Vertriebsabteilung

Abgedeckte Rollen: SDR · Vertriebsmitarbeiter · Account Manager · Vertriebsleiter
Hauptmodule: Leads · Verkaufschancen · Angebote · Verkaufsaufträge · Verträge · Rechnungen · Zahlungen · Provision · Ziele

Für wen ist dieser Leitfaden

Ihre Modulkarte

AKQUISE                QUALIFIZIERUNG       ANGEBOT
───────                ──────────────       ───────
Leads                  Verkaufschancen      Angebote
Lead-Formulare         Lead-Scoring         Verkaufsaufträge
Facebook Leads         Termine              Verträge
Lead-E-Mail-Integration Lead-Pipelines      E-Mail-Builder

RECHNUNGEN & ZAHLUNGEN  ÜBERWACHUNG         KOMMUNIKATION
──────────────────────  ───────────         ─────────────
Rechnungen              Ziele               Posteingang
Zahlungen               Vertriebs-KPI       WhatsApp
Wiederkehrende Rechnungen Berichte          Ankündigungen
Provision               DataPulse           Marketingkampagnen
Vertriebsmitarbeiter    Vertriebsleistung

Empfohlene Tagesroutine

Morgens (15–20 Min.)

1. Haupt-Dashboard — /admin

Beim Öffnen des CRM die Widgets prüfen:

• Neue unkontaktierte Leads vom letzten Tag (Quelle: Webformular, Facebook, E-Mail)
• Heute fällige Aufgaben — zuvor gesetzte Follow-ups
• Abgelaufene Angebote die erneut gesendet oder aktualisiert werden müssen
• Überfällige Rechnungen für Ihre Kunden — Kontakt erforderlich

2. Leads-Pipeline — /admin/leads (Ansicht: Kanban)

Spalte „Neu" auf unqualifizierte Leads und Spalte „Follow-up" auf was heute kontaktiert werden muss prüfen.

3. Ausstehende Angebote — /admin/proposals?status=4 (Gesendet)

Gesendete aber unakzeptierte Angebote — Kandidaten für einen Follow-up-Anruf.

Im Laufe des Tages

Leadstatus nach jeder Interaktion aktualisieren — Karte auf Kanban in die neue Phase ziehen oder Status aus dem Lead-Datensatz ändern.

Aktivitäten protokollieren aus dem Lead- oder Verkaufschancen-Datensatz:

• Telefongespräch → Typ: Anruf, Dauer, Zusammenfassung
• Gesendete E-Mail → Kopie anhängen
• Meeting → mit dem Terminmodul verknüpft

Erinnerungen setzen für jeden Lead ohne Follow-up-Datum — kein Lead sollte „hängen" bleiben.

Wöchentlich (30 Min.)

• Ziele /admin/goals — Fortschritt vs. Monatsziel
• Provisionen /admin/commission — was aus neuen Zahlungen generiert wurde
• Pipeline-Review — Leads die >14 Tage in derselben Phase feststecken
• Abgelaufene Angebote — Entscheidung: erneut senden oder als Verloren markieren

Hauptworkflows

1. Lead → Zahlung — der vollständige Vertriebsablauf

→ Detaillierter Leitfaden: Lead → Zahlung

Lead (erfasst) → Qualifiziert → Verkaufschance → Angebot
→ Akzeptiert → Verkaufsauftrag → Rechnung → Zahlung ✓

2. Vollständiger Handelszyklus — bei Lagerprodukten

→ Detaillierter Leitfaden: Vollständiger Handelszyklus

3. Vertrag: Genehmigung + Unterschrift

→ Detaillierter Leitfaden: Vertrag: Genehmigung + Unterschrift

Pipeline und Leads — effizient arbeiten

Kanban vs. Listenansicht

Drag-Drop in der Pipeline

Sie können einen Lead direkt auf dem Kanban-Bildschirm von einer Phase in eine andere ziehen. Beim Ablegen:

• Status wird automatisch aktualisiert
• Der Hook lead_status_changed löst jede konfigurierte Workflow-Automatisierung aus

Verlorene und Junk-Leads

Angebote — praktischer Leitfaden

Schnellerfassung

1. Aus Lead oder Verkaufschance → Angebot erstellen (Kontaktdaten werden automatisch übernommen)
2. Vorlage auswählen oder Inhalt schreiben
3. Zeilen hinzufügen: Produkte/Dienstleistungen, Mengen, Preise, Rabatte, Steuern
4. Ablaufdatum festlegen (open_till) — Empfehlung: 14–30 Tage

Angebotsstatussen

Rechnungen und Zahlungen

Rechnung senden

Aus Rechnung → Senden → automatische E-Mail mit PDF und Kundenportal-Link.

Wiederkehrende Rechnungen

Für monatliche Abonnements: /admin/invoices/recurring — Betrag, Häufigkeit (monatlich, vierteljährlich, jährlich), Startdatum und Anzahl der Zyklen festlegen.

Rechnungsstatus verfolgen

Provisionen — Berechnungsweise

Auslöser

Provision wird nach Rechnungszahlung berechnet, nicht nach Vertragsunterzeichnung oder Angebotsversand.

Provisionsrichtlinientypen

Provisionen prüfen

Als Agent: /admin/commission — Liste aller Provisionen mit paid-Status (0=ausstehend, 1=bezahlt).

→ Vertriebsprovision

Ziele — Vorgaben und Leistung

Zieltypen

Nützliche Automatisierungen für das Vertriebsteam

Konfigurierbar in Workflow-Automatisierung (/admin/workflow_automation):

Schnellreferenz

Workflows: Lead → Zahlung · Vollständiger Handelszyklus · Vertrag: Genehmigung + Unterschrift · Marketing → Lead

Module: Leads · Lead-Pipelines · Lead-Scoring · Verkaufschancen · Angebote · Verkaufsaufträge · Verträge · Rechnungen · Wiederkehrende Rechnungen · Zahlungen · Vertriebsprovision · Ziele · Kunden

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