Glossar der kaufmännischen Dokumente
Kurzreferenz für alle kaufmännischen Dokumente in CRMConnect — was jedes ist, wann es verwendet wird, womit es häufig verwechselt wird und was danach kommt.
Schnellübersicht — alle Dokumente
| Dokument | Bereich | Wann erstellen | Was folgt |
|---|---|---|---|
| Angebot | Vertrieb | Formelles Angebot an Kunden zur Annahme senden | Verkaufsauftrag → Rechnung |
| Verkaufsauftrag / Kostenvoranschlag | Vertrieb | Auftrag intern bestätigen oder einfaches Angebot erstellen | Rechnung (direkt) |
| Proformarechnung | Vertrieb | Kunde möchte Vorausinformation vor Zahlung | Rechnung (nach Zahlung) |
| Wiederkehrende Proformarechnung | Vertrieb | Automatisch wiederholte Proforma (Abonnements) | Rechnung |
| Rechnung | Vertrieb | Fiskalisches Dokument nach Lieferung oder Zahlung | Zahlung |
| Wiederkehrende Rechnung | Vertrieb | Automatisch periodisch generiert (Abonnements) | Zahlung |
| Gutschrift / Stornierung | Vertrieb | Ausgestellte Rechnung teilweise oder vollständig stornieren | — |
| Zahlung | Vertrieb | Zahlungseingang erfassen | Provision (automatisch) |
| Wareneingangsbescheinigung (WEB) | Lager | Waren kommen vom Lieferanten | Bestand erhöht |
| Lieferschein | Lager | Waren an Kunden versenden | Rechnung (optional) |
| Packliste | Lager | Pakete vor dem Versand vorbereiten | AWB |
| AWB | Lager / Kurier | Transportdokument generieren | Sendungsverfolgung |
| Materialentnahmeschein | Lager | Materialien aus dem Lager für internen Verbrauch entnehmen | Bestand reduziert |
| Interne Umlagerung | Lager | Bestand zwischen Lagern bewegen | — |
| Lieferretoure | Lager | Kunde gibt Waren zurück | Bestand erhöht + Gutschrift |
| Einkaufsretoure | Lager | Waren an Lieferanten zurückgeben | Bestand reduziert + Lastschrift |
| Physische Inventur | Lager | Bestand physisch zählen | Bestandskorrektur |
| Einkaufsanfrage | Einkauf | Interner Antrag auf Genehmigung des Einkaufs | RFQ oder direkter PO |
| Angebotsanfrage (RFQ) | Einkauf | Angebot von Lieferanten anfragen | Lieferantenangebot |
| Lieferantenangebot | Einkauf | Lieferant antwortet auf RFQ | Bestellung |
| Bestellung (PO) | Einkauf | Verbindliche Bestellung beim Lieferanten aufgeben | WEB + Lieferantenrechnung |
| Lieferantenrechnung | Einkauf | Vom Lieferanten erhaltene Rechnung erfassen | Lieferantenzahlung |
| Lastschrift | Einkauf | Lieferantenrechnung zu Ihren Gunsten korrigieren | — |
| Steuerquittung | Einkauf | Barzahlung an Lieferanten bestätigen | — |
| Vertrag | CRM | Eine Zusammenarbeit rechtlich formalisieren (Kunde oder Lieferant) | Projekt / Fakturierung |
Vertriebsdokumente — Details
Angebot vs. Verkaufsauftrag — die häufigste Verwechslung
| Angebot | Verkaufsauftrag / Kostenvoranschlag | |
|---|---|---|
| Zweck | Formelles Angebot zur Annahme durch den Kunden | Internes Auftragsdokument oder einfaches Angebot |
| Kundenportal | ✅ Ja — Kunde sieht, kommentiert, akzeptiert/lehnt ab | ✅ Ja — Kunde kann herunterladen, interagiert aber nicht |
| Digitale Unterschrift | ✅ Möglich (über beigefügten Vertrag) | ❌ Nein |
| Umwandlung | → Verkaufsauftrag → Rechnung | → Rechnung direkt |
| Status | Entwurf · Gesendet · Angesehen · Akzeptiert · Abgelehnt · Überarbeitet | Entwurf · Gesendet · Abgelehnt · Akzeptiert · Abgelaufen · Storniert · Fakturiert |
| Wann verwenden | Komplexe Angebote mit Text, Argumenten, Design | Einfache Aufträge, schnelle Angebote, interne Aufträge |
| URL | /admin/proposals |
/admin/estimates |
Praktische Regel: Wenn der Kunde ausdrücklich zustimmen muss und das Dokument redaktionellen Inhalt hat (Einleitung, Vorteile, Bedingungen), verwenden Sie ein Angebot. Wenn es nur eine Produktliste + Preise ist, die direkt zur Rechnung gehen, verwenden Sie einen Verkaufsauftrag.
Proformarechnung vs. Rechnung
| Proformarechnung | Rechnung | |
|---|---|---|
| Buchhalterische Auswirkungen | ❌ Nein — nicht in der Buchhaltung erfasst | ✅ Ja — registriertes Fiskalbeleg |
| MwSt. erhoben | ❌ Nein | ✅ Ja |
| eRechnung ANAF | ❌ Nicht an ANAF gesendet | ✅ Pflicht (B2B Rumänien) |
| Wann verwenden | Kunde möchte den Betrag vor der Zahlung sehen; Vorauszahlung | Nach Lieferung oder Auftragsbestätigung |
| Übergang zur Rechnung | Schaltfläche „Rechnung erstellen" aus der Proforma | — |
| URL | /admin/proformas |
/admin/invoices |
Praktische Regel: Proforma = „Ich teile Ihnen mit, was Sie zahlen werden". Rechnung = „Sie haben gezahlt / Sie sind zur Zahlung verpflichtet". Der Kunde zahlt auf Basis der Proforma, Sie stellen die Rechnung nach Geldeingang aus.
