Workflow: OmniSales Order Fulfillment

Modules involved: OmniSales · Warehouse (Delivery Notes, Packing Lists) · Innoship (230+ curiieri, 35 țări) · Couriers Direct (Cargus · FanCourier · Palex) · eTransport (ANAF) · Invoices · Returns
Who uses it: Operator comenzi, Operator Picking & Expediere, Depozit, Logistică, Financiar
Durata tipică: Ore – zile (de la comandă la livrare)

Overview

Fluxul complet de procesare a comenzilor primite din orice canal de vânzare (WooCommerce, Shopify, portal client, POS, manual): de la comanda nouă până la generarea AWB-ului de livrare și facturarea automată. Gestionat în principal de echipele de depozit și logistică.

Diagrama fluxului

[COMANDĂ OMNI]  ← WooCommerce / Shopify / Portal / Manual / POS
  │  status: Draft (0) → Processing (1) → Confirm (3)
  │  ↓ Confirmare comandă (manuală sau automată)
  │
[AVIZ DE LIVRARE (Goods Delivery Note)]
  │  status: ready_for_packing → packed
  │  creat automat din comandă confirmată
  │  ↓ Picking în depozit — selectezi produsele fizic
  │
[PACKING LIST]
  │  status: wh_ready_to_deliver → wh_in_transit → wh_delivered
  │  creat din avizul de livrare (total sau parțial)
  │  include dimensiuni colet: lungime, lățime, înălțime, greutate
  │  ↓ Aprobare packing list
  │
[AWB — alegi modalitatea]
  │
  ├── [INNOSHIP] — 230+ curiieri, 35 de țări (recomandat pentru volum mare sau internațional)
  │     │  API key + external ID configurate în /admin/innoship/settings
  │     │  Selectezi curierul și serviciul din lista completă
  │     │  AWB generat automat → tracking number returnat
  │     │  Batch print pentru toate AWB-urile zilei
  │     │  Tracking sync automat înapoi în WooCommerce/Shopify
  │
  └── [CURIERAT DIRECT] — Cargus / FanCourier / Palex (/admin/couriers)
        │  Credențiale API per curier + punct de ridicare configurat
        │  AWB generat direct fără intermediar
        │  Tracking în timp real din CRM
        │  Ideal: contracte directe, livrări naționale
  │
  ↓ AWB tipărit și lipit pe colet → Predare curier
  │
[ETRANSPORT ANAF] ← completat ÎNAINTE de plecare (dacă depășești pragul legal în România)
  │  /admin/etransport → declarație manuală
  │  Câmpuri: vehicul, rută, bunuri (cod NC, greutate, valoare), referință aviz
  │  Trimitere → UIT primit → transportul poate pleca
  │  Statuse: Netrimisă → În prelucrare → Validată (UIT activ) / Eroare
  │
[FACTURĂ]
  │  generată automat sau manual din comandă / aviz livrare
  │  status: Ciornă → Trimisă → Plătită
  │
[LIVRARE FINALIZATĂ]
  │  status comandă → Delivered (5)
  │  status packing list → wh_delivered

Pas cu pas

1. Comanda OmniSales — Intrarea comenzii

Unde: /admin/omni_sales/order_list

Surse de comenzi:

Statusurile comenzii:

Aprobare comandă:
Comenzile pot necesita aprobare înainte de confirmare — approve_status: 0 (pending) → 1 (aprobat) → -1 (respins). Configurabil per canal de vânzare.

Câmpuri cheie pe comandă:

• Client (id_contact) — legătura cu fișa clientului
• Canal (channel_id) — sursa comenzii
• Produse + cantități + prețuri
• Adresă livrare
• Mod de plată

2. Aviz de Livrare (Goods Delivery Note) — Pregătirea comenzii

Unde: /admin/warehouse/manage_delivery

Creare:

• Automată: când comanda ajunge la status Confirmed (3) sau Shipping (4), sistemul creează automat avizul de livrare via omnisales_auto_create_goods_delivery_with_invoice()
• Manuală: din comanda confirmată, buton Generează Aviz Livrare

Ce conține avizul:

• Toate liniile de produse din comandă (cod, denumire, cantitate, preț)
• Depozitul sursă
• Adresa clientului (copiată din comandă)
• Număr unic (prefix configurable + auto-increment)

Statusuri aviz:

Picking (colectarea produselor):
Operatorul de depozit preia avizul (fizic sau pe ecran) și colectează produsele marcate. Stocul nu se scade definitiv decât la finalizarea livrării sau la generarea facturii.

3. Packing List — Ambalare și pregătire colet

Unde: /admin/warehouse/manage_packing_list

Creare:

• Din avizul de livrare aprobat — buton Crează Packing List
• Suportă packing parțial (type_of_packing_list = 'partial'): dacă nu ai toate produsele în stoc, poți livra parțial și genera un al doilea packing list ulterior

Date obligatorii pentru packing list:

Statusuri packing list:

Aprobare packing list:
Dacă fluxul de aprobare e activ, managerul aprobă packing list-ul (approval = 1) înainte de generarea AWB.

4. AWB — Generarea documentului de transport

CRMConnect oferă două modalități de generare AWB, care pot fi folosite simultan în funcție de comandă:

Opțiunea A — Innoship (230+ curiieri, 35 de țări)

Unde: Buton Generează AWB din packing list → selectezi Innoship
sau direct din /admin/innoship/awb

Condiții prealabile:

• innoship_api_key + innoship_external_id configurate la /admin/innoship/settings
• Curier și serviciu selectate; dimensiuni + greutate completate; adresă validă

Ce se întâmplă la generare:

1. CRM trimite request la API Innoship cu datele coletului
2. Innoship returnează: număr AWB + cod tracking
3. CRM creează înregistrare în wh_omni_shipments
4. Status packing list → wh_in_transit; Status comandă → Shipping (4)
5. AWB disponibil pentru printare (PDF A4 sau termic)
6. Log creat în innoship_audit_log
7. Tracking number trimis automat înapoi în WooCommerce/Shopify (dacă e canal OMS)

Curierii disponibili prin Innoship: FanCourier, Cargus, DPD, Sameday, GLS, DHL, TNT, FedEx și 220+ alții — livrare în 35 de țări.

Batch print: selectezi mai multe AWB-uri din lista Innoship → printezi toate dintr-un singur pas.

Opțiunea B — Curierat Direct: Cargus / FanCourier / Palex

Unde: Buton Generează AWB din packing list → selectezi curierul direct
sau din /admin/couriers

Configurare per curier (/admin/couriers/settings):

Rezultat: Număr AWB returnat, etichetă printabilă, tracking în timp real din CRM, audit log per apel API.

Când alegi Direct vs. Innoship:

4b. eTransport ANAF (România) — înainte de plecare

Obligatoriu dacă valoarea sau tipul transportului depășesc pragul legal.
Se completează manual — NU se generează automat din comandă sau aviz.

Unde: /admin/etransport → Add Declaration

Completezi înainte ca transportul să plece: vehicul, rută, bunuri (cod NC tarifar, greutate, valoare), referință aviz (opțional). La trimitere primești UIT — codul unic de transport pe care șoferul îl are la el.

Detalii complete: eTransport — Declarare ANAF

Alternativă directă — modulul Couriers:
Dacă ai contracte directe cu Cargus sau FanCourier (fără agregator), poți genera AWB-urile prin modulul Couriers (/admin/couriers) — configurezi API key-urile direct cu fiecare curier, fără intermediar.

Tracking:
Din lista AWB (/admin/innoship/awb sau /admin/couriers/awb), statusul de livrare se actualizează automat prin sincronizarea periodică.

5. Factura — Cererea de plată

Unde: /admin/invoices

Generare:

Legăturile create:

• cart.number_invoice → invoices.id
• goods_delivery.invoice_id → invoices.id

Conținutul facturii:
Liniile se preiau din comandă: produse, cantități, prețuri, taxe. Adresa de facturare vine din profilul clientului sau din comandă.

6. Livrare finalizată și retur

Confirmarea livrării: Când Innoship confirmă livrarea (product_delivered):

• Statusul packing list → wh_delivered
• Statusul comenzii → Delivered (5)
• Stocul e scăzut definitiv din depozit

Retur (dacă e cazul):

Returul de la client → Aviz de Recepție Retur (/admin/warehouse/manage_order_return_receipt)

Ce se creează automat

Puncte unde fluxul poate bloca

Audit și rapoarte

• Audit Sincronizări — /admin/omni_sales/diary_sync — log sincronizări WooCommerce/Shopify
• Innoship Audit Log — /admin/innoship/audit — toate operațiunile AWB
• Rapoarte OmniSales — /admin/omni_sales/report — comenzi per canal, status, perioadă
• Istoric Inventar — /admin/warehouse/warehouse_history — mișcări de stoc

Module implicate — documentație detaliată

• Omni Sales Orders · Sales Channels
• Delivery Notes
• Packing Lists
• Innoship Couriers
• Invoices
• WooCommerce · Shopify
• Warehouse Reports

← Înapoi la Workflows