AR Könyvelő – Kintlévőség-kezelés

Részleg: Pénzügy
Szint: Operatív
Elsődleges cél: Pénzbehajtás az ügyfelektől – számlák nyomon követése, fizetések rögzítése, bankszámlakivonatok egyeztetése, e-számla megfelelőség kezelése

Mit csinál ez a szerepkör

Az AR-könyvelő felelős az összes vevői behajtásért: kiállítja vagy ellenőrzi a számlákat, nyomon követi a lejárt fizetéseket, rögzíti a beérkező fizetéseket, egyezteti a bankszámlakivonatokat, és gondoskodik arról, hogy a B2B-számlák helyesen kerüljenek be az ANAF-hoz az e-számlázáson keresztül. Ő az első, aki megtudja, hogy egy ügyfél késik a fizetéssel, és ő az első, aki cselekszik.

Naponta használt modulok

Napi rutintevékenységek

Reggel – behajtási státusz

1. Számlák → szűrés státusz „Lejárt" (lejárt határidő) + „Részben fizetve"
2. Rendezés késedelem napjai szerint csökkenő sorrendben – legrégebbi először

3. 7 napja lejárt számlák → emlékeztető küldése (e-mail a platformból vagy telefonhívás)

4. 30 napja lejárt számlák → eszkaláció az Értékesítési Vezetőhöz / CFO-hoz

Beérkezett fizetések rögzítése

5. Nyissa meg a banktól kapott bankszámlakivonatot (MT940 vagy CSV)
6. Bankszámlakivonat → importálja a kivonatot, vagy adja hozzá manuálisan az egyes beérkező tranzakciókat
7. Minden banki tételhez → rendelje hozzá a megfelelő számlát → a számla státusza „Fizetve" vagy „Részben fizetve" lesz
8. Azonosítatlan fizetések (ügyfél hivatkozását helytelenül írta) → tegye várakoztatva és vizsgálja ki

e-Számla ANAF (ÁFA-számmal rendelkező B2B-ügyfelek)

9. e-Számla → ellenőrizze a „Függőben" vagy „Érvényesítési hiba" státuszban lévő számlák listáját
10. Az ANAF által visszautasított számlák → azonosítsa a hibás mezőt → javítsa a számlát → küldje be újra
11. Érvényesített számlák → töltse le az aláírt archívumot, ha szüksége van az ANAF PDF-re

Nap vége – egyeztetés

12. Ellenőrizze, hogy a mai beérkezett összes fizetés rögzítve van-e a platformon
13. A Bankszámlakivonat egyenlege megfelel-e a Befizetések modulban rögzített fizetéseknek? Ha nem → azonosítsa az eltérést

Főbb munkafolyamatok

1. munkafolyamat – Teljes fizetés rögzítése ügyféltől

Az ügyfél az összeg teljes egészét utalja át
→ Banki értesítés fogadása (e-mail vagy kivonat)
→ Értékesítés → Befizetések → Hozzáadás
  → Ügyfél: kiválasztás a listából
  → Számla: a megfelelő számla kiválasztása
  → Összeg, dátum, fizetési mód (banki átutalás)
→ Mentés → A számla automatikusan „Fizetve" státuszba kerül
→ Bankszámlakivonat egyeztetés: rendelje hozzá a banki tételt a rögzített fizetéshez

2. munkafolyamat – Részleges fizetés

Az ügyfél részlegesen fizet (pl. a számla 60%-a)
→ Értékesítés → Befizetések → Hozzáadás
  → Összeg: a ténylegesen kapott összeg (nem a számla teljes értéke)
→ A számla „Részben fizetve" státuszba kerül
→ A fennmaradó egyenleg látható a számlán
→ A második részletnél → adjon hozzá másik befizetést a különbség összegére
→ 100%-os teljesítésnél → a számla „Fizetve" státuszba kerül

3. munkafolyamat – Az ügyfél nem fizet – lejárt követelés kezelése

A számla > 7 napja lejárt
→ Nyissa meg a számlát → „Emlékeztető küldése" gomb (automatikus e-mail fizetési linkkel)
→ Tevékenység rögzítése (megjegyzés az ügyfél dossziéjában)

> 14 nap fizetés nélkül
→ Telefonhívás + formális e-mail értesítés
→ Tevékenység rögzítése

> 30 nap fizetés nélkül
→ Jelentés az Értékesítési Vezetőnek és a CFO-nak
→ Új rendelések kiszállítása felfüggeszthető a rendezésig

> 60 nap fizetés nélkül → vezetői döntés: fizetési terv vagy követelésbehajtás

4. munkafolyamat – e-Számla B2B-ügyfél részére

B2B-ügyfél részére kiállított számla érvényes ÁFA-számmal
→ Pénzügy → e-Számla → „Benyújtás az ANAF-hoz" gomb a számlán
  VAGY
→ Automatikus benyújtás (ha Auto-küldés = BE van kapcsolva, X nap múlva)

Az ANAF feldolgozza → 3 lehetséges státusz:
├── Érvényesítve (OK) → szükség esetén töltse le az aláírt archívumot
├── Érvényesítési hiba → azonosítsa a hibás mezőt (cím, ÁFA-szám, adókulcs) → javítsa a számlát → küldje be újra
└── Duplikátum → a számla korábban már be lett nyújtva → ellenőrizze a meglévő archívumot

Szállítói számlák importálása (fordított irány):
→ e-Számla → Import e-számláról → az Ön szállítóinak számlái az SPV-ből automatikusan bekerülnek
→ Egyeztetés a Megrendelésekkel (adja át az AP-könyvelőnek)

5. munkafolyamat – Sztornó / Jóváírás

Az ügyfél visszáru-igénnyel él vagy számlakiigazítást kér
→ Értékesítés → Jóváírások → Hozzáadás
  → Rendelje hozzá az eredeti számlát
  → Töltse ki a sztornózandó tételeket és összegeket
→ A jóváírás automatikusan csökkenti az ügyfél egyenlegét
→ Ha a jóváírás fedez egy lejárt számlát → a számla „részben fizetettnek" minősül
→ Ha az ügyfél visszatérítésre jogosult → rögzítse a fordított fizetést
→ A jóváírást is be kell nyújtani az ANAF-hoz, ha az eredeti számlát e-számlán küldték

e-Számla – amit AR-könyvelőként tudnia kell

Feltételek ahhoz, hogy egy számla alkalmas legyen az e-számlázásra

Gyakori ANAF-érvényesítési hibák

Nyomon követendő mutatók

Gyakorlati tanácsok

Egyeztesse a bankszámlakivonatot ugyanazon a napon. A rögzítetlen fizetés azt jelenti, hogy a számla lejártként jelenik meg – az ügyfél emlékeztetőt kap, holott fizetett. Ez károsítja a kapcsolatot.

Ellenőrizze az ügyfél ÁFA-számát az ANAF-hoz való benyújtás előtt. Helytelen ÁFA-szám = érvényesítési hiba = a számla nem jut el az ANAF-hoz = potenciális bírság. 30 másodperc az anaf.ro-n rengeteg vesztegetett időt spórol meg.

Ne állítson ki jóváírást anélkül, hogy tudná, az eredeti számla el lett-e küldve az ANAF-nak. Ha igen, a jóváírást is be kell küldeni az ANAF-nak. A be nem nyújtott jóváírás eltérést okoz.

Dokumentáljon minden kapcsolatfelvételt a lejárt fizetésű ügyféllel. Az ügyfél-dossziéhoz hozzáadott megjegyzés a dátummal, a kapcsolatba lépett személlyel és a megállapodottal megvédi a vállalatot, ha vita keletkezik.