IT / Administrator

Abgedeckte Rollen: Systemadministrator · IT-Manager · Super Admin · Plattformkonfigurator
Hauptmodule: Einstellungen · Benutzerdefinierte Felder · Rollen & Berechtigungen · API-Verwaltung · Webhooks · Workflow-Automatisierung · DSGVO · Dienstprogramme · Aktivitätsprotokoll

Für wen ist dieser Leitfaden

Ersteinrichtungs-Checkliste

1. Allgemeine Einstellungen — `/admin/settings`

• Firmenname, Adresse, Steuer-ID
• Standard-Währung und Zeitzone
• SMTP konfigurieren und Test-E-Mail senden
• Logo hochladen
• Rechnungsserien konfigurieren (Präfix, Startnummer)
• Cron-Job-URL in Server-Crontab einrichten

2. Rollen & Berechtigungen — `/admin/roles`

• Standardrollen für jeden Abteilungstyp erstellen
• Berechtigungen pro Modul pro Rolle konfigurieren
• view_own vs. view sorgfältig konfigurieren
• Mitarbeiter den richtigen Rollen zuweisen

3. Mitarbeiter — `/admin/staff`

• Alle Mitarbeiter einladen (E-Mail + Rolle)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für Admin-Rollen aktivieren
• Abteilungen und Teams erstellen

4. Integrationen konfigurieren

• SMTP getestet und funktionierend
• eRechnung-Zertifikat hochgeladen (falls in Rumänien)
• WooCommerce/Shopify verbunden (falls E-Commerce)
• WhatsApp API konfiguriert (falls verwendet)

Benutzerdefinierte Felder

Wo: /admin/custom_fields

Beliebige Felder zu folgenden Objekten hinzufügen:

• Kunden · Kontakte · Leads · Verkaufschancen
• Projekte · Aufgaben · Tickets
• Rechnungen · Ausgaben

Feldtypen: Text · Numerisch · Datum · Auswahlliste · Checkbox · Textarea · URL

API-Verwaltung

Wo: /admin/api

API-Schlüssel generieren

1. /admin/api/api_management → Neuen Schlüssel hinzufügen
2. Schlüssel mit beschreibendem Namen benennen (z. B. „Zapier-Integration")
3. In Integrationsanfragen verwenden: Header authtoken: <schlüssel>

Webhooks — `/admin/webhooks`

Automatische POST-Anfragen an externe URLs bei CRM-Ereignissen:

• Lead erstellt / aktualisiert
• Rechnung bezahlt
• Ticket erstellt
• Auftrag bestätigt

Workflow-Automatisierung

Wo: /admin/workflow_automation

Regelbasierte Automatisierungen ohne Code:

Häufige Automatisierungen:

• Lead ohne Follow-up-Datum → Manager-Benachrichtigung
• Rechnung überfällig → Kunden-Erinnerungs-E-Mail
• Vertrag läuft ab → Verlängerungsaufgabe erstellen

Sicherheit & Überwachung

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Wo: /admin/authenticator_2fa

Per Rolle erzwingen oder einzelnen Mitarbeitern ermöglichen.

Aktivitätsprotokoll

Wo: /admin/utilities/activity_log

• Alle Mitarbeiteraktionen chronologisch protokolliert
• Filter nach Mitarbeiter, Zeitraum, Aktionstyp
• CSV-Export für externe Audits
• Wichtig: Vor dem Löschen exportieren — Löschung ist irreversibel

E-Mail-Pipe-Protokoll

Wo: /admin/utilities/pipe_log

Alle E-Mail-Verarbeitungsereignisse: empfangen, verarbeitet, fehlgeschlagen mit Fehlergrund.

Cron-Job-Einrichtung

Der Server-Cron muss stündlich ausgeführt werden:

* * * * * php /pfad/zu/crmconnect/index.php jobs

Oder via URL:

https://ihre-domain.tld/cron/index.php?key=<cron_key>

Cron-Schlüssel im Admin unter: /admin/settings → Cron-Job-Einstellungen

Was Cron ausführt: Wiederkehrende Rechnungen · Fälligkeits-E-Mails · MA-Kampagnen · Workflow-Automatisierung · eRechnung-Status-Updates

Schnellreferenz

Module: Allgemeine Einstellungen · Benutzerdefinierte Felder · Rollen & Berechtigungen · API-Verwaltung · Webhooks · Workflow-Automatisierung · DSGVO · 2FA · Dienstprogramme

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