Flotă auto

Secțiune: Gestiunea Activelor
URL: /admin/fleet

Prezentare generală

Flotă auto este centrul de comandă pentru orice aspect al unei operațiuni bazate pe vehicule. Acoperă ciclul de viață complet al fiecărui vehicul — de la înregistrare și alocare șofer, prin urmărirea combustibilului și întreținerii, până la asigurări, inspecții, comenzi de lucru, rezervări și raportare financiară. Toate sub-modulele partajează un model comun de permisiuni (fleet_vehicle, fleet_driver, fleet_setting etc.) și se integrează cu motoarele de client, factură și cheltuieli ale CRM-ului.

Valoare pentru business

• Cine îl folosește: Manager flotă, supervizor operațiuni, șoferi, echipa de finanțe, HR (pentru documente șoferi)
• Beneficiu principal: Reduce costul de operare al flotei prin identificarea anomaliilor de combustibil, a lipsurilor de întreținere, a polițelor de asigurare pe cale să expire și a tiparelor de comportament ale șoferilor — toate într-un singur loc.
• Metrici influențate: Cost-pe-km, disponibilitate vehicule %, frecvența accidentelor, eficiență combustibil, rata de conformitate a întreținerii

Cazuri de utilizare tipice:

• Urmărirea end-to-end a costurilor vehiculului (combustibil + întreținere + asigurare + comenzi de lucru)
• Alocarea șoferilor, reînnoirea permiselor și alerte pentru documente expirate
• Rezervări de vehicule pentru clienți cu generare automată a facturii
• Programarea garajului și echipei de întreținere
• Gestionarea inspecțiilor tehnice obligatorii și trasabilitate de audit

Harta modulului

Vehicule

URL: /admin/fleet/vehicles
Permisiune: fleet_vehicle

Registrul vehiculelor este înregistrarea principală pentru fiecare activ din flotă. Fiecare fișă de vehicul stochează marca, modelul, anul, numărul de înmatriculare, VIN-ul, kilometrajul, tipul de combustibil, grupa, tipul și statusul curent. Din vizualizarea detaliu (/admin/fleet/vehicle_detail/{id}) puteți vedea istoricul complet al alocărilor, jurnalului de combustibil, întreținerii, inspecțiilor și documentelor atașate acelui vehicul.

Câmpuri cheie: Număr înmatriculare, VIN, odometru, tip combustibil, grupă vehicul, tip vehicul, dată achiziție, valoare achiziție, status curent (activ / inactiv / în reparație / retras).

Acțiuni cheie:

1. Adăugare vehicul — faceți clic pe Adaugă Vehicul, completați detaliile de înmatriculare, atribuiți o grupă și un tip, și salvați.
2. Vizualizare detaliu vehicul — faceți clic pe un rând pentru a deschide fișa completă cu taburi pentru alocări, combustibil, întreținere, documente și istoric.
3. Atașare documente — încărcați certificate de înmatriculare, documente de proprietate sau fotografii din tabul Documente Vehicul.
4. Schimbare status — actualizați statusul vehiculului pentru a reflecta disponibilitatea (ex: marcați ca În reparație când o comandă de lucru este deschisă).
5. Alocare la șofer — utilizați panoul Alocare Vehicul din vizualizarea detaliu pentru a lega vehiculul de un șofer pe o perioadă de date.
6. Filtrare după grupă sau tip — utilizați filtrele de coloană din vizualizarea listă pentru a restrânge după grupă sau tip de vehicul.

Șoferi

URL: /admin/fleet/drivers
Permisiune: fleet_driver

Registrul șoferilor stochează datele personale, informațiile de contact, detaliile permisului și toate documentele necesare pentru conformitate (copii permis, certificate medicale, contracte). Vizualizarea detaliu șofer (/admin/fleet/driver_detail/{id}) oferă un cronologic al alocărilor de vehicule, înregistrărilor de performanță, istoricului beneficii/penalizări și alertelor pentru documente pe cale să expire.

