Contabile Clienti — Contabilità Attiva (AR)

Reparto: Finance
Livello: Operativo
Obiettivo principale: Incassare i pagamenti dai clienti — monitorare le fatture, registrare i pagamenti, riconciliare gli estratti conto, gestire la conformità alla fatturazione elettronica

Cosa fa questo ruolo

Il Contabile Clienti è responsabile di tutti gli incassi dai clienti: emette o verifica le fatture, sollecita i pagamenti in ritardo, registra i pagamenti in entrata, riconcilia gli estratti conto bancari e garantisce che le fatture B2B vengano correttamente inviate all'ANAF tramite fatturazione elettronica. È il primo a sapere quando un cliente è in ritardo con il pagamento e il primo ad agire.

Moduli utilizzati quotidianamente

Routine quotidiana

Mattina — stato incassi

1. Fatture → filtrare stato "Scaduta" (data di scadenza superata) + "Parzialmente pagata"
2. Ordinare per giorni di ritardo decrescenti — le più vecchie prima
3. Fatture scadute > 7 giorni → inviare sollecito (email dalla piattaforma o telefonata)
4. Fatture scadute > 30 giorni → escalare al Direttore Commerciale / CFO

Registrazione dei pagamenti ricevuti

5. Aprire l'estratto conto ricevuto dalla banca (MT940 o CSV)
6. Estratto conto → importare l'estratto o aggiungere manualmente ogni transazione ricevuta
7. Per ogni riga bancaria → associare la fattura corrispondente → lo stato della fattura passa a "Pagata" o "Parzialmente pagata"
8. Pagamenti non identificati (riferimento cliente scritto in modo errato) → mettere in attesa e investigare

Fattura elettronica ANAF (clienti B2B con P.IVA)

9. Fattura elettronica → controllare la lista delle fatture con stato "In attesa" o "Errore di validazione"
10. Fatture rifiutate dall'ANAF → identificare il campo errato → correggere la fattura → reinviare
11. Fatture validate → scaricare l'archivio firmato se hai bisogno del PDF ANAF

Fine giornata — riconciliazione

12. Verificare che tutti i pagamenti ricevuti oggi siano registrati nella piattaforma
13. Il saldo in Estratto conto corrisponde ai pagamenti registrati in Pagamenti? In caso contrario → identificare la discrepanza

Workflow chiave

Workflow 1 — Registrare pagamento completo del cliente

Il cliente trasferisce l'importo completo
→ Ricevere la notifica bancaria (email o estratto)
→ Vendite → Pagamenti → Aggiungi
  → Cliente: selezionare dall'elenco
  → Fattura: selezionare la fattura corrispondente
  → Importo, data, metodo di pagamento (bonifico bancario)
→ Salvare → la Fattura passa automaticamente allo stato "Pagata"
→ Riconciliazione Estratto conto: associare la riga bancaria al pagamento registrato

Workflow 2 — Pagamento parziale

Il cliente trasferisce parzialmente (es. 60% della fattura)
→ Vendite → Pagamenti → Aggiungi
  → Importo: l'importo effettivamente ricevuto (non il totale della fattura)
→ La Fattura passa allo stato "Parzialmente pagata"
→ Saldo residuo visibile sulla fattura
→ Al secondo versamento → aggiungere un altro pagamento per la differenza
→ Al raggiungimento del 100% → la fattura passa a "Pagata"

Workflow 3 — Il cliente non paga — sollecito insoluti

Fattura scaduta > 7 giorni
→ Aprire fattura → pulsante "Invia sollecito" (email automatica con link di pagamento)
→ Registrare attività (nota nella scheda cliente)

> 14 giorni senza pagamento
→ Telefonata + email di notifica formale
→ Registrare attività

> 30 giorni senza pagamento
→ Segnalare al Direttore Commerciale e CFO
→ Le nuove consegne possono essere sospese fino alla regolarizzazione

> 60 giorni senza pagamento → decisione del management: piano di pagamento o recupero crediti

Workflow 4 — Fattura elettronica per cliente B2B

Fattura emessa per cliente con P.IVA valida
→ Finance → Fattura elettronica → pulsante "Invia all'ANAF" sulla fattura
  OPPURE
→ Invio automatico (se Auto-invio = ON, dopo X giorni)

L'ANAF elabora → 3 possibili stati:
├── Validata (OK) → scaricare l'archivio firmato se necessario
├── Errore di validazione → identificare il campo errato (indirizzo, P.IVA, aliquota) → correggere fattura → reinviare
└── Duplicato → la fattura era già stata inviata → verificare l'archivio esistente

Importazione fatture fornitori (inverso):
→ Fattura elettronica → Importa da fattura elettronica → le fatture dei tuoi fornitori dall'SPV entrano automaticamente
→ Riconciliare con gli Ordini di Acquisto (passare al Contabile AP)

Workflow 5 — Storno / Nota di credito

Il cliente restituisce la merce o richiede una correzione della fattura
→ Vendite → Note di credito → Aggiungi
  → Associare la fattura originale
  → Compilare le voci e gli importi da stornare
→ La nota di credito riduce automaticamente il saldo del cliente
→ Se la nota di credito copre una fattura scaduta → la fattura è considerata "parzialmente pagata"
→ Se il cliente ha diritto a un rimborso → registrare il pagamento inverso
→ La nota di credito deve essere inviata all'ANAF se la fattura originale è stata inviata tramite fattura elettronica

Fattura elettronica — cosa devi sapere come Contabile AR

Condizioni affinché una fattura sia idonea alla fatturazione elettronica

Errori di validazione ANAF più comuni

Metriche da monitorare

Consigli pratici

Riconcilia l'estratto conto bancario lo stesso giorno. Un pagamento non registrato significa che la fattura continua ad apparire come scaduta — il cliente riceve un sollecito anche se ha già pagato. Questo danneggia la relazione.

Controlla la P.IVA del cliente prima di inviare all'ANAF. Una P.IVA errata = errore di validazione = la fattura non raggiunge l'ANAF = potenziale sanzione. 30 secondi su anaf.ro risparmiano molto tempo sprecato.

Non emettere una Nota di credito senza sapere se la fattura originale è stata inviata all'ANAF. Se lo è stata, la nota di credito deve essere inviata all'ANAF anch'essa. Un credito non registrato crea una discrepanza.

Documenta ogni contatto con un cliente in ritardo. Una nota aggiunta alla scheda cliente con la data, la persona contattata e quanto è stato concordato tutela l'azienda in caso di controversia.