OMS Rendelési operátor

Részleg: OMS és e-kereskedelem
Szint: Operatív
Elsődleges cél: Minden csatornáról érkező rendelések napi feldolgozása — a belépéstől a megerősített szállításig

Mit csinál ez a szerepkör

A Rendelési operátor kezeli az összes forrásból érkező egységesített rendelési sort: online áruházak (WooCommerce/Shopify), B2B Portál, kézi rendelések az Értékesítésből, EDI-rendelések kiskereskedőktől és forgalmazóktól, valamint külső rendszerekből API-n keresztül érkező rendelések. Gondoskodik arról, hogy minden rendelés helyesen teljesítse a teljes ciklust: érvényesítés → jóváhagyás → visszaigazolás → szállítólevél → AWB → szállítás → visszáruk.

Naponta használt modulok

Rendelési források — honnan érkeznek a rendelések

Minden rendelés a /admin/omni_sales/order_list egységesített sorba érkezik, forrástól függetlenül:

Napi rutin

Reggel — triázs (20–30 perc)

1. /admin/omni_sales/order_list → szűrés: Tervezet (0) vagy Feldolgozás (1) státusz
   → Éjszaka érkezett új rendelések (WooCommerce, B2B Portál, EDI)
   → Áttekintés és feldolgozás

2. approve_status = 0 rendelések
   → Jóváhagyásra vár → küldés jóváhagyónak vagy saját jóváhagyás (ha engedélyezett)

3. /admin/omni_sales/diary_sync
   → Előző éjjeli WooCommerce/Shopify szinkronizálási hibák
   → Hibák megoldása (hiányzó cikkszám, nem létrehozott ügyfél, felismeretlen fizetés)

4. 16-os státuszú rendelések (Készlet nem elérhető)
   → Hátralékos rendelések — Értesítse a Beszerzést sürgős RFQ-ra

5. /admin/warehouse/manage_packing_list → AWB nélküli csomagok
   → Méretek/súly kitöltése → AWB generálása

Napközben

Új rendelés → áttekintés → visszaigazolás (3-as státusz)
  ↓
Számla automatikusan generálva (ha a csatornán konfigurálva)
  ↓
Szállítólevél létrehozva (automatikus vagy kézi)
  ↓
Raktár: komissiózás + csomagolás + mérés + méretek
  ↓
AWB generálása (Innoship vagy közvetlen futár)
  ↓
Rendelés → Szállítás (4) státusz
  ↓
Futár kézbesít → Kézbesítve (5) státusz — automatikusan nyomon követésen

Hetente

• Visszáru-jelentés: új kérelmek + jóváhagyott + visszavett készlet

• 3 napja Várakoztatott rendelések → eszkaláció vagy megoldás

• 7 napja Készlet nem elérhető rendelések → beszerzési státusz ellenőrzése

Rendelési státusz — műveleti útmutató

A jóváhagyási folyamat

Ha a csatornán aktív a jóváhagyási szabály:

Visszáruk — teljes folyamat

Visszáru kezdeményezése

Vevőtől (B2B portálon keresztül):

• Vevő visszáru-kérelmet nyújt be a rendelési előzményekből → kérelem megjelenik approval = 0 értékkel

Kézzel (operátor):

• A kézbesített rendelésből → Visszáru létrehozása gomb → cikkek + mennyiségek + ok kitöltése

Döntés

Jóváhagyáskor automatikusan létrejön:

1. Visszáru-befogadási bizonylat → készlet visszakerül (vagy karanténba)
2. Visszafizetési rekord az omni_refunds-ban → Pénzügy feldolgozza a fizetést
3. Ügyfél hűségpontjai törölve (ha konfigurálva)

Számlák és e-számlázás

Számla generálása — csatorna konfigurációjától függ:

• Visszaigazoláskor (3-as státusz) → ha a csatornán create_invoice = on
• Kiszállításkor (4-es státusz / AWB generálva)
• Kézzel → visszaigazolt rendelésből → Számla létrehozása gomb

ANAF e-számlázás — automatikus érvényes adószámmal rendelkező B2B vevőknél:

• XML generálva és benyújtva az ANAF-hoz számla kiálításakor
• ANAF nyilvántartási szám visszaadva és a számlán tárolva

Nyomon követendő mérőszámok

Együttműködés más részlegekkel

Gyakorlati tippek

A Diary sync = csatornái egészsége. Mindennap reggel mindenek előtt ellenőrizze. Egy észrevétlen szinkronizálási hiba tucatnyi importált rendelést hagyhat ki — ügyfelek, akik fizettek és nincsen visszaigazolásuk.

A 16-os státusz nem feledve, hanem monitorozva. Minden megoldatlan hátralékos rendelés egy ügyfél, aki fizetett és nincs áruja. Naponta ellenőrizze az elérhető készlet nélküli rendelések listáját, és proaktívan kommunikáljon az ügyféllel.

A csomagjegyzék méretei nem opcionálisak. H×Sz×M + súly nélkül az AWB nem generálható. Ha a raktár nem tölti ki → AWB nem jön létre → a rendelés elakad. Állítson be emlékeztetőt vagy ellenőrző listát a raktárral.

Az EDI kimenő automatikus, de Ön ellenőrzi. A rendelés visszaigazolás és szállítólevél automatikusan elküldenek az EDI-partnernek a CRM-ben való rendelés visszaigazolásakor. Figyelje a /admin/edi oldalon, hogy az üzenetek kézbesítve legyenek (MDN acknowledge megérkezett).