Kassierer / Schatzmeister

Abteilung: Finanzen
Ebene: Operativ
Hauptziel: Bargeld und Liquiditätspositionen des Unternehmens verwalten — Kassenbuch, Bankabgleich, Handkasse, interne Budgets

Was diese Rolle tut

Der Kassierer/Schatzmeister verwaltet die Bargeldflüsse des Unternehmens: führt das tägliche Kassenbuch, stimmt Kontoauszüge mit erfassten Zahlungen ab, verwaltet interne Fonds (Handkasse, Abteilungsbudgets, Rücklagen) und stellt sicher, dass die Kassenposition jederzeit korrekt und prüfbar ist.

Täglich genutzte Module

Tagesablauf

Kasse öffnen (morgens)

1. Kassenbuch → Öffnungssaldo prüfen (= Schlusssaldo des Vortages)
2. Bargeld physisch zählen → bestätigen dass Systemsaldo übereinstimmt
3. Bei Differenz → Transaktionen des Vortages untersuchen bevor weitergemacht wird

Tagsüber — Barzahlungen erfassen

4. Jeder Bargeldeingang (Kundenbargeldzahlung, Bareinzahlung) → Kassenbuch → Eingang hinzufügen:
   • Typ: Eingang
   • Betrag, Datum, Beschreibung (z.B. „Zahlung Rechnung #F2026-0145 — Kunde Ionescu GmbH")
   • Zahlungsart: Bargeld
5. Jeder Bargeldausgang (Barzahlung an Lieferant, Betriebsausgaben) → Kassenbuch → Ausgang hinzufügen:
   • Typ: Ausgang
   • Betrag, Datum, Beschreibung, Ausgabenbegründung
   • Fiskalbeleg verknüpfen (falls im System verfügbar)

Bankabgleich (täglich oder beim Eingang des Auszugs)

6. Kontoauszug von der Bank erhalten (MT940, CSV oder aus Online-Banking herunterladen)
7. Kontoauszug → Datei importieren oder jede Zeile manuell hinzufügen
8. Jede Bankzeile mit entsprechender CRM-Transaktion verknüpfen:
   • Bankeingang = Kundenzahlung → Eintrag in Zahlungen zuordnen
   • Bankausgang = Lieferantenzahlung → Lieferantenrechnung zuordnen
9. Nicht abgeglichene Zeilen am Tagesende → untersuchen: interner Transfer? Nicht erfasste Bankgebühr?

Handkasse und interne Budgets verwalten

10. Kontostände → Niveau jedes internen Fonds prüfen:
    • Zentrale Handkasse
    • Filial-Handkasse (falls vorhanden)
    • Zugewiesene Abteilungsbudgets
11. Wenn Fonds unter Mindestschwelle → Wiederauffüllung einleiten (Transfer vom Hauptkonto)

Kasse schließen (Tagesende)

12. Kassenbuch → Tagesbericht erstellen: Gesamteingänge, Gesamtausgänge, Schlusssaldo
13. Bargeld physisch zählen → bestätigen dass Systemsaldo übereinstimmt
14. Kassenbericht unterschreiben (physisch oder digital)
15. Jede Differenz → als Korrektur mit angegebenem Grund erfassen

Wichtigste Arbeitsabläufe

Arbeitsablauf 1 — Tägliches Kassenbuch

Tag öffnen → Öffnungssaldo prüfen
       ↓
Tagsüber:
  Bargeldeingänge: Kundenzahlungen, Einzahlungen → jeden erfassen
  Bargeldausgänge: Barzahlungen Lieferanten, Ausgaben → jeden mit Begründung erfassen
       ↓
Tag schließen:
  → Tagesbericht erstellen
  → Bargeld physisch zählen
  → Bestätigen dass physisch gezählt = Buchbestand
  → Unterschreiben / archivieren
  → Bei Differenz → Korrektur mit dokumentiertem Grund

Arbeitsablauf 2 — Kontoauszug abgleichen

Kontoauszug erhalten (täglich oder bei Bedarf)
→ Kontoauszug → Datei importieren (MT940 / CSV)
  ODER Zeilen manuell hinzufügen
       ↓
Jede Bankzeile → zuordnen zu:
  ├── Kundenzahlung → Eintrag in Zahlungen
  ├── Lieferantenzahlung → Lieferantenrechnung oder Einkauf
  ├── Betriebsausgabe → Ausgaben oder Kassenbuch
  └── Bankgebühr → als Ausgang mit Typ „Gebühr" erfassen
       ↓
Nicht abgeglichene Zeilen → untersuchen:
  ├── Zahlung von unbekanntem Kunden → Kunden oder Debitorenbuchhalter kontaktieren
  ├── Unbekannter Ausgang → Bank oder Betriebsteam kontaktieren
  └── Interner Transfer zwischen eigenen Konten → als Transfer ohne GuV-Auswirkung erfassen
       ↓
CRM-Systemsaldo = Banksaldo ✓

Arbeitsablauf 3 — Handkasse verwalten

Mitarbeiter tätigt Ausgabe mit Handkasse
→ Bringt Quittung/Fiskalbon
→ Quittung auf Gültigkeit prüfen (Lieferant, Betrag, Datum)
→ Kontostände → Entnahme aus Handkasse-Fonds
  → Betrag, Datum, Beschreibung, verantwortlicher Mitarbeiter
→ Quittung im System erfassen (falls einem Lieferanten zuordnbar)
→ Fonds sinkt um entnommenen Betrag

Handkasse-Fonds erreicht Mindestschwelle:
→ Kontostände → Transfer vom Hauptkonto
  → Wiederauffüllungsbetrag
  → Kontoauszug → mit Bankausgang verknüpfen
→ Fonds auf Standardniveau zurückgesetzt

Bankabgleich — Perioden und Häufigkeiten

Empfehlung: Täglicher Abgleich vermeidet das Ansammeln von Differenzen und macht den Monatsabschluss erheblich schneller.

Kassenbelege und Archivierung

Jede Kassenbewegung muss einen Beleg haben:

Physische Belege werden monatlich in fortlaufend nummerierten Kassenmappen archiviert.

Kennzahlen

Praktische Tipps

Kasse zählen bevor CRM geöffnet wird. Ein von der Systemzahl unbeeinflusste Zählung ist die einzige echte Validierung. Wird das System zuerst geöffnet, neigt man dazu so zu zählen, dass die angezeigte Zahl bestätigt wird.

Jeder Bargeldausgang muss vorher belegt sein. Nicht erfassen „bringt Quittung morgen" — entweder die Quittung liegt vor oder das Bargeld wird nicht ausgezahlt.

Bankgebühren sind Ausgaben, keine Fehler. Explizit im Kontoauszug als Ausgänge mit Typ „Bankgebühr" erfassen — sonst erscheinen sie als Differenzen beim Abgleich.

Transfers zwischen eigenen Konten sind keine Einnahmen oder Ausgaben. Ein Transfer vom Girokonto auf ein Depot oder auf die Handkasse muss als „interner Transfer" erfasst werden — wirkt sich nicht auf die GuV aus.