Inventar- & Lagerverwalter

Abteilung: Lager & Logistik
Ebene: Operativ
Hauptziel: Bestandsgenauigkeit aufrechterhalten — periodische Zählungen, Korrekturen, interne Transfers, Differenzabgleich

Was diese Rolle tut

Der Inventar- & Lagerverwalter ist für die Genauigkeit des physischen Bestands im Vergleich zum IT-System verantwortlich. Er führt periodische Bestandsaufnahmen durch (vollständig oder Cycle Count), erfasst notwendige Korrekturen, verwaltet interne Transfers zwischen Lagern und ist die erste Anlaufstelle bei Bestandsdifferenzen anderer Rollen.

Täglich/regelmäßig genutzte Module

Barcode-Scanner bei der Inventur

Der Scanner beschleunigt die physische Bestandsaufnahme erheblich und eliminiert Artikelfehler:

Inventurablauf mit Scanner:

1. Physische Inventur-Sitzung in der Plattform öffnen
2. Physisch zu Regal oder Bereich der Zählung gehen
3. Barcode jedes Produkts scannen
4. Plattform identifiziert automatisch die Artikelnummer und ordnet sie der Zählung zu
5. Physisch gezählte Menge eingeben
6. Zum nächsten Artikel → scannen → Menge eingeben
7. Am Sitzungsende: Plattform vergleicht gezählte Mengen mit Systembestand
8. Differenzen erscheinen automatisch → validieren oder korrigieren

Vorteile gegenüber manueller Inventur:

• 3–5x schneller
• Null Artikelfehler (keine Fehleingabe möglich)
• Sitzung ist prüfbar: Mitarbeiter + Zeitstempel + Artikelnummer + gezählte Menge

Arten der Bestandsaufnahme in CRMconnect

Vollständige Inventur (jährlich)

Zählung des gesamten Bestands in einem oder allen Lagern. Üblicherweise am Geschäftsjahresende.

Cycle Count (teilweise, periodisch)

Zählung einer Teilmenge von Artikeln in regelmäßigen Abständen — ohne den Lagerbetrieb anzuhalten:

• Klasse A (hochwertige oder schnelldrehende Artikel) — monatlich
• Klasse B (mittlere Umschlagsartikel) — vierteljährlich
• Klasse C (langsamdrehende Artikel) — halbjährlich oder nach Bedarf

Inventurroutine

Vorbereitung

1. Lagerleiter informieren, dass Bereich X gezählt wird — Wareneingänge/Ausgaben aus diesem Bereich können vorübergehend blockiert werden
2. Physische Inventur → neue Sitzung erstellen → auswählen: Lager, Zone/Kategorie
3. Plattform zeigt Liste der zu zählenden Artikel (aus Waren-Datensätzen)

Tatsächliche Zählung

4. Physisch zum Regal gehen → jeden Artikel scannen → physische Menge eingeben
5. Systemmengen während der Zählung nicht ansehen — Zählung muss objektiv sein
6. Falls nicht auf der Sitzungsliste vorhandene Artikel gefunden → manuell als neu hinzufügen

Abgleich

7. Nach Sitzungsabschluss → Plattform zeigt automatisch Differenzen:
   • Überschuss (physisch > System): nicht erfasster Bestand — mögliche Ursachen: nicht registrierter Wareneingang, unvollständige Retoure
   • Fehlmenge (physisch < System): „Geistbestand" — mögliche Ursachen: unvollständiger Lieferschein, Diebstahl, nicht erfasster Schaden
8. Jede Differenz untersuchen: Lagerhistorie für diesen Artikel im letzten Zeitraum prüfen
9. Ursache identifiziert → Korrektur mit korrektem Grund erfassen → Bestand stimmt mit Realität überein

Wichtigste Arbeitsabläufe

Arbeitsablauf 1 — Klasse-A Cycle Count (monatlich)

