Contabil AP — Accounts Payable

Departament: Achiziții (colaborare strânsă cu Financiar)
Nivel: Operațional
Obiectiv principal: Validează facturile furnizorilor și coordonează plățile — corect, la timp, fără supraplatiri

Ce face acest rol

Contabilul AP este poarta de control a plăților către furnizori. Nu cumpără și nu negociază — verifică că fiecare factură primită corespunde unei comenzi reale și unei livrări reale (potrivire în 3 sensuri: PO + Recepție + Factură), aprobă pentru plată, gestionează corecțiile prin note de debit și pregătește dosarul de plată pentru trezorerie.

Module utilizate zilnic

Rutina zilnică

Dimineața — coada de facturi noi

1. Facturi Furnizori → filtrează status „Primit" sau „Nevalidat"
2. Pentru fiecare factură nouă → verificare în 3 sensuri:
   • PO corespondent există? → caută numărul PO din factură în Comenzi Achiziție
   • Recepția a fost înregistrată de depozit? → confirmă cu depozitul dacă e incert
   • Valorile corespund? → preț, cantitate, TVA identice cu PO-ul
3. Dacă toate 3 corespund → aprobă factura pentru plată
4. Dacă există discrepanță → tratează conform cazului (vezi fluxuri)

Dupăamiaza — scadențe și pregătire plăți

5. Filtrează facturile aprobate după Data scadentă → identifică ce se plătește în 3-5 zile
6. Consolidează lista de plăți pentru trezorerie (export sau raport)
7. Verifică că datele de plată ale furnizorilor sunt complete în Furnizori (IBAN, bancă)

Săptămânal

8. Facturile restante > 7 zile de la scadență → escaladare la Manager pentru decizie
9. Reconciliere chitanțe fiscale acumulate — tot ce a adus echipa în săptămâna curentă

Potrivirea în 3 sensuri — cum funcționează

Principiul fundamental al controlului AP: nu plătești ce nu ai comandat și nu ai primit.

Factură Furnizor
       ↓
[1] Există PO pentru această factură?
    → Verifici numărul PO din factură în Comenzi Achiziție
    → Prețurile și cantitățile din factură = cele din PO?
       ↓ DA
[2] Recepția a fost înregistrată?
    → Cantitatea din factură ≤ cantitatea recepționată?
       ↓ DA
[3] TVA-ul e corect calculat?
    → Cota TVA aplicată corespunde categoriei articolului?
       ↓ DA
Aprobă pentru plată ✓

Dacă orice pas eșuează → nu aproba → tratează discrepanța (vezi fluxuri).

Fluxuri de lucru principale

Flux 1 — Factură corectă → Aprobare pentru plată

Factura sosește (fizic, email sau din Portal Furnizori)
→ Creezi/înregistrezi factura în Facturi Furnizori
→ Completezi: furnizor, număr factură, dată, articole, valori, TVA
→ Asociezi PO-ul corespondent
→ Verifici potrivirea în 3 sensuri ✓
→ Schimbi statusul în „Aprobat pentru plată"
→ Adaugi în lista de plăți a perioadei
→ Trezoreria efectuează plata → înregistrezi plata în sistem

Flux 2 — Factură cu preț diferit față de PO

Prețul din factură > prețul din PO (furnizorul a facturat mai mult)
→ NU aproba factura
→ Contactezi furnizorul → soliciți factură corectată sau explicație
→ Dacă diferența e justificată (cost suplimentar agreat): obții aprobare de la Manager → ajustezi PO-ul sau creezi PO suplimentar → aprobi
→ Dacă furnizorul a greșit: returnezi factura → furnizorul emite storno + factură corectată
→ Înregistrezi factura corectată → aprobi → plată

Flux 3 — Livrare parțială, factură pentru tot

PO = 100 buc. / Recepție depozit = 60 buc. / Factură = 100 buc.
→ Potrivirea în 3 sensuri eșuează la cantitate
→ Opțiunea A: Aprobi factura parțial (pentru 60 buc.) + crezi Notă de Debit pentru 40 buc.
→ Opțiunea B: Refuzi factura → furnizorul emite factură pentru 60 buc.

Notă de Debit:
→ Achiziții → Note de Debit → Adaugă
→ Asociezi factura originală
→ Completezi articolele și cantitățile în litigiu
→ Valoarea notei de debit reduce automat soldul de plată față de furnizor

Flux 4 — Factură duplicat

Factura cu același număr / furnizor / valoare deja înregistrată
→ Platforma poate alerta la duplicate — verifici dacă există deja
→ NU înregistra a doua oară
→ Arhivează duplicatul cu o notă
→ Dacă a fost deja plătită → soliciți storno de la furnizor + credit pe factura viitoare

Flux 5 — Factură primită din Portal Furnizori

Furnizorul emite factura direct în Portal → apare automat în Facturi Furnizori (sursă: portal)
→ Procesul e identic cu o factură înregistrată manual
→ Avantaj: datele sunt pre-completate de furnizor → verifici, nu introduci
→ Atașează PDF-ul propriu dacă furnizorul nu l-a atașat
→ Validezi potrivirea → aprobi → plată

Note de Debit — când și cum le folosești

Nota de debit reduce suma pe care o datorezi unui furnizor fără ca acesta să emită o factură storno. O folosești când:

Important: Nota de debit NU înlocuiește comunicarea cu furnizorul. Înainte de a o emite, notifică furnizorul — unii vor prefera să emită ei un credit note sau o factură storno.

Metrici de urmărit

Sfaturi practice

Asociează întotdeauna factura la PO. O factură înregistrată fără PO nu poate fi validată prin potrivire în 3 sensuri și se pierde în sistem fără trasabilitate.

Nu aproba facturi cu TVA incorect. TVA greșit calculat de furnizor creează probleme la declarațiile tale. Returnează factura — nu o corecta tu în sistem.

Notele de debit se emit cât mai repede. O livrare parțială de luna trecută despre care furnizorul află acum creează tensiune în relație. Procesul în ziua reclamației.

Exportă săptămânal lista scadențelor. Trezoreria are nevoie de previzibilitate — un export cu facturile scadente în următoarele 7-14 zile permite planificarea lichidității.