HR Specijalista / Generalist
Odeljenje: HR i Ljudski resursi
Nivo: Operativni
Primarni cilj: Upravljanje kadrovskom evidencijom, HR dosijeim, tabelama radnog vremena i uvođenjem novih zaposlenih
Šta radi ova uloga
HR Specijalista upravlja svakodnevnim kadrovskim operacijama: kreira i ažurira evidencije zaposlenih, vodi HR dosijee (ugovori, dokumenti, stanja godišnjeg odmora), odobrava mesečne tabele radnog vremena i koordinira uvođenje novo angažovanih zaposlenih. On je veza između zaposlenih i HR sistema.
Svakodnevno korišćeni moduli
| Modul | Gdje se nalazi | Za šta se koristi |
|---|---|---|
| Osoblje | HR → Osoblje | Kreiranje/ažuriranje računa zaposlenih |
| HR Profil | HR → HR Profil | Popunjavanje dosijea zaposlenih |
| Tabele radnog vremena | HR → Tabele radnog vremena | Provjera i odobravanje mesečnih tabela |
| Timovi osoblja | HR → Timovi | Upravljanje strukturom tima |
| Odeljenja | HR → Odeljenja | Organizaciona struktura |
| Uloge i dozvole | HR → Uloge | Dodjela ispravnog pristupa novim zaposlenima |
Dnevna rutina
Jutro
- Osoblje → provjeri ima li čekajućih zahtjeva za izmjenom (lični podaci, odeljenje, tim)
- Tabele radnog vremena → provjeri tabele podnijete na odobrenje od zaposlenih → odobri ili zatraži ispravke
- Provjeri inbox za HR zahtjeve (godišnji odmor, dokumenti, pojašnjenja)
Mesečno — HR zatvaranje
- Tabele radnog vremena → izvezi mesečni izvještaj prisustva za obračun plata
- HR Profil → ažuriraj stanja godišnjeg odmora (iskorišćeni dani, preostali dani)
- Provjeri da svi aktivni zaposleni imaju valjane ugovore (koji nisu istekli)
Ključni radni tokovi
Radni tok 1 — Uvođenje novog zaposlenog (kreiranog iz regrutovanja)
Regrutator označava status kandidata 6 (Izabran) → Osoblje kreirano automatski
↓
Vi preuzimate i popunjavate evidenciju:
[Osoblje — /admin/staff]
→ Provjerite podatke od kandidata: ime, prezime, email, telefon
→ Popunite nedostajuća polja:
- CRM Uloga (iz liste konfigurisanih uloga)
- Odeljenje
- Datum zapošljavanja
- Lozinka za pristup (ili pošalji email za postavljanje lozinke)
- Fotografija (opcionalno)
→ Sačuvaj → zaposleni ima CRM pristup s dozvolama dodijeljene uloge
[HR Profil — /admin/hr_profile]
→ Kreirajte / popunite HR dosije:
- Lični podaci: JMBG, adresa, kontakt u slučaju nužde
- Podaci o ugovoru: vrsta ugovora, datum početka, osnovna plata
- Priloženi dokumenti: kopija lične karte, potpisani ugovor, opis radnog mjesta
- Početno stanje godišnjeg odmora: dani na koje ima pravo u tekućoj godini
- Uzdržavana lica (za poreske odbitke)
[Timovi i Odeljenja]
→ Dodajte zaposlenog u odgovarajući tim
→ Provjerite da odeljenje u Osoblju = odeljenje u HR Profilu
Radni tok 2 — Ažuriranje podataka postojećeg zaposlenog
Zaposleni zahtijeva ažuriranje podataka (promjena adrese, novi bankovni račun)
→ Verifikujte zahtjev (email, interni tiket, verbalno)
→ Osoblje → otvorite evidenciju zaposlenog → uredite traženo polje
→ HR Profil → ako je relevantno za obračun plata (novi IBAN) → ažurirajte
→ Potvrdite zaposlenom da je promjena obavljena
→ Ako je promjena uloge (promocija) → ažurirajte Ulogu i Odeljenje
Radni tok 3 — Upravljanje godišnjim odmorom
Zaposleni zahtijeva godišnji odmor (emailom ili verbalno)
→ Provjeri u HR Profilu → dostupno stanje godišnjeg odmora
→ Ako je stanje dovoljno → odobri → evidentiraj u HR Profilu:
Tip: Godišnji odmor / Bolovanje / Neplaćeno odsustvo
Datum početka – Datum završetka
Dani odbijeni od stanja
→ Obavijesti direktnog menadžera zaposlenog
→ Evidentiraj izostanak u Tabelama radnog vremena za taj mesec
Radni tok 4 — Mesečno odobravanje tabele radnog vremena
Na kraju meseca (ili nedeljno):
→ Tabele radnog vremena → filtriraj tekući mesec → status "Podnijeto na odobrenje"
→ Provjeri po zaposlenom:
- Odgovaraju li radni dani stvarnom prisustvu?
- Ima li neopravdanih izostanaka?
- Da li je prekovremeni rad opravdan?
→ Ako je sve ispravno → Odobri tabelu radnog vremena
→ Ako postoje greške → Odbij + pojašnjavajuća napomena → zaposleni ispravlja
→ Odobrena tabela radnog vremena → ulazi u mesečni obračun plata
Radni tok 5 — Odlazak zaposlenog
Primljeno obavještenje o otkazu / otkazu
→ Osoblje → otvorite evidenciju → postavite datum završetka ugovora
→ Izračunajte neiskorišćene dane godišnjeg odmora (preostalo stanje) → pošaljite u obračun plata
→ Opozovite CRM pristup: Osoblje → uredi → deaktivirajte račun (NE BRIŠITE!)
⚠ Nikad ne brišite zaposlenog — historija mora biti sačuvana
→ HR Profil → arhivirajte potrebne dokumente
→ IT/Admin: obavijestite radi opoziva ostalog pristupa (email, VPN, itd.)
→ Timovi osoblja → uklonite zaposlenog iz aktivnih timova
Organizacioni grafikon
Gdje: /admin/hr_profile/organizational_chart
Vizualni prikaz hijerarhije kompanije — koristan za:
- Uvođenje (novi zaposleni vidi ko radi s kim)
- Reorganizacije (identificiranje netačnih linija izvještavanja)
- Interne prezentacije
Svaki čvor u org. grafikonu vodi direktno do HR Profila zaposlenog.
Metrike za praćenje
| Metrika | Šta znači | Cilj |
|---|---|---|
| Tabele radnog vremena odobrene na vrijeme | % tabela obrađenih prije roka za obračun plata | 100% |
| Kompletni HR dosijei | Zaposleni kojima nedostaju obavezni dokumenti | 0 nedostajućih |
| Neobnovljeni istekli ugovori | Ugovori s prošlim datumom isteka | 0 |
| Negativno stanje godišnjeg odmora | Zaposleni koji su iskoristili više dana nego što im pripada | 0 |
Praktični savjeti
Nikad ne brišite zaposlenog — deaktivirajte ga. Historija njegovih aktivnosti, riješeni tiketi, obrađene narudžbe su svi povezani s njegovim računom. Brisanjem se prekidaju sve ove veze.
Obradite odlazak isti dan kada zaposleni odlazi. Aktivan račun bivšeg zaposlenog je sigurnosni rizik. Deaktivacija traje 30 sekundi.
Provjerite kod svakog novog zapošljavanja da dodijeljana Uloga ima tačno ispravne dozvole. Previše permisivna uloga stvara rizike; previše restriktivna blokira produktivnost od prvog dana.