Operator narudžbina OMS

Odeljenje: OMS i e-commerce
Nivo: Operativni
Primarni cilj: Svakodnevna obrada narudžbina iz svih kanala — od ulaska do potvrđene isporuke

Šta radi ova uloga

Operator narudžbina upravlja objedinjenim redom narudžbina iz svih izvora: online prodavnice (WooCommerce/Shopify), B2B Portal, ručne narudžbine iz Prodaje, EDI narudžbine od maloprodavaca i distributera i narudžbine primljene putem API-ja iz eksternih sistema. Osigurava da svaka narudžbina ispravno prođe ceo ciklus: validacija → odobrenje → potvrda → otpremnica → AWB → isporuka → povrati.

Moduli koji se koriste svakodnevno

Izvori narudžbina — odakle narudžbine dolaze

Sve narudžbine stižu u objedinjeni red /admin/omni_sales/order_list, bez obzira na izvor:

Dnevna rutina

Jutro — trijaža (20–30 min)

1. /admin/omni_sales/order_list → filter: status Nacrt (0) ili Obrada (1)
   → Nove narudžbine stigle tokom noći (WooCommerce, B2B Portal, EDI)
   → Pregledati i obraditi

2. Narudžbine s approve_status = 0
   → Na čekanju odobrenja → poslati odobravaocu ili sami odobriti (ako je dozvoljeno)

3. /admin/omni_sales/diary_sync
   → Greške sinhronizacije WooCommerce/Shopify s prethodne noći
   → Rešiti greške (nedostajuća šifra, nekreiran kupac, neprepoznato plaćanje)

4. Narudžbine status 16 (Zalihe nedostupne)
   → Zaostale narudžbine — obavestiti Nabavku za hitan RFQ

5. /admin/warehouse/manage_packing_list → paketi bez AWB-a
   → Popuniti dimenzije/težinu → generisati AWB

Tokom dana

Nova narudžbina → pregled → potvrda (status 3)
  ↓
Faktura automatski generisana (ako je konfigurisano na kanalu)
  ↓
Otpremnica kreirana (automatski ili ručno)
  ↓
Magacin: komisioniranje + pakovanje + merenje + dimenzije
  ↓
Generisanje AWB-a (Innoship ili direktni kurir)
  ↓
Narudžbina → status Otprema (4)
  ↓
Kurir isporučuje → status Isporučeno (5) — automatski putem praćenja

Nedeljno

• Izveštaj o povratima: novi zahtevi + odobreni + zalihe ponovo unete
• Narudžbine na čekanju > 3 dana → eskalirati ili rešiti
• Narudžbine Zalihe nedostupne > 7 dana → proveriti status nabavke

Status narudžbine — vodič za akciju

Tok odobrenja

Ako je pravilo odobrenja aktivno na kanalu:

Pravila odobrenja su konfigurisana po kanalu — npr. "sve B2B narudžbine > 10.000 RON zahtevaju odobrenje Menadžera prodaje".

Obrada po vrsti izvora

WooCommerce / Shopify narudžbine

Narudžbina se pojavljuje u OmniSales (putem webhooka ili crona)
  ↓
Proveriti u diary_sync da je uvoz prošao bez grešaka
  ↓
Otvoriti narudžbinu:
  → Kupac ispravno kreiran/asociran?
  → Proizvodi ispravno mapirani (podudaranje šifara)?
  → Plaćanje prepoznato (metoda plaćanja mapirana na kanalu)?
  ↓
Ako je sve ispravno → potvrditi → automatska faktura + otpremnica
  ↓
Status automatski ažuriran u WooCommerce/Shopify (dvosmerna sinhronizacija)

Česte greške sinhronizacije:

Narudžbine B2B Portala

Kupac naručuje iz sopstvenog kataloga
  ↓
Pojavljuje se u OmniSales sa statusom Nacrt
  ↓
Proveriti: da li cena odgovara Cenovniku kupca?
  → Ako da → potvrditi
  → Ako ne → proveriti Cenovnik na /admin/sales/price_lists
  ↓
Ako je narudžbina > prag odobrenja → poslati Menadžeru prodaje
  ↓
Odobrenje → status Potvrđeno → otpremnica + faktura

EDI narudžbine (od maloprodavaca/distributera)

EDIconnect obrađuje EDI narudžbine potpuno automatski — nisu potrebne ručne akcije za svaku narudžbinu. Povezivanje novog maloprodavca uključuje nekoliko aktivacionih polja; stvarnu konfiguraciju (mapiranja, sertifikati, protokoli) vrši CRMconnect tim.

Podržani protokoli: API, AS2, sFTP, FTP secured — plus sinhronizacija s ERP-om kupca.

