Lohnbuchhalter / Gehaltsabrechnungsspezialist

Abteilung: HR & Personalwesen (Zusammenarbeit mit Finanzen)
Ebene: Operativ
Hauptziel: Gehälter monatlich korrekt und pünktlich mit allen integrierten Komponenten berechnen und verarbeiten

Was diese Rolle tut

Der Lohnbuchhalter sammelt alle Gehaltskomponenten aus CRMconnect (genehmigte Zeitnachweise, Vertriebsprovisionen, KPI-Boni, Ausgaben, Abzüge), berechnet das Nettogehalt jedes Mitarbeiters, erstellt Lohnabrechnungen und übermittelt Daten an die Buchhaltung. Er ist der Konvergenzpunkt für Daten aus HR, Vertrieb und Finanzen.

Wichtig: Die Gehaltsabrechnung in CRMconnect läuft nicht automatisch. Jede Lohnabrechnung wird manuell vom Spezialisten erstellt und genehmigt.

Monatlich genutzte Module

Was in die Gehaltsberechnung einfließt

Das Bruttogehalt je Mitarbeiter setzt sich zusammen aus:

Monatliche Gehaltsabrechnungsroutine (empfohlener Kalender)

Tage 1–3 des neuen Monats (für den Vormonat)

Schritt 1 — Datenerfassung

1. Zeiterfassung → Vormonat filtern → alle Zeitnachweise „Genehmigt"?

   • Bei nicht genehmigten → an HR-Spezialisten oder direkten Vorgesetzten eskalieren
   • Bei unentschuldigten Abwesenheiten → Manager benachrichtigen → entscheiden: unbezahlt oder andere Behandlung

2. Vertriebsprovision → prüfen dass alle Monatsprovisionen vom Vertriebsleiter genehmigt wurden

3. HR-Profil → aktive Verträge prüfen:

   • Haben alle aktiven Mitarbeiter Vertrag mit contract_status = 'valid' für den aktuellen Monat?
   • Abgelaufene Verträge → HR-Spezialisten alarmieren → ohne gültigen Vertrag kann keine Abrechnung erstellt werden

Schritt 2 — KPI-Bonus (falls vorhanden)

4. Manager/HR übermittelt KPI-Boni je Mitarbeiter
5. HR-Gehaltsabrechnung → Bonus KPI → Werte manuell eingeben:
   • Mitarbeiter, Monat, Bonusbetrag
   • Bei Lohnabrechnung wird Bonus automatisch übernommen

Schritt 3 — Lohnabrechnungen erstellen

6. HR-Gehaltsabrechnung → Lohnabrechnungen → Neue Lohnabrechnung für jeden Mitarbeiter:

   • Mitarbeiter auswählen
   • Monat auswählen
   • System füllt vorab aus: Grundgehalt + gearbeitete Tage aus Zeiterfassung + Provision + KPI-Bonus
   • Beträge auf Korrektheit prüfen
   • Zusätzliche Zulagen bei Bedarf manuell hinzufügen
   • System berechnet: Brutto → Beiträge → Steuer → Netto
   • Als Entwurf speichern

7. Alle Entwurfs-Lohnabrechnungen prüfen → Nettobetrag auf Plausibilität prüfen

8. Lohnabrechnungen genehmigen → Status wechselt zu „Genehmigt"

Schritt 4 — Verteilung und Export

9. Lohnabrechnungen an Mitarbeiter verteilen (E-Mail oder Self-Service-Zugang im Portal)
10. Gehaltsabrechnungsbericht exportieren → an Buchhaltung übermitteln (SAGA/WinMentor)
11. Monatliche Lohnabrechnungen im System archivieren

Wichtigste Arbeitsabläufe

Arbeitsablauf 1 — Standard-Lohnabrechnung erstellen

Genehmigter Zeitnachweis + Genehmigte Provisionen + Eingetragener KPI-Bonus
       ↓
HR-Gehaltsabrechnung → Neue Lohnabrechnung
  → Mitarbeiter ausgewählt
  → Monat ausgewählt
  → System berechnet automatisch:
     Brutto = Basis + Gearbeitete Tage + Überstunden + Provision + KPI-Bonus + Zulagen
     Abzüge = Rentenversicherung AN (25%) + Krankenversicherung (10%) + Einkommensteuer (10%)
     NETTO = Brutto − Abzüge
       ↓
Betrag prüfen → Lohnabrechnung genehmigen
→ Mitarbeiter erhält Lohnabrechnung
→ Buchhaltung erhält Export zur Buchung

Arbeitsablauf 2 — Mitarbeiter mit Überstunden

Genehmigter Zeitnachweis: Mitarbeiter X hat 168 Std. gearbeitet (vs. 160 Std. Monatsnorm)
→ 8 Std. Überstunden identifiziert
→ HR-Gehaltsabrechnung: Überstunden-Komponente hinzufügen:
  - Typ: Überstunden
  - Menge: 8 Std.
  - Tarif: laut Richtlinie konfiguriert (z.B. 175% des Stundensatzes)
→ Betrag automatisch berechnet
→ In Monatsabrechnung aufnehmen

Arbeitsablauf 3 — Erster Gehaltszettel für neuen Mitarbeiter

Neuer Mitarbeiter ab dem 15. des Monats eingestellt
→ Pro-rata-Gehalt: 15 Tage von 22 Arbeitstagen des Monats
→ Prüfen dass HR-Profil hat:
  - Vertrag mit korrektem Startdatum
  - Ausgefülltes Grundgehalt
  - Spezifische Abzüge (falls Unterhaltsberechtigte etc.)
→ Zeitnachweis für 15 Tage → genehmigt
→ Lohnabrechnung erstellen → System berechnet Pro-rata automatisch

Gehaltsabrechnungskonfiguration — einmalige Einrichtung

Wo: /admin/hr_payroll

Kennzahlen

Praktische Tipps

Keine Lohnabrechnungen ohne genehmigten Zeitnachweis erstellen. Eine auf nicht bestätigten Zeiterfassungsdaten erstellte Abrechnung kann falsch sein — und die Korrektur ist komplizierter als auf die Genehmigung zu warten.

Provisionen vor der Gehaltsabrechnung prüfen, nicht danach. Wenn der Vertriebsleiter Provisionen bis zum Verarbeitungstag nicht genehmigt hat → eskalieren → warten. Eine Abrechnung ohne korrekte Provision erzeugt Streitigkeiten.

Gehaltsabrechnungsbericht am selben Tag wie die Genehmigung exportieren. Buchhaltung benötigt genaue Daten — nicht nach nachträglichen Änderungen.

Genehmigte Lohnabrechnungen archivieren — niemals löschen. Lohnabrechnungen sind Dokumente mit rechtlichem Wert. Sie können Jahre später von Mitarbeitern, Behörden oder Gerichten angefordert werden.