Finanzabteilung

Abgedeckte Rollen: Buchhalter · Abrechnungsverantwortlicher · Kassierer · CFO / Finanzdirektor
Hauptmodule: Rechnungen · Zahlungen · Gutschriften · Proformas · Ausgaben · Kontoauszug · Kassenabschluss · Kontenplan · Steuern · Währungen · Kontosalden · eTransport · SAGA · WinMentor · Berichte

Für wen ist dieser Leitfaden

Finanzmodulkarte

EINNAHMEN                        AUSGABEN
─────────                        ────────
Rechnungen (Kundenrechnungen)    Ausgaben
Proformas                        Lieferantenrechnungen
Wiederkehrende Rechnungen        Lastschriften
Zahlungen (Eingänge)             Kontosalden (Abbuchungen)
Gutschriften

BANKBUCHHALTUNG                  KONFIGURATION
───────────────                  ─────────────
Kontoauszug                      Steuern (MwSt.)
Kassenabschluss                  Währungen (Wechselkurse)
Kontosalden                      Zahlungsarten
Kontenplan                       Rechnungsstellung (Rechnungsserien)

REPORTING & EXPORT               COMPLIANCE
──────────────────               ──────────
Finanzberichte                   eTransport (ANAF)
Ausgaben vs. Einnahmen           SAGA-Export
MwSt.-Zusammenfassung            WinMentor-Synchronisierung
Umsatz nach Zeitraum             eRechnung

Empfohlene Tagesroutine

Morgens (20–30 Min.)

1. Heute fällige und überfällige Rechnungen
/admin/invoices/list_invoices?status=4 — Überfällige Rechnungen
Überfällige Kunden kontaktieren oder automatische Erinnerungs-E-Mail senden.

2. Zu bestätigende Zahlungen
Erhaltene Kontoauszüge (Bank-E-Mail) gegen in CRM erfasste Zahlungen prüfen.
/admin/bank_statement — Banktransaktionen vs. CRM-Rechnungen abgleichen.

3. Fällige Lieferantenrechnungen
/admin/purchase/myinvoices?payment_status=unpaid — nach due_date ≤ heute filtern.

Rechnungsstellung — praktischer Leitfaden

Rechnung erstellen

Aus einem Angebot: Akzeptiertes Angebot → In Rechnung umwandeln
Aus einem Verkaufsauftrag: Verkaufsauftrag → Rechnung erstellen
Manuell: /admin/invoices → Hinzufügen → Kunden auswählen + Zeilen hinzufügen

Rechnung senden

Aus Rechnung → Senden → automatische E-Mail mit PDF und Kundenportal-Link.

Rechnungsstatussen

Gutschriften

Wo: /admin/credit_notes

Wann erstellen:

• Kunde gibt Waren zurück → Gutschrift für den Rückgabewert
• Falsch fakturiert → Gutschrift + korrekte Neurechnung
• Nachträglicher Rabatt gewährt

Gutschrift reduziert die Forderung gegenüber dem Kunden. Die Originalrechnung bleibt im System erhalten.

Bankabgleich

Wo: /admin/bank_statement

Täglicher Abgleich

1. Kontoauszug hochladen (CSV/Excel) oder manuell eingeben
2. Transaktionen mit CRM-Zahlungen abgleichen
3. Nicht abgeglichene Transaktionen identifizieren und klären
4. Differenzen in CRM erfassen

eRechnung (ANAF)

Wo: /admin/billing/efactura

Für B2B-Rechnungen in Rumänien (obligatorisch):

1. Rechnung ausstellen und validieren
2. eRechnung senden → XML wird an ANAF-API übermittelt
3. Status prüfen: ok (gültig) / nok (Fehler — Ursache prüfen)

→ eRechnung-Modul · Workflow: eTransport + eRechnung

SAGA / WinMentor Export

SAGA: /admin/saga — Rechnungen und Zahlungen in SAGA-Format exportieren
WinMentor: /admin/winmentor — Synchronisierung mit WinMentor-Buchhaltungssoftware

Schnellreferenz

Workflows: Lead → Zahlung · Einkauf → Zahlung · eTransport + eRechnung

Module: Rechnungen · Wiederkehrende Rechnungen · Zahlungen · Gutschriften · Kontoauszug · Kassenabschluss · Kontenplan · Steuern · Währungen · eRechnung · SAGA · WinMentor

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