Maloprodavac/distributer šalje Narudžbenicu (X12 850 / EDIFACT ORDERS)
  ↓
EDIconnect prima i obrađuje automatski
  ↓
Prodajna narudžbina automatski kreirana u OmniSales
  → Kupac identifikovan po EDI ID partnera
  → Proizvodi mapirani po konfigurisan EDI šiframa
  ↓
Proverite kreiranu narudžbinu:
  → Da li se količine i cene podudaraju s ugovorom?
  → Da li su zalihe dostupne?
  ↓
Potvrditi → sistem automatski šalje EDI outbound:
  Potvrda narudžbine (X12 855 / EDIFACT ORDRSP) → partner
  ↓
Pri otpremi → EDI Otpremnica (X12 856 / EDIFACT DESADV) → partner automatski
Pri fakturisanju → EDI Faktura (X12 810 / EDIFACT INVOIC) → partner automatski

Gde pratiti EDI: /admin/edi → audit log → poruke primljene/poslate po partneru

Narudžbine putem eksternog API-ja

Eksterni sistem (ERP, marketplace, mobilna aplikacija) POST-uje na:
  POST {{base_url}}omni_sales/orders

  → Narudžbina se pojavljuje u OmniSales s odgovarajućim channel_id
  → Kupac asociran po ID-u ili emailu
  → Proizvodi identifikovani po šifri
  ↓
Proveriti da su podaci kompletni i ispravni
  ↓
Obraditi normalno kao i svaku drugu narudžbinu

Upravljanje zaostalim narudžbinama (status 16 — Zalihe nedostupne)

Narudžbina primljena → provera zaliha → NEDOSTAJE
  ↓ status: 16 (Zalihe nedostupne)

1. Obavestiti Nabavku → kreirati RFQ za nedostajuće proizvode
2. Obavestiti kupca s procenjenim ETA-om (ručno ili putem Workflow-a)
3. Narudžbina ostaje u statusu 16 → pratiti svakodnevno

Po popuni zaliha (odobrena otpremnica prijema u magacinu):
4. Proveriti da su zalihe ušle u sistem
5. Ručno promeniti status na Potvrđeno (3)
6. Kreirati otpremnicu → nastaviti normalan tok

Važno: sistem ne promovišeautomatski iz statusa 16. Vi pratite listu svakodnevno.

Generisanje AWB — kuriri

Opcija A — Innoship (agregator, 230+ kurira, 35 zemalja)

Kada: međunarodne isporuke, veliki obim, poređenje tarifa, serijska štampa

Iz odobrene liste pakovanja → Generiši AWB
  → Odabrati kurira i uslugu (Standardna, Ekspres, Isti dan)
  → Sistem šalje zahtev Innoship API-ju
  → Innoship vraća: AWB broj + kod za praćenje
  → Etiketa dostupna: A4 ili termalna 100×150mm
  → Automatski status → Otprema (4) u OmniSales
  → Status automatski ažuriran u WooCommerce/Shopify

Preduslov: dimenzije (D׊×V) + težina popunjeni u listi pakovanja. Bez njih AWB se ne može generisati.

Opcija B — Direktni kuriri (bez agregera)

Kada: direktni ugovor, domaće isporuke

Povrati — kompletan proces

Iniciranje povrata

Od kupca (putem B2B portala):

• Kupac zahteva povrat iz istorije narudžbina → zahtev se pojavljuje s approval = 0

Ručno (operator):

• Iz isporučene narudžbine → dugme Kreiraj povrat → popuniti artikle + količine + razlog

Vaša odluka

Po odobrenju, automatski se kreira:

1. Otpremnica prijema povrata → zalihe se vraćaju (ili u karantin)
2. Evidencija povrata u omni_refunds → Finansije obrađuju plaćanje
3. Otkazani poeni lojalnosti kupca (ako je konfigurisano)

Vrste povrata:

• fully — cela narudžbina vraćena → status 7
• partially — neki proizvodi → status 12
• manual — korekcija bez fizičkog povrata (neispravni proizvod bez povrata)

Fakture i e-fakturisanje

Generisanje fakture — zavisi od konfiguracije kanala:

• Pri potvrdi (status 3) → ako je create_invoice = on na kanalu
• Pri otpremi (status 4 / generisan AWB)
• Ručno → iz potvrđene narudžbine → dugme Kreiraj fakturu

ANAF e-fakturisanje — automatski za B2B kupce s važećim PIB-om:

• XML generisan i podnet ANAF-u pri izdavanju fakture
• ANAF registarski broj vraćen i sačuvan na fakturi
• Proveriti status: /admin/invoices → faktura → tab e-Faktura

Metrike za praćenje

Saradnja s ostalim odeljenjima

Praktični saveti

Diary sync = zdravlje vaših kanala. Proverite ga ujutro pre svega ostalog. Neotrivena greška sinhronizacije može ostaviti desetine narudžbina neuvezenih — kupci koji su platili i nemaju potvrdu.

Status 16 se ne zaboravlja, prati se. Svaka nerešena zaostala narudžbina je kupac koji je platio i nema robu. Proverite listu narudžbina s nedostajućim zalihama svakodnevno i proaktivno komunicirajte s kupcem.

Dimenzije u listi pakovanja nisu opcione. Bez D׊×V + težine AWB se ne može generisati. Ako magacin ne popuni → AWB ne izlazi → narudžbina se blokira. Postavite podsetnik ili kontrolnu listu s magacinom.

EDI outbound je automatski, ali vi verifikujete. Potvrda narudžbine i otpremnica se automatski šalju EDI partneru pri potvrdi narudžbine u CRM-u. Pratite u /admin/edi da su poruke isporučene (primljen MDN acknowledge).