HR Specialist / Generalist

Departament: HR & Resurse Umane
Nivel: Operațional
Obiectiv principal: Administrează evidența de personal, dosarele HR, pontajul și onboarding-ul angajaților noi

Ce face acest rol

HR Specialistul gestionează operațiunile zilnice de personal: creează și actualizează fișele de angajat, completează dosarele HR (contracte, documente, soldul concediului), aprobă pontajul lunar și coordonează onboarding-ul angajaților nou angajați. Este legătura dintre angajați și sistemul HR.

Module utilizate zilnic

Rutina zilnică

Dimineața

1. Personal → verifici dacă există cereri de modificare (date personale, departament, echipă)
2. Pontaj → verifici pontajele trimise spre aprobare de angajați → aprobi sau soliciți corecții
3. Verifici inbox-ul pentru solicitări HR (concedii, documente, clarificări)

Lunar — închidere HR

4. Pontaj → exporti raportul lunar de prezență pentru salarizare
5. Profil HR → actualizezi soldurile de concediu (zile utilizate, zile rămase)
6. Verifici că toți angajații activi au contractele în vigoare (nu expirate)

Fluxuri de lucru principale

Flux 1 — Onboarding angajat nou (creat din recrutare)

Recrutor marchează candidatul status 6 (Elect) → Staff creat automat
       ↓
Tu preiei și completezi fișa:

[Personal — /admin/staff]
→ Verifici datele din candidat: prenume, nume, email, telefon
→ Completezi câmpurile lipsă:
   - Rol CRM (din lista de roluri configurate)
   - Departament
   - Data angajării
   - Parola de acces (sau trimiți email de setare parolă)
   - Fotografie (opțional)
→ Salvezi → angajatul are acces la CRM cu permisiunile rolului atribuit

[Profil HR — /admin/hr_profile]
→ Creezi / completezi dosarul HR:
   - Date personale: CNP, adresă, date contact urgență
   - Informații contract: tip contract, dată start, salariu de bază
   - Documente atașate: CI copie, contract semnat, fișa postului
   - Sold concediu inițial: zile cuvenite pentru anul în curs
   - Persoane în întreținere (pentru deduceri fiscale)

[Echipe și Departamente]
→ Adaugi angajatul în echipa potrivită
→ Verifici că departamentul din Staff = departamentul din HR Profile

Flux 2 — Actualizare date angajat existent

Angajat solicită actualizare date (schimbare adresă, cont bancar nou)
→ Verifici solicitarea (email, bilet intern, verbal)
→ Personal → deschizi fișa angajatului → editezi câmpul solicitat
→ Profil HR → dacă e relevant pentru salarizare (IBAN nou) → actualizezi
→ Confirmi angajatului că modificarea a fost efectuată
→ Dacă e schimbare de rol (promovare) → actualizezi Rolul și Departamentul

Flux 3 — Gestionare concediu

Angajat solicită concediu (prin email sau verbal)
→ Verifici în Profil HR → soldul de concediu disponibil
→ Dacă există sold suficient → aprob → înregistrezi în Profil HR:
   Tip: Concediu de odihnă / Medical / Fără plată
   Dată start – Dată final
   Zile deduse din sold
→ Notifici managerul direct al angajatului
→ Înregistrezi absența în Pontaj pentru luna respectivă

Flux 4 — Aprobare pontaj lunar

La finalul lunii (sau săptămânal):
→ Pontaj → filtrezi luna curentă → status „Trimis spre aprobare"
→ Verifici per angajat:
   - Zilele lucrate corespund cu prezența efectivă?
   - Există absențe nemotivate?
   - Orele overtime sunt justificate?
→ Dacă totul e corect → Aprobi pontajul
→ Dacă există erori → Respingi + notă explicativă → angajatul corectează
→ Pontajul aprobat → intrare în calculul de salarizare al lunii

Flux 5 — Offboarding angajat care pleacă

Anunț demisie / concediere primite
→ Personal → deschizi fișa → setezi Data încetare contract
→ Calculezi zilele de concediu neefectuate (sold rămas) → transmit la salarizare
→ Revoci accesul CRM: Personal → editezi → dezactivezi contul (nu ștergi!)
   ⚠ Nu ștergi niciodată un angajat — istoricul trebuie păstrat
→ Profil HR → arhivezi documentele necesare
→ IT/Admin: notifici pentru revocare alte accese (email, VPN etc.)
→ Echipe Personal → scoți angajatul din echipele active

Organigramă

Unde: /admin/hr_profile/organizational_chart

Vizualizare vizuală a ierarhiei companiei — util pentru:

• Onboarding (noul angajat vede cine cu cine lucrează)
• Reorganizări (identifici linii de raportare incorecte)
• Prezentări interne

Fiecare nod din organigramă duce direct la Profilul HR al angajatului.

Metrici de urmărit

Sfaturi practice

Nu șterge niciodată un angajat — dezactivează-l. Istoricul de activitate, tichetele rezolvate, comenzile procesate sunt legate de contul lui. Ștergerea rupe toate aceste legături.

Procesează offboarding-ul în aceeași zi cu plecarea. Un cont activ al unui fost angajat e un risc de securitate. Dezactivarea durează 30 de secunde.

Verifică la fiecare angajare nouă că Rolul atribuit are exact permisiunile potrivite. Un rol prea permisiv creează riscuri; unul prea restrictiv blochează productivitatea din prima zi.