Câmpuri cheie: Nume complet, dată naștere, număr permis, dată expirare permis, categorii permis, date de contact, contact de urgență, status angajare.

Acțiuni cheie:

1. Adăugare șofer — introduceți datele personale și ale permisului; setați data de începere a angajării.
2. Încărcare documente — atașați copii ale permisului, certificate medicale și contracte prin Documente Șofer; setați o dată de expirare pentru a primi alerte de reînnoire.
3. Vizualizare istoric alocări — vedeți la ce vehicule a fost alocat șoferul și pentru ce perioade.
4. Legătură la înregistrări de performanță — navigați la Performanțe de Lucru filtrate după șofer.
5. Verificare istoric beneficii și penalizări — vedeți toate bonusurile și deducerile asociate șoferului.
6. Filtrare după status sau categorie permis — utilizați filtrele de coloană pentru a găsi șoferi disponibili pentru alocare.

Rezervări

URL: /admin/fleet/bookings
Permisiune: fleet_booking

Rezervările gestionează rezervările de vehicule pentru clienți — legând un vehicul specific de un client pentru o perioadă definită. Fiecare rezervare urmărește datele de preluare și returnare, kilometrajul, statusul rezervării (în așteptare, confirmată, activă, finalizată, anulată) și datele financiare. O rezervare confirmată poate fi convertită direct într-o factură CRM.

Câmpuri cheie: Vehicul, client, dată preluare, dată returnare, șofer, odometru inițial, odometru final, tarif închiriere, sumă totală, status.

Acțiuni cheie:

1. Creare rezervare — selectați vehiculul, clientul și intervalul de date; setați tariful și alocați un șofer.
2. Confirmare sau respingere — schimbați statusul la Confirmată sau Anulată din vizualizarea detaliu a rezervării.
3. Marcare ca activă / finalizată — utilizați butoanele de status rapid pe măsură ce vehiculul pleacă și se întoarce.
4. Generare factură — faceți clic pe Creează Factură din detaliul rezervării pentru a trimite o factură draft în modulul de facturare CRM.
5. Actualizare informații rezervare — editați kilometrajul sau data de returnare dacă clientul prelungește sau modifică rezervarea.
6. Filtrare după status sau interval de date — restrângeți lista la rezervările deschise, viitoare sau restante.

Comenzi de lucru

URL: /admin/fleet/work_orders
Permisiune: fleet_work_order

Comenzile de lucru urmăresc lucrările de reparații și service — fie efectuate intern, fie externalizate unui garaj. Fiecare comandă de lucru este legată de un vehicul, opțional de un garaj, și poate include piesele consumate și costurile cu manopera. La finalizare, o comandă de lucru poate fi convertită într-o cheltuială CRM pentru contabilizarea costurilor.

Câmpuri cheie: Vehicul, garaj / atelier, tip lucrare, descriere, dată programată, dată finalizare, cost manoperă, cost piese, cost total, status (deschisă, în desfășurare, finalizată, anulată).

Acțiuni cheie:

1. Deschidere comandă de lucru — selectați vehiculul, descrieți lucrările necesare, setați un termen limită și atribuiți unui garaj sau tehnician.
2. Adăugare piese — atașați piese de schimb din inventarul de Piese pentru a urmări consumul per lucrare.
3. Actualizare status — avansați comanda de la Deschisă → În desfășurare → Finalizată.
4. Creare cheltuială — faceți clic pe Creează Cheltuială pentru a înregistra costul total în modulul financiar CRM.
5. Vizualizare detaliu comandă de lucru — vedeți fișa completă a lucrării cu note de manoperă, piesele utilizate și detalierea costurilor.
6. Filtrare după vehicul sau status — găsiți rapid toate comenzile deschise pentru un vehicul specific.

Performanțe de lucru

URL: /admin/fleet/work_performances
Permisiune: fleet_work_performance

Înregistrările de performanță a lucrului capturează metrici de productivitate pentru șoferi și vehicule pe o perioadă definită — distanță parcursă, curse efectuate, greutate marfă, ore lucrate și alți KPI operaționali. Aceste înregistrări alimentează raportul de Performanță a Lucrului pentru analiza tendințelor.