Rechnung vs. Wiederkehrende Rechnung
| Rechnung | Wiederkehrende Rechnung | |
|---|---|---|
| Erstellung | Manuell oder aus Angebot/Verkaufsauftrag | Automatisch, in konfiguriertem Intervall |
| Wann verwenden | Jeder einmalige Verkauf | Abonnements, Verträge mit monatlicher/vierteljährlicher/jährlicher Abrechnung |
| Konfiguration | — | Startdatum, Häufigkeit, Anzahl der Zyklen oder „unendlich" |
| URL | /admin/invoices |
/admin/invoices/recurring |
Gutschrift (Stornorechnung)
Storniert eine bereits ausgestellte Rechnung teilweise oder vollständig.
Wann erstellen:
- Kunde gibt Waren zurück → Gutschrift für den Rückgabewert
- Falsch fakturiert (Preis, Menge, MwSt.) → Gutschrift + korrekte Neurechnung
- Sie gewähren einen nachträglichen Rabatt
Wichtig: Eine Gutschrift reduziert die Forderung gegenüber dem Kunden. Die Originalrechnung wird nicht aus den Aufzeichnungen gelöscht.
URL:
/admin/credit_notes
Referenz: Gutschriften
Lagerdokumente — Details
Dokumentenkette für eine Lieferung
[Bestätigter Verkaufsauftrag]
↓
[Kommissionierung — Mitarbeiter sammelt Produkte]
↓
[Packliste] — Liste der Pakete mit enthaltenen Produkten
↓
[AWB] — aus Packliste über Innoship oder Kuriere generiert
↓
[Lieferschein] — Fiskalbeleg begleitet die Ware (falls erforderlich)
↓
[Rechnung] — beim Versand oder nach Eingangsbestätigung ausgestellt
Wareneingangsbescheinigung vs. Lieferschein
| Wareneingangsbescheinigung | Lieferschein | |
|---|---|---|
| Richtung | Waren eingehend ins Lager (vom Lieferanten) | Waren ausgehend aus dem Lager (an Kunden) |
| Erstellt von | Einkauf / Lagerteam | Lager / Logistikteam |
| Verknüpft mit | Bestellung (PO) | Verkaufsauftrag |
| Bestandsauswirkung | Bestand erhöht | Bestand reduziert |
| URL | /admin/warehouse/manage_purchase |
/admin/warehouse/manage_delivery |
Packliste vs. AWB
| Packliste | AWB | |
|---|---|---|
| Was es ist | Interne Liste des Paketinhalts | Transportdokument beim Kurier generiert |
| Erstellt in | CRMConnect (Lager) | Automatisch über Innoship / Cargus / FanCourier API |
| Enthält | Produkte, Mengen, Gewicht, Abmessungen | Sendungsnummer, Adresse, Kurierdienst |
| Ablauf | Genehmigte Packliste → AWB generieren | AWB gedruckt und auf Paket geklebt |
Einkaufsdokumente — Details
Vollständiger Einkaufsablauf
[Bedarf erkannt]
↓
[Einkaufsanfrage] ← interner Antrag, Managergenehmigung erforderlich
↓
[RFQ — Angebotsanfrage] ← an 1+ Lieferanten gesendet
↓
[Lieferantenangebote] ← erhalten und verglichen
↓
[Bestellung (PO)] ← verbindliche Bestellung beim gewählten Lieferanten
↓
[Wareneingangsbescheinigung] ← Waren ins Lager
↓
[Lieferantenrechnung] ← erhaltene Rechnung erfassen
↓
[Lieferantenzahlung] ← Zahlung leisten
Einkaufsanfrage vs. RFQ
| Einkaufsanfrage | RFQ | |
|---|---|---|
| Richtung | Intern — vom Mitarbeiter zum Manager | Extern — von Ihnen an Lieferanten |
| Zweck | Budget- / Bedarfsgenehmigung | Preisangebote einholen |
| Lieferantenkontakt | ❌ Nein | ✅ Ja |
| URL | /admin/purchase/purchase_request |
/admin/purchase/purchase_request (andere Ansicht) |
Lieferantenrechnung vs. Lastschrift
| Lieferantenrechnung | Lastschrift | |
|---|---|---|
| Was es ist | Vom Lieferanten erhaltene Rechnung für Waren/Dienstleistungen | Korrektur, die Schulden des Lieferanten Ihnen gegenüber erhöht |
| Wann verwenden | Jeder Einkauf | Sie geben Waren zurück und der Lieferant schuldet Ihnen Geld zurück |
| URL | /admin/purchase/myinvoices |
/admin/purchase/debit_notes |
Entscheidungsbaum — „Welches Dokument erstelle ich?"
Verkauf — welches Dokument sende ich dem Kunden?
Kunde hat nach einem Angebot gefragt?
│
├── Ja, formelles Angebot mit Präsentation und Bedingungen
│ → ANGEBOT (/admin/proposals)
│
└── Ja, schnelles Angebot / Preisliste / Direktauftrag
→ KOSTENVORANSCHLAG (/admin/estimates)
Kunde hat akzeptiert und möchte zahlen?
│
├── Möchte Betrag vor Zahlung sehen (Vorauszahlung)
│ → PROFORMARECHNUNG (/admin/proformas)
│
└── Zahlt bei Lieferung oder möchte Fiskalbeleg
→ RECHNUNG (/admin/invoices)
Falsch fakturiert oder Kunde gibt Waren zurück?
→ GUTSCHRIFT (/admin/credit_notes)
Kunde hat monatliches/jährliches Abonnement?
→ WIEDERKEHRENDE RECHNUNG (/admin/invoices/recