Contabile Generale / Fiscale

Reparto: Finance
Livello: Senior operativo
Obiettivo principale: Mantenere una struttura contabile corretta, garantire la conformità fiscale e sincronizzare CRMconnect con il software contabile

Cosa fa questo ruolo

Il Contabile Generale/Fiscale configura e mantiene l'infrastruttura finanziaria di CRMconnect: piano dei conti, aliquote IVA, valute e tassi di cambio, metodi di pagamento. Gestisce la conformità alla fatturazione elettronica a livello di sistema ed esporta i dati operativi dal CRM nel software contabile (Saga, WinMentor). È la persona che sa perché un documento fiscale ha l'aspetto che ha.

Moduli utilizzati regolarmente

Configurazioni che gestisci

Piano dei Conti (`/admin/chart_of_accounts`)

La struttura contabile a cui vengono mappate tutte le transazioni CRM. Organizzata per classe:

• Classe 1–4: Conti di stato patrimoniale (attivo, passivo, patrimonio netto)
• Classe 5: Conti di tesoreria
• Classe 6: Costi (fatture fornitori, stipendi, ammortamenti)
• Classe 7: Ricavi (fatture emesse, altri proventi)

Quando aggiornare: All'apertura dell'esercizio contabile, all'aggiunta di nuove attività, su richiesta del revisore esterno.

Imposte / IVA (`/admin/taxes`)

Definisci ogni aliquota IVA utilizzata nei documenti:

Quando aggiornare: A seguito di modifiche legislative, all'aggiunta di nuove categorie prodotto con aliquote diverse.

Valute (`/admin/currencies`)

Configura ogni valuta in cui emetti fattura o acquisti:

• Tasso di cambio: manuale (aggiornato giornalmente/settimanalmente) o feed automatico da BNR/BCE
• Valuta base: EUR (per il reporting)
• Impatto: Tutte le fatture in valuta estera vengono automaticamente convertite in EUR per il reporting

Quando aggiornare: Giornalmente o settimanalmente se hai grandi volumi in valuta estera; al lancio di nuovi mercati internazionali.

Metodi di Pagamento (`/admin/paymentmodes`)

Definisci i metodi accettati: Bonifico bancario, Carta (Visa/MC/Amex), Contanti, PayPal, Stripe, altri gateway.

Configurazione per metodo:

• Commissione (%) — dedotta automaticamente alla registrazione del pagamento
• Conto di riconciliazione — il conto del piano dei conti su cui viene registrato il pagamento
• Giorni di regolamento — per i gateway che regolano con ritardo

Configurazione fattura elettronica — responsabilità di sistema

Setup iniziale (una sola volta)

1. /admin/billing/efactura → viene visualizzato il link di autorizzazione
2. Invia il link al rappresentante legale o alla persona autorizzata con certificato digitale
3. Si autenticano con il proprio certificato → il token viene salvato automaticamente
4. Verifica che company_vat nelle impostazioni contenga la P.IVA numerica (senza prefisso IT)
5. Imposta:
   • Auto-import fattura elettronica: ON (importa automaticamente le fatture fornitore dall'SDI, ogni 3–6h)
   • Auto-send fattura elettronica: ON, giorni = 3 (invia automaticamente dopo 3 giorni — lascia tempo al team per correggere eventuali errori)

Manutenzione periodica

Integrazione SAGA

Dove: /admin/saga

SAGA è il software contabile più diffuso in Romania. L'integrazione permette ai dati operativi di CRMconnect (fatture, pagamenti, spese) di arrivare in SAGA automaticamente senza reinserimento manuale.

Flusso tipico:

CRMconnect → transazioni operate durante il giorno
       ↓
Export SAGA (giornaliero o settimanale)
  → Fatture emesse: con numero, cliente, importi, conti CoA
  → Pagamenti ricevuti: con associazione fattura
  → Fatture fornitore: con OdA associato, conti di costo
       ↓
SAGA → registrazioni contabili automatiche
  → Generazione scritture contabili
  → Partitario aggiornato
  → Dichiarazioni fiscali (D300, D394)

Cosa configurare nel CRM per SAGA:

• Mappatura conti CoA dal CRM ai conti SAGA
• Frequenza export (giornaliera consigliata per alto volume)
• Filtri export (quale periodo, quali tipologie di documento)

Integrazione WinMentor

Dove: /admin/winmentor

WinMentor è utilizzato dalle aziende che necessitano di un ERP contabile più completo. L'integrazione funziona in modo simile a SAGA:

CRMconnect (operazioni) ←→ WinMentor (contabilità)
  → Export fatture emesse e ricevute
  → Import piano dei conti da WinMentor
  → Sincronizzazione anagrafiche (clienti, fornitori)

Differenza rispetto a SAGA: WinMentor gestisce anche magazzino e produzione — assicurati che non ci siano duplicati tra il modulo WMS del CRM e il modulo magazzino di WinMentor.

Routine mensile — chiusura di mese

Settimana 1 del nuovo mese (per il mese precedente)

1. Verifica fatture: Tutte le fatture del mese precedente hanno stato finale (Pagata / Scaduta / Annullata)?
2. Fattura elettronica: Tutte le fatture B2B idonee hanno lo stato "Validata" presso ANAF/SDI? Ci sono errori irrisolti?
3. Estratto Conto: Tutte le transazioni del mese precedente sono riconciliate?
4. Export SAGA/WinMentor: Esegui l'export completo del mese precedente
5. Verifica IVA: L'IVA a debito (sulle fatture emesse) e l'IVA a credito (sulle fatture fornitore) corrispondono alla dichiarazione?

Verifiche qualità prima dell'export

Indicatori da monitorare

Consigli pratici

Il token ANAF/SDI scade — imposta un promemoria 2 settimane prima. Token scaduto = le fatture elettroniche smettono di essere inviate = possibili sanzioni. Controlla la data di scadenza mensilmente.

L'invio automatico con ritardo di 3 giorni è più sicuro dell'invio immediato. Se le Vendite hanno commesso un errore sulla fattura, hai 3 giorni per correggerlo prima che arrivi allo SDI. Una fattura inviata con dati errati è difficile da stornare.

Non modificare le aliquote IVA a metà mese. Modificare un'aliquota IVA attiva retroattivamente influisce sui calcoli dei documenti non ancora chiusi. Effettua le modifiche il 1° del mese.

Mantieni la mappatura del piano dei conti sincronizzata con SAGA/WinMentor. Se aggiungi un nuovo conto in SAGA e dimentichi di mapparlo in CRM, le transazioni correlate non verranno esportate.