Câmpuri cheie: Șofer, vehicul, perioadă (interval de date), distanță (km), număr curse, volum / greutate marfă, ore lucrate, scor performanță, note.

Acțiuni cheie:

1. Înregistrare performanță — selectați șoferul, vehiculul și perioada; introduceți metricile operaționale relevante.
2. Editare înregistrare existentă — actualizați cifrele dacă sunt necesare corecții după revizuire.
3. Filtrare după șofer sau vehicul — izolați înregistrările pentru un șofer sau activ specific.
4. Export date — utilizați exportul DataTables pentru a extrage înregistrările într-un tabel pentru revizuirea salariilor sau KPI-urilor.
5. Verificare prin raport — navigați la Rapoarte → Raport Performanță Lucru pentru grafice pe perioade comparate.

Beneficii și penalizări

URL: /admin/fleet/benefit_and_penalty
Permisiune: fleet_benefit_and_penalty

Registrul de beneficii și penalizări înregistrează ajustările monetare sau bazate pe puncte atribuite șoferilor — bonusuri pentru performanță excepțională sau deduceri pentru încălcări ale politicilor, accidente și utilizarea abuzivă a combustibilului. Fiecare intrare face referire la un șofer, un tip de criteriu, o sumă și data efectivă.

Câmpuri cheie: Șofer, criteriu, tip (beneficiu / penalizare), sumă, dată, descriere, înregistrat de.

Criteriile sunt configurate în Setări → Criterii și pot reprezenta orice, de la „Bonus Conducere Sigură" la „Penalizare Utilizare Abuzivă Card Combustibil".

Acțiuni cheie:

1. Adăugare beneficiu sau penalizare — selectați șoferul, alegeți un criteriu, setați tipul și suma, și confirmați.
2. Editare intrare — corectați suma sau criteriul dacă intrarea a fost înregistrată eronat.
3. Ștergere intrare — eliminați înregistrările incorecte (necesită permisiunea de ștergere).
4. Filtrare după șofer sau tip — vizualizați toate penalizările pentru un șofer sau toate beneficiile dintr-o perioadă.
5. Gestionare criterii — mergeți la Setări → Criterii pentru a adăuga sau edita lista de criterii.

Combustibil

URL: /admin/fleet/fuels
Permisiune: fleet_fuel

Jurnalul de combustibil înregistrează fiecare eveniment de alimentare pentru fiecare vehicul. Intrările includ data, vehiculul, șoferul, litrii alimentați, costul per litru, costul total, citirea odometrului și locația stației de carburant. Aceste date alimentează rapoartele Rezumat Combustibil și Combustibil per Vehicul, și evidențiază anomalii precum un consum neobișnuit de ridicat.

Câmpuri cheie: Vehicul, șofer, dată, citire odometru, litri alimentați, preț per litru, cost total, locație / stație, metodă de plată.

Acțiuni cheie:

1. Înregistrare alimentare — faceți clic pe Adaugă Combustibil, selectați vehiculul și șoferul, introduceți litrii și costul.
2. Editare sau corectare intrare — corectați erorile de odometru sau cantitate înainte ca înregistrarea să alimenteze rapoartele.
3. Ștergere intrare — eliminați intrările duplicate sau de test.
4. Filtrare după vehicul, șofer sau interval de date — analizați consumul pentru un activ sau o perioadă specifică.
5. Vizualizare raport rezumat combustibil — navigați la Rapoarte → Rezumat Combustibil pentru tendințele cost-per-km și consum.

Garaje

URL: /admin/fleet/garages
Permisiune: fleet_garage

Registrul garajelor stochează informații despre atelierele de întreținere — atât facilități interne cât și furnizori externi de servicii. Garajele sunt referențiate de comenzile de lucru și înregistrările de întreținere. Fiecare vizualizare detaliu garaj afișează toate comenzile de lucru atribuite acestuia, împreună cu membrii echipei de întreținere atașați.

