată din Aviz (în Vânzări → Facturi)

Dacă cineva întreabă „unde e comanda X?" — găsești răspunsul complet în Avizul de Livrare asociat comenzii, cu statusul curent și istoricul complet.

Metrici de urmărit

Sfaturi practice

Actualizează statusul în OMS imediat ce expediezi. Clientul care cumpărat din WooCommerce sau marketplace vede statusul — un status neactualizat generează apeluri inutile la suport.

Verifică sincronizarea OMS la prima oră. Dacă sincronizarea nocturnă a eșuat, comenzile nu au intrat — verifici în Audit Sincronizare și alertezi IT dacă e necesar.

Nu expedia fără aviz finalizat. Stocul nu se decrementează fără aviz — un colet plecat fără aviz înseamnă stoc „fantomă" în sistem.

Pentru comenzi mari sau paletizate, creează Lista de Ambalare. Șoferul are nevoie de manifest, vama are nevoie de manifest, clientul B2B are nevoie de manifest. Un aviz pe fiecare colet + o Listă de Ambalare pentru transport = documentație completă.