Specialista HR / Generalista HR
Reparto: HR & Risorse Umane
Livello: Operativo
Obiettivo principale: Gestire le anagrafiche del personale, i fascicoli HR, i timesheet e l'onboarding dei nuovi dipendenti
Cosa fa questo ruolo
Lo Specialista HR gestisce le operazioni quotidiane del personale: crea e aggiorna le anagrafiche dei dipendenti, mantiene i fascicoli HR (contratti, documenti, saldi ferie), approva i timesheet mensili e coordina l'onboarding dei nuovi assunti. È il collegamento tra i dipendenti e il sistema HR.
Moduli utilizzati quotidianamente
| Modulo | Dove trovarlo | A cosa serve |
|---|---|---|
| Personale | HR → Personale | Crea/aggiorna account dipendenti |
| Profilo HR | HR → Profilo HR | Completa i fascicoli dei dipendenti |
| Timesheet | HR → Timesheet | Verifica e approva i timesheet mensili |
| Team Personale | HR → Team | Gestisce la struttura dei team |
| Reparti | HR → Reparti | Struttura organizzativa |
| Ruoli & Permessi | HR → Ruoli | Assegna l'accesso corretto ai nuovi dipendenti |
Routine giornaliera
Mattina
- Personale → verifica se ci sono richieste di modifica in sospeso (dati personali, reparto, team)
- Timesheet → controlla i timesheet inviati per approvazione dai dipendenti → approva o richiedi correzioni
- Controlla la casella in entrata per le richieste HR (ferie, documenti, chiarimenti)
Mensile — chiusura HR
- Timesheet → esporta il report presenze mensile per le buste paga
- Profilo HR → aggiorna i saldi ferie (giorni usati, giorni residui)
- Verifica che tutti i dipendenti attivi abbiano contratti validi (non scaduti)
Workflow chiave
Workflow 1 — Onboarding nuovo dipendente (creato dal recruitment)
Il Recruiter marca il candidato allo stato 6 (Eletto) → Personale creato automaticamente
↓
Tu prendi in carico e completi l'anagrafica:
[Personale — /admin/staff]
→ Verifica dati dal candidato: nome, cognome, email, telefono
→ Compila i campi mancanti:
- Ruolo CRM (dalla lista ruoli configurati)
- Reparto
- Data di assunzione
- Password di accesso (o invia email di impostazione password)
- Foto (opzionale)
→ Salva → il dipendente ha accesso al CRM con i permessi del ruolo assegnato
[Profilo HR — /admin/hr_profile]
→ Crea / completa il fascicolo HR:
- Dati personali: codice fiscale, indirizzo, recapiti di emergenza
- Informazioni contrattuali: tipo contratto, data inizio, stipendio base
- Documenti allegati: copia documento d'identità, contratto firmato, mansionario
- Saldo ferie iniziale: giorni spettanti per l'anno corrente
- Familiari a carico (per detrazioni fiscali)
[Team e Reparti]
→ Aggiungi il dipendente al team appropriato
→ Verifica che il reparto in Personale = reparto in Profilo HR
Workflow 2 — Aggiornamento dati dipendente esistente
Il dipendente richiede un aggiornamento dei dati (cambio indirizzo, nuovo conto bancario)
→ Verifica la richiesta (email, ticket interno, verbale)
→ Personale → apri il record del dipendente → modifica il campo richiesto
→ Profilo HR → se rilevante per le buste paga (nuovo IBAN) → aggiorna
→ Conferma al dipendente che la modifica è stata effettuata
→ Se cambio di ruolo (promozione) → aggiorna Ruolo e Reparto
Workflow 3 — Gestione ferie
Il dipendente richiede le ferie (via email o verbalmente)
→ Controlla nel Profilo HR → saldo ferie disponibile
→ Se saldo sufficiente → approva → registra nel Profilo HR:
Tipo: Ferie annuali / Malattia / Ferie non retribuite
Data inizio – Data fine
Giorni scalati dal saldo
→ Notifica il manager diretto del dipendente
→ Registra l'assenza nel Timesheet per quel mese
Workflow 4 — Approvazione timesheet mensile
A fine mese (o settimanalmente):
→ Timesheet → filtra mese corrente → stato "Inviato per approvazione"
→ Controlla per ogni dipendente:
- I giorni lavorati corrispondono alla presenza effettiva?
- Ci sono assenze ingiustificate?
- Gli straordinari sono giustificati?
→ Se tutto è corretto → Approva il timesheet
→ Se ci sono errori → Rifiuta + nota esplicativa → il dipendente corregge
→ Timesheet approvato → entra nel calcolo delle buste paga del mese
Workflow 5 — Offboarding del dipendente in uscita
Ricevuta la comunicazione di dimissioni / licenziamento
→ Personale → apri il record → imposta la data di fine contratto
→ Calcola giorni di ferie non godute (saldo residuo) → invia alle Buste Paga
→ Revoca accesso CRM: Personale → modifica → disattiva account (NON eliminare!)
⚠ Non eliminare mai un dipendente — la cronologia deve essere preservata
→ Profilo HR → archivia i documenti richiesti
→ IT/Admin: notifica per revocare altri accessi (email, VPN, ecc.)
→ Team Personale → rimuovi il dipendente dai team attivi
Organigramma
Dove: /admin/hr_profile/organizational_chart
Rappresentazione visiva della gerarchia aziendale — utile per:
- Onboarding (il nuovo dipendente vede chi lavora con chi)
- Riorganizzazioni (identifica linee di riporto errate)
- Presentazioni interne
Ogni nodo dell'organigramma porta direttamente al Profilo HR del dipendente.
Indicatori da monitorare
| Indicatore | Significato | Obiettivo |
|---|---|---|
| Timesheet approvati nei tempi | % timesheet elaborati prima della scadenza del payroll | 100% |
| Fascicoli HR completi | Dipendenti senza documenti obbligatori mancanti | 0 mancanti |
| Contratti scaduti non rinnovati | Contratti con data di scadenza passata | 0 |
| Saldo ferie negativo | Dipendenti che hanno usato più giorni del consentito | 0 |
Consigli pratici
Non eliminare mai un dipendente — disattivalo. La cronologia delle sue attività, i ticket risolti, gli ordini elaborati sono tutti collegati al suo account. L'eliminazione rompe tutti questi collegamenti.
Gestisci l'offboarding lo stesso giorno della partenza del dipendente. Un account attivo per un ex dipendente è un rischio di sicurezza. La disattivazione richiede 30 secondi.
Verifica ad ogni nuova assunzione che il Ruolo assegnato abbia esattamente i permessi giusti. Un ruolo troppo permissivo crea rischi; uno troppo restrittivo blocca la produttività dal primo giorno.