Câmpuri cheie: Nume garaj, adresă, persoană de contact, telefon, email, tip (intern / extern), note.

Acțiuni cheie:

1. Adăugare garaj — introduceți numele, adresa și datele de contact; etichetați ca intern sau extern.
2. Vizualizare detaliu garaj — vedeți toate comenzile de lucru atribuite acestui garaj și echipa de întreținere asociată.
3. Gestionare echipă de întreținere — adăugați sau eliminați tehnicieni din lista echipei de întreținere a garajului.
4. Editare detalii garaj — actualizați informațiile de contact sau adresă.
5. Ștergere garaj — eliminați atelierele care nu mai sunt în uz (doar dacă nu există comenzi de lucru active care îl referențiază).

Piese

URL: /admin/fleet/parts
Permisiune: fleet_part

Registrul de piese urmărește piesele de schimb utilizate în întreținere și comenzile de lucru. Fiecare intrare de piesă înregistrează numele piesei, tipul, grupa, cantitatea în stoc, costul unitar și vehiculele cu care este compatibilă. Piesele sunt consumate când sunt adăugate la o comandă de lucru, permițând urmărirea costurilor per lucrare de reparație.

Câmpuri cheie: Nume piesă, tip piesă, grupă piesă, cantitate în stoc, cost unitar, modele de vehicule compatibile, furnizor, note.

Tipurile și grupele de piese sunt configurate în Setări → Tipuri Piese și Setări → Grupe Piese.

Acțiuni cheie:

1. Adăugare piesă — înregistrați o piesă de schimb nouă cu tipul, grupa, cantitatea și costul unitar.
2. Editare detalii piesă — actualizați cantitatea în stoc după sosirea unei comenzi de reaprovizionare.
3. Atașare la o comandă de lucru — la crearea sau editarea unei comenzi de lucru, selectați piese din acest registru pentru a înregistra consumul.
4. Filtrare după tip sau grupă — găsiți piese după categorie (ex: piese motor, anvelope, electrice).
5. Monitorizare niveluri stoc — verificați piesele cu stoc redus înainte de programarea întreținerii.

Asigurări

URL: /admin/fleet/insurances
Permisiune: fleet_insurance

Registrul de asigurări stochează toate polițele de asigurare active și istorice pentru vehiculele din flotă. Fiecare poliță este legată de un vehicul, o companie de asigurare, o categorie (terță parte, CASCO, marfă etc.) și urmărește data de început, data de sfârșit, prima de asigurare și statusul de reînnoire. Polițele pe cale să expire declanșează memento-uri vizibile în raportul de memento-uri de reînnoire vehicule.

Câmpuri cheie: Vehicul, companie de asigurare, categorie, tip, număr poliță, dată început, dată sfârșit, primă, status, note, document poliță atașat.

Categoriile, tipurile, companiile și statusurile de asigurare sunt gestionate în Setări.

Acțiuni cheie:

1. Adăugare poliță — legați un vehicul de o companie de asigurare, setați perioada poliței și prima.
2. Încărcare document poliță — atașați polița PDF pentru referință de audit și daune.
3. Reînnoire poliță — creați o nouă înregistrare de poliță când cea existentă expiră; înregistrarea veche este păstrată în istoric.
4. Filtrare după vehicul sau status — identificați toate polițele care expiră în următoarele 30/60/90 zile.
5. Vizualizare memento-uri reînnoire — navigați la Rapoarte → Memento-uri Reînnoire Vehicule pentru un calendar consolidat de expirare.

Întrețineri

URL: /admin/fleet/maintenances
Permisiune: fleet_maintenance

Planificarea întreținerii înregistrează evenimentele de service programate și finalizate pentru fiecare vehicul — schimburi de ulei, rotații de anvelope, înlocuiri de curele și orice service recurent definit de programul de întreținere. Spre deosebire de comenzile de lucru (care urmăresc reparațiile ad-hoc), înregistrările de întreținere urmează un program bazat pe calendar sau pe odometru.

