Außendienstmitarbeiter

Abteilung: Vertrieb
Ebene: Operativ
Hauptziel: Direktvertrieb im Außendienst — Kundenbesuche, Auftragserfassung, Feedback-Sammlung

Was diese Rolle tut

Der Außendienstmitarbeiter arbeitet außerhalb des Büros — besucht bestehende und potenzielle Kunden, erfasst Bestellungen direkt beim Besuch, meldet Aktivitäten und verfolgt Lieferstatus sowie eigene Provisionen. CRMconnect wird vom mobilen Gerät oder Laptop im Außendienst genutzt.

Täglich genutzte Module

Tagesablauf

Vor dem Aufbruch

1. Route des Tages prüfen — welche Kunden besuchen, in welcher Reihenfolge
2. Kunden für jeden geplanten Besuch öffnen → prüfen:
   • Letzte Bestellung (wann, was, wie viel)
   • Überfällige Rechnungen (falls vorhanden — ein heikles Thema, das anzusprechen ist)
   • Notizen vom letzten Besuch
3. Für jeden Kunden gültige Preise prüfen — nicht ohne Kenntnis des Angebots erscheinen

Im Außendienst — beim Kundenbesuch

4. Wenn Kunde bestellt → direkt vom Tablet/Smartphone Verkaufsauftrag erstellen
5. Wenn Kunde ein Angebot möchte → Angebot erstellen und vor Ort per E-Mail versenden
6. Wenn neuer Interessent gefunden → Lead mit Kontaktdaten und Notizen hinzufügen
7. Aktivität beim Kunden hinzufügen mit Besuchszusammenfassung (was besprochen, nächste Schritte)

Abend — Reporting

8. Status der heute aufgegebenen Bestellungen prüfen — korrekt im System eingegangen?
9. Provision öffnen → heutige Gutschrift prüfen
10. Opportunities mit Fortschritten aus Besuchen aktualisieren

Vertriebsmitarbeiter-Portal

Bei Zugang zum dedizierten Portal (/admin/sales_agent) sehen Sie:

• Alle Ihre Aufträge — direkt aufgegeben oder Ihnen zugewiesen
• Aufgelaufene Provisionen und Zahlungsstatus
• Lieferstatus Ihrer Aufträge
• Performance vs. Ziel

Ihr Vorgesetzter konfiguriert Portalzugang und Provisionsrate. Ohne Zugang IT/Admin kontaktieren.

Wichtigste Arbeitsabläufe

Arbeitsablauf 1 — Besuch bestehender Kunde, Direktbestellung

Vor Besuch → Verlauf in Kunden prüfen
→ Beim Besuch: Kunde stimmt Bestellung zu
→ Verkaufsauftrag mit Produkten und Mengen erstellen
→ Kunde bestätigt → Auftrag geht ins System
→ Lager verarbeitet und liefert
→ Lieferung über das Mitarbeiter-Portal verfolgen

Arbeitsablauf 2 — Besuch neuer Interessent

Neues Unternehmen im Außendienst oder durch Empfehlung identifizieren
→ Lead erstellen mit: Firmenname, Ansprechpartner, Telefon, Adresse
→ Qualifikationsfelder ausfüllen (Branche, geschätzte Größe, Interesse)
→ Wiedervorlage setzen → SDR oder Sie setzen Qualifizierung fort
→ Qualifizierter Lead → Opportunity → Angebot → Bestellung

Arbeitsablauf 3 — Kunde bittet um Angebot

Kunde möchte Preise vor der Bestellung
→ Für diesen Kunden gültige Preisliste prüfen
→ Angebot mit Produkten und Preisen erstellen
→ Direkt aus der Plattform per E-Mail versenden
→ Benachrichtigung erhalten, wenn Kunde das Angebot öffnet
→ Nachfassen → Bestellung

Kennzahlen

Praktische Tipps

Die Besuchsvorbereitung ist wichtiger als der Besuch selbst. 5 Minuten im Kundendatensatz vor dem Klingeln geben echten Kontext: was gekauft wurde, was gut ankam, welche Probleme es gab. Der Kunde spürt den Unterschied.

Auftrag während des Besuchs ins System eingeben, nicht abends zuhause. Ein live in Anwesenheit des Kunden aufgegebener Auftrag vermeidet Gedächtnisfehler und zeigt Professionalität.

Hat ein Kunde eine überfällige Rechnung → mit Takt ansprechen, aber ansprechen. Nicht ignorieren — eine ausstehende Forderung kann die Provision beeinflussen (wenn die Regelung auf Inkasso und nicht auf Fakturierung basiert).

Besuchsnotizen sind für Sie, nicht für Ihren Vorgesetzten. Wenn Sie nicht aufschreiben, was besprochen wurde, fangen Sie beim nächsten Mal von vorne an.