HR-Spezialist / Generalist

Abteilung: HR & Personalwesen
Ebene: Operativ
Hauptziel: Personalakten, HR-Unterlagen, Zeiterfassung und Onboarding neuer Mitarbeiter verwalten

Was diese Rolle tut

Der HR-Spezialist verwaltet den täglichen Personalbetrieb: erstellt und aktualisiert Mitarbeiterdatensätze, pflegt HR-Akten (Verträge, Dokumente, Urlaubssalden), genehmigt monatliche Zeitnachweise und koordiniert das Onboarding neu eingestellter Mitarbeiter. Er ist das Bindeglied zwischen Mitarbeitern und dem HR-System.

Täglich genutzte Module

Tagesablauf

Morgens

1. Personal → prüfen ob Änderungsanfragen vorliegen (persönliche Daten, Abteilung, Team)
2. Zeiterfassung → von Mitarbeitern zur Genehmigung eingereichte Zeitnachweise prüfen → genehmigen oder Korrekturen anfordern
3. Posteingang auf HR-Anfragen prüfen (Urlaub, Dokumente, Rückfragen)

Monatlich — HR-Abschluss

4. Zeiterfassung → Monatsbericht der Anwesenheit für Gehaltsabrechnung exportieren
5. HR-Profil → Urlaubssalden aktualisieren (verbrauchte Tage, verbleibende Tage)
6. Sicherstellen dass alle aktiven Mitarbeiter gültige Verträge haben (nicht abgelaufen)

Wichtigste Arbeitsabläufe

Arbeitsablauf 1 — Onboarding neuer Mitarbeiter (aus Rekrutierung erstellt)

Recruiter markiert Kandidatenstatus 6 (Ausgewählt) → Personal automatisch erstellt
       ↓
Sie übernehmen und vervollständigen den Datensatz:

[Personal — /admin/staff]
→ Daten aus Kandidatenprofil prüfen: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon
→ Fehlende Felder ausfüllen:
   - CRM-Rolle (aus konfigurierter Rollenliste)
   - Abteilung
   - Einstellungsdatum
   - Zugangskennwort (oder E-Mail zur Kennwort-Einrichtung senden)
   - Foto (optional)
→ Speichern → Mitarbeiter hat CRM-Zugang mit Berechtigungen der zugewiesenen Rolle

[HR-Profil — /admin/hr_profile]
→ HR-Akte erstellen / vervollständigen:
   - Persönliche Daten: Sozialversicherungsnummer, Adresse, Notfallkontaktdaten
   - Vertragsinformationen: Vertragsart, Startdatum, Grundgehalt
   - Angehängte Dokumente: Personalausweis-Kopie, unterzeichneter Vertrag, Stellenbeschreibung
   - Anfänglicher Urlaubssaldo: zustehende Tage für das aktuelle Jahr
   - Unterhaltsberechtigte (für Steuerabzüge)

[Teams und Abteilungen]
→ Mitarbeiter dem entsprechenden Team hinzufügen
→ Sicherstellen dass Abteilung in Personal = Abteilung in HR-Profil

Arbeitsablauf 2 — Bestehende Mitarbeiterdaten aktualisieren

Mitarbeiter beantragt Datenaktualisierung (Adressänderung, neues Bankkonto)
→ Anfrage prüfen (E-Mail, internes Ticket, mündlich)
→ Personal → Mitarbeiterdatensatz öffnen → angeforderte Felder bearbeiten
→ HR-Profil → falls für Gehaltsabrechnung relevant (neue IBAN) → aktualisieren
→ Mitarbeiter bestätigen dass Änderung vorgenommen wurde
→ Bei Rollenänderung (Beförderung) → Rolle und Abteilung aktualisieren

Arbeitsablauf 3 — Urlaubsverwaltung

Mitarbeiter beantragt Urlaub (per E-Mail oder mündlich)
→ In HR-Profil prüfen → verfügbarer Urlaubssaldo
→ Bei ausreichendem Saldo → genehmigen → in HR-Profil erfassen:
   Typ: Jahresurlaub / Krankenurlaub / Unbezahlter Urlaub
   Startdatum – Enddatum
   Vom Saldo abgezogene Tage
→ Direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters benachrichtigen
→ Abwesenheit in Zeiterfassung für den entsprechenden Monat erfassen

Arbeitsablauf 4 — Monatliche Zeiterfassungs-Genehmigung

Am Monatsende (oder wöchentlich):
→ Zeiterfassung → aktuellen Monat filtern → Status „Zur Genehmigung eingereicht"
→ Je Mitarbeiter prüfen:
   - Stimmen gearbeitete Tage mit tatsächlicher Anwesenheit überein?
   - Gibt es unentschuldigte Abwesenheiten?
   - Ist Überstunden gerechtfertigt?
→ Wenn alles korrekt → Zeitnachweis genehmigen
→ Bei Fehlern → Ablehnen + Erklärungsnotiz → Mitarbeiter korrigiert
→ Genehmigter Zeitnachweis → fließt in Gehaltsabrechnungsberechnung des Monats ein

Arbeitsablauf 5 — Offboarding scheidender Mitarbeiter

Kündigung / Entlassung erhalten
→ Personal → Datensatz öffnen → Vertragsende-Datum setzen
→ Nicht genutzten Urlaub berechnen (verbleibender Saldo) → an Gehaltsabrechnung senden
→ CRM-Zugang entziehen: Personal → bearbeiten → Konto deaktivieren (NICHT löschen!)
   ⚠ Einen Mitarbeiter niemals löschen — Verlauf muss erhalten bleiben
→ HR-Profil → erforderliche Dokumente archivieren
→ IT/Admin: über Entzug anderer Zugänge informieren (E-Mail, VPN etc.)
→ Personal-Teams → Mitarbeiter aus aktiven Teams entfernen

Organigramm

Wo: /admin/hr_profile/organizational_chart

Visuelle Darstellung der Unternehmenshierarchie — nützlich für:

• Onboarding (neuer Mitarbeiter sieht wer mit wem zusammenarbeitet)
• Restrukturierungen (falsche Berichtslinien identifizieren)
• Interne Präsentationen

Jeder Knoten im Organigramm führt direkt zum HR-Profil des Mitarbeiters.

Kennzahlen

Praktische Tipps

Einen Mitarbeiter niemals löschen — deaktivieren. Aktivitätsverlauf, gelöste Tickets, verarbeitete Bestellungen sind mit seinem Konto verknüpft. Löschen bricht alle diese Verbindungen.

Offboarding am selben Tag wie das Ausscheiden verarbeiten. Ein aktives Konto eines ehemaligen Mitarbeiters ist ein Sicherheitsrisiko. Deaktivierung dauert 30 Sekunden.

Bei jeder Neueinstellung sicherstellen dass die zugewiesene Rolle genau die richtigen Berechtigungen hat. Eine zu freizügige Rolle schafft Risiken; eine zu restriktive blockiert Produktivität ab dem ersten Tag.