Câmpuri cheie: Vehicul, tip întreținere, dată programată, dată finalizare, data / kilometrajul la scadența următoare, cost, garaj, tehnician, status (programat, finalizat, restant).

Acțiuni cheie:

1. Programare întreținere — creați o înregistrare cu un vehicul, tipul de service și data scadentă sau pragul de kilometraj.
2. Marcare ca finalizat — actualizați înregistrarea cu data finalizării și costul real.
3. Setare următoare recurență — introduceți data scadentă sau kilometrajul următor pentru a menține programul în avans.
4. Filtrare după vehicul sau status — vedeți toate elementele restante din întreaga flotă într-o singură vizualizare.
5. Legătură la un garaj — atribuiți lucrarea unui atelier intern sau extern din registrul de garaje.
6. Vizualizare raport întreținere — navigați la Rapoarte → Raport Întreținere pentru tendințele costurilor de service.

Inspecții

URL: /admin/fleet/inspections
Permisiune: fleet_inspection

Inspecțiile tehnice înregistrează rezultatele verificărilor pre-cursă, periodice sau obligatorii ale vehiculelor. Fiecare inspecție utilizează un Formular de inspecție configurabil (o listă de verificare a criteriilor cu răspunsuri admis/respins sau cu punctaj). Rezultatele sunt stocate per vehicul și per eveniment de inspecție, permițând trasabilitatea auditului de conformitate și urmărirea defectelor.

Concepte cheie:

• Formular de inspecție — un șablon reutilizabil care conține întrebări și criterii de evaluare, gestionat în Setări → Formulare de inspecție.
• Înregistrare inspecție — o trimitere completă a formularului legată de un vehicul specific și o dată.
• Criteriu — elemente individuale de verificare (ex: „Lămpile de frână funcționează?", „Adâncimea profilului anvelopei ≥ 1,6 mm").

Acțiuni cheie:

1. Adăugare inspecție — selectați un vehicul și un formular de inspecție; completați răspunsurile la criterii.
2. Verificare detaliu inspecție — deschideți o inspecție finalizată pentru a vedea admis/respins per criteriu.
3. Vizualizare defecte inspecție — navigați la Rapoarte → Listă Defecte Inspecție pentru a vedea toate criteriile nepromovate din întreaga flotă.
4. Verificare programe de inspecție — navigați la Rapoarte → Programe Inspecție pentru a vedea inspecțiile obligatorii viitoare.
5. Gestionare formulare de inspecție — mergeți la Setări → Formulare de inspecție pentru a crea sau edita liste de verificare și a adăuga/elimina întrebări.
6. Filtrare după vehicul sau dată — auditați istoricul inspecțiilor pentru un activ specific.

Tranzacții

URL: /admin/fleet/transactions
Permisiune: fleet_transaction

Sub-modulul de tranzacții este un registru financiar specific flotei care înregistrează intrările de venituri și cheltuieli direct asociate cu operațiunile de flotă — separat de modulul financiar principal al CRM-ului, dar disponibil pentru referință încrucișată. Intrările pot reprezenta rambursări de combustibil, taxe de drum, facturi de reparații, venituri din închirieri sau orice alt flux de numerar legat de flotă.

Câmpuri cheie: Dată, tip (venit / cheltuială), vehicul, șofer, sumă, categorie, metodă de plată, număr referință, note.

Acțiuni cheie:

1. Înregistrare tranzacție — introduceți data, tipul, vehiculul, suma și categoria.
2. Filtrare după tip, vehicul sau interval de date — analizați veniturile vs. cheltuielile pentru un vehicul sau perioadă specifică.
3. Export registru — utilizați exportul DataTables pentru contabilitate sau reconciliere.
4. Vizualizare raport venituri și cheltuieli — navigați la Rapoarte → Raport Venituri și Cheltuieli pentru totaluri agregate.