Erster Montag des Monats → Cycle Count Klasse-A-Artikel
→ Physische Inventur → Neue Sitzung → Klasse-A-Kategorie filtern
→ Regale mit Scanner durchgehen
→ Sitzung abschließen → Differenzen analysieren
→ Differenzen < 1% ohne klare Ursachen → direkte Korrektur mit Grund „Cycle-Count-Abgleich"
→ Differenzen > 1% → Lagerhistorie untersuchen → Ursache identifiziert
→ Korrekturen mit spezifischem Grund erfassen (Diebstahl, Schaden, Erfassungsfehler)
→ Ergebnisse an Manager melden

Arbeitsablauf 2 — Korrektur nach erkannter Differenz

Eingangs- oder Kommissionierer meldet: „Artikel X zeigt 50 Einheiten im System aber physisch nur 43"
→ Lagerhistorie für Artikel X prüfen → verdächtige Bewegungen suchen
→ Wenn Ursache gefunden (z.B. unvollständiger Lieferschein) → Lieferschein abschließen → Bestand passt sich automatisch an
→ Wenn keine Ursache → Korrekturen & Verluste → Hinzufügen:
   - Artikel, Menge: 7 Einheiten (die Differenz)
   - Typ: Fehlmenge
   - Grund: „Ungeklärte Differenz — untersucht"
   - Lager
→ Bestand auf 43 Einheiten korrigiert
→ An Manager für Wiederholungsursachen-Analyse melden

Arbeitsablauf 3 — Interner Transfer (Bestandsumverteilung)

Lager A hat Überschuss von Artikel X, Lager B liegt unter Mindestbestand
→ Lager → Interne Transfers → Hinzufügen
→ Ausfüllen:
   - Quelllager: A
   - Ziellager: B
   - Artikel: Artikel X, Menge: [zu bewegende Menge]
→ Transfer bestätigen
→ Bestand nimmt in A ab und steigt in B automatisch
→ Physischer Mitarbeiter bewegt Ware → bestätigt Transferdurchführung
→ Transfer erscheint in Historie beider Lager

Arbeitsablauf 4 — Internen Verbrauch erfassen (Materialentnahme)

Produktion verbraucht Rohmaterial aus Lager für Fertigungsauftrag
→ Lager → Materialentnahmeschein → Hinzufügen
→ Ausfüllen:
   - Verbrauchte Artikel und Mengen
   - Projekt/Fertigungsauftrag zur Kostenzuordnung
   - Quelllager
→ Bestätigen
→ Bestand nimmt ab → Kosten dem Projekt/Kostenstelle zugeordnet
→ Produktion hat Rückverfolgbarkeit: welches Rohmaterial in welches Fertigerzeugnis geflossen ist

Vollständige Rückverfolgbarkeit — Lagerhistorie

Die Lagerhistorie ist das vollständige Protokoll aller Lagerbewegungen. Jede Bewegung die in einem WMS-Modul erfasst wird, erscheint hier automatisch:

Nutzung der Historie für Untersuchungen:

• Nach Artikel filtern → alle Bewegungen eines Artikels im Zeitverlauf
• Nach Lager filtern → alle Bewegungen eines Standorts
• Nach Datum filtern → was in einem bestimmten Zeitraum passiert ist
• Nach Mitarbeiter filtern → wer eine Bewegung erfasst hat

Kennzahlen

Praktische Tipps

Nicht ohne Untersuchung korrigieren. Eine durch Korrektur ohne echten Grund verdeckte Differenz löst das Problem nicht — sie versteckt es. Beim nächsten Mal wird die Differenz größer.

Cycle Count ist besser als jährliche Inventur. Eine jährliche Zählung entdeckt über 12 Monate angesammelte Fehler. Monatliche Cycle Counts erkennen Fehler innerhalb von 30 Tagen.

Interner Transfer = Pflichtdokument. Waren physisch bewegen ohne Transfer im System zu erstellen bedeutet, dass beide Lager falschen Bestand zeigen — auch wenn der unternehmensweite Gesamtbestand korrekt ist.

Der Mindestbestandsbericht ist für Einkauf, nicht für Sie. Wöchentlich generieren und an den Einkaufssachbearbeiter senden — er ist derjenige, der handelt.