Wareneingangsoperator — GRN (NIR)

Abteilung: Lager & Logistik
Ebene: Operativ
Primäres Ziel: Waren von Lieferanten physisch empfangen, den Wareneingang (GRN / NIR) im System erfassen und den Lagerbestand in Echtzeit aktualisieren

Was diese Rolle tut

Der Wareneingangsoperator ist das erste Glied in der physischen Lagerkette. Er nimmt von Lieferanten angelieferte Waren entgegen, prüft sie anhand der Bestellung (Purchase Order), erfasst den Wareneingang (Nota de Intrare-Recepție / NIR) in CRMconnect — mit oder ohne Barcodescanner — und meldet jede Abweichung, bevor die Waren in den aktiven Lagerbestand übergehen.

Täglich genutzte Module

Barcodescanner — Verwendung

CRMconnect unterstützt einen Barcodescanner im GRN-Modul. Schließen Sie den Scanner an (USB HID oder Bluetooth) — die Plattform erkennt ihn automatisch als Eingabegerät.

Wareneingang mit Scanner:

1. Den erstellten GRN öffnen (oder einen neuen anlegen)
2. Das Barcodefeld in der Artikelzeile fokussieren
3. Den Barcodeaufkleber auf der Verpackung/dem Produkt scannen
4. Die Plattform sucht automatisch die SKU in Artikel und füllt die Zeile aus
5. Empfangene Menge eingeben → Zeile bestätigen
6. Für jeden Artikel der Lieferung wiederholen

Vorteile des Scanners gegenüber manueller Erfassung:

• Eliminiert SKU-Fehler (falsche Artikel werden nicht eingebucht)
• Beschleunigt den Wareneingang um ca. 60 % gegenüber der manuellen Eingabe
• Erstellt einen vollständigen Prüfpfad: Operator + Zeitstempel + SKU + Menge

Ohne Scanner: Sie können den Artikel im GRN-Artikelfeld nach Code oder Name suchen. Die Vorgehensweise ist identisch, nur langsamer.

Tagesablauf

Bei Eintreffen eines Transports

1. Dokumente vom Fahrer entgegennehmen: Lieferschein/CMR des Lieferanten + Rechnung (falls physisch mitgeschickt)
2. Bestellungen öffnen → zugehörige Bestellung suchen (nach Nummer oder Lieferant)
3. Visuell prüfen, ob Lieferant und Artikel auf Rechnung/Lieferschein mit der Bestellung übereinstimmen
4. Neuen GRN anlegen → entsprechende Bestellung zuordnen

Physischer Wareneingang und Erfassung

5. Jeden empfangenen Artikel zählen/wiegen
6. GRN Zeile für Zeile ausfüllen (mit Scanner oder manuell):
   • Artikel (SKU)
   • Empfangene Menge
   • Ziellager
   • Charge / Seriennummer (falls das Produkt chargenverfolgt wird)
7. Bei einer Abweichung gegenüber der Bestellung → fallbezogen vorgehen (siehe Arbeitsabläufe)
8. GRN abschließen → Bestand aktualisiert sich automatisch in Artikel

Am Schichtende

9. In Artikel prüfen, ob die Bestandsniveaus die heutigen Wareneingänge widerspiegeln
10. Physische Dokumente (unterschriebener GRN, Lieferschein des Lieferanten) an den Kreditorenbuchhalter übergeben

Wichtigste Arbeitsabläufe

Ablauf 1 — Vollständiger konformer Wareneingang

Lieferant liefert genau das, was in der Bestellung steht
→ GRN anlegen → Bestellung zuordnen
→ Jeden Artikel und jede Menge scannen/eingeben
→ Alle Zeilen stimmen mit der Bestellung überein ✓
→ GRN abschließen
→ Bestand erhöht sich automatisch in Artikel
→ Bestellung wechselt in Status „Empfangen"
→ Kreditorenbuchhalter benachrichtigen: GRN abgeschlossen, Lieferantenrechnung kann validiert werden

Ablauf 2 — Teillieferung

Lieferant liefert 60 von 100 bestellten Einheiten
→ GRN anlegen → Bestellung zuordnen
→ TATSÄCHLICH empfangene Mengen eingeben (60 Einheiten)
→ Partiellen GRN abschließen
→ Bestand aktualisiert sich mit 60 Einheiten
→ Bestellung bleibt für die verbleibenden 40 Einheiten offen
→ Einkauf benachrichtigen: Teillieferung, Rest noch ausstehend
→ Kreditorenbuchhalter validiert Rechnung nur für die empfangene Menge

Ablauf 3 — Beschädigte oder nicht konforme Waren

Beim Zählen: 5 beschädigte Einheiten in einer Lieferung von 100 Einheiten
→ GRN für die 95 konformen Einheiten anlegen → abschließen
→ Für die 5 beschädigten Einheiten: nicht in den aktiven Bestand aufnehmen
→ Lager → Korrekturen & Verluste → Hinzufügen
   → Artikel, Menge: 5 Einheiten, Grund: „Beim Wareneingang beschädigt"
   → Fotos anhängen falls für Reklamationen benötigt
→ Einkauf benachrichtigen, damit eine Lastschrift an den Lieferanten ausgestellt wird
→ Oder: Lager → Lieferantenretouren → physische Rücksendung anlegen

Ablauf 4 — Unbekannter Artikel im System (neue SKU)

Lieferant liefert ein Produkt, das in Artikel nicht existiert
→ GRN kann ohne gültige SKU nicht abgeschlossen werden
→ Lagerleiter oder Einkauf benachrichtigen
→ Manager legt Artikel in Artikel mit korrekten Daten an
→ Zurück zum GRN → Zeile mit neuer SKU hinzufügen → abschließen

Vollständige Rückverfolgbarkeit eines GRN

Jeder abgeschlossene GRN erstellt einen prüfbaren Datensatz in der Lagerhistorie:

GRN #[Nummer] ←→ Bestellung #[Nummer] ←→ Lieferant ←→ Lieferantenrechnung
       ↓
Artikel: SKU + Menge + Lager + Eingangsdatum + Operator
       ↓
Lagerhistorie: Eintrag mit allen Details sichtbar

Wenn jemand fragt „Woher stammt Bestand X im Lager Y?" — finden Sie die Antwort unter Lager → Historie, gefiltert nach SKU und Datum.

Wichtige Kennzahlen

Praktische Tipps

Scannen vor der Unterschrift auf dem Lieferschein des Lieferanten. Unterschreiben Sie das Transportdokument nicht, bevor Sie die Waren physisch gezählt und geprüft haben. Die Unterschrift bestätigt einen konformen Wareneingang.

Ein GRN = eine Lieferung, nicht ein Lieferant. Wenn derselbe Lieferant am selben Tag zweimal mit verschiedenen Fahrzeugen liefert → zwei separate GRNs, jeder mit eigenen Dokumenten.

Beschädigte Waren sofort fotografieren. Lieferantenreklamationen sind wesentlich einfacher durchzusetzen, wenn zum Zeitpunkt des Wareneingangs visuelle Beweise im System angehängt sind.

Chargen- und Seriennummern sind wichtig, wenn Produkte verfolgt werden. Lassen Sie Chargen-/Serienfelder bei Produkten, die diese erfordern, nicht leer — die vollständige Rückverfolgbarkeit hängt davon ab.