Evenimente

URL: /admin/fleet/events
Permisiune: fleet_event

Evenimentele de flotă captează ocurențe semnificative care implică vehicule — accidente, defecțiuni, furturi, amenzi sau orice alt incident notabil. Fiecare înregistrare de eveniment stochează vehiculul, șoferul, data, locația, tipul evenimentului, descrierea, costul asociat și statusul de rezolvare. Datele despre evenimente alimentează Raportul de Evenimente pentru analiza frecvenței și costurilor.

Câmpuri cheie: Vehicul, șofer, tip eveniment, dată, locație, descriere, cost, status (deschis / rezolvat), fișiere atașate (fotografii, rapoarte de poliție).

Acțiuni cheie:

1. Înregistrare eveniment — selectați vehiculul și șoferul, alegeți tipul evenimentului, descrieți ce s-a întâmplat și introduceți orice cost cunoscut.
2. Atașare fișiere suport — încărcați fotografii, rapoarte de poliție sau documente de daune asigurare.
3. Actualizare status — marcați evenimentul ca Rezolvat odată ce reparațiile sunt finalizate sau dosarul de daune este soluționat.
4. Filtrare după tip sau vehicul — verificați toate accidentele pentru un activ specific sau toate evenimentele de un anumit tip.
5. Vizualizare raport evenimente — navigați la Rapoarte → Raport Evenimente pentru graficele de tendințe privind frecvența și costurile.

Rapoarte

URL: /admin/fleet/reports
Permisiune: fleet_report

Secțiunea de rapoarte agregează datele din toate sub-modulele de flotă într-un set de tablouri de bord și tabele exportabile. Rapoartele sunt sensibile la intervalul de date și majoritatea includ grafice vizuale alături de date tabulare.

Rapoarte disponibile

Acțiuni cheie:

1. Selectare raport — alegeți din lista de rapoarte de pe /admin/fleet/reports.
2. Setare interval de date — ajustați filtrul de dată de la/până la din partea de sus a fiecărui raport.
3. Filtrare după vehicul, șofer sau grupă — restrângeți setul de date la un subset specific al flotei.
4. Citirea graficului — majoritatea rapoartelor afișează un grafic cu bare sau linii deasupra tabelului de date.
5. Export — utilizați butoanele de export DataTables (CSV, Excel, PDF) pentru a partaja raportul extern.

Setări

URL: /admin/fleet/settings
Permisiune: fleet_setting

Setările flotei conțin toate tabelele de configurare care guvernează modul în care se comportă celelalte sub-module. Modificările de aici afectează opțiunile disponibile în meniurile derulante din întregul modul de flotă.

Taburi de configurare

Acțiuni cheie:

1. Adăugare grupă sau tip vehicul — utilizați înainte de adăugarea vehiculelor noi pentru a vă asigura că pot fi categorizate.
2. Creare formular de inspecție — construiți o listă de verificare cu întrebări și criterii; formularele sunt selectate la înregistrarea unei inspecții.
3. Adăugare criterii de inspecție — adăugați elemente individuale de verificare la un formular existent.
4. Definire criterii beneficiu/penalizare — configurați categoriile de evaluare utilizate în registrul de Beneficii și Penalizări.
5. Înregistrare companie de asigurare — adăugați un nou asigurător înainte de crearea înregistrărilor de polițe care îl referențiază.

Acțiuni frecvente (la nivel de modul)

1. Navigare între sub-module — utilizați meniul lateral al Flotei sau tabelul hărții modulului de mai sus.
2. Căutare și filtrare în orice listă — fiecare vizualizare listă are o casetă de căutare și filtre la nivel de coloană; utilizați-le pentru a reduce setul de date înainte de export.
3. Export orice tabel — butoanele de export DataTables (CSV / Excel / PDF) sunt disponibile pe toate vizualizările principale de liste.
4. Verificare permisiuni — fiecare sub-modul are propria cheie de permisiune; contactați administratorul dacă o secțiune nu este vizibilă.
5. Legătură la CRM — rezervările pot genera facturi, comenzile de lucru pot genera cheltuieli, iar șoferii pot fi legați de membrii staff sau contactele CRM.

Capturat: 2026-06-03 · Sursă: demo.crmconnect.io/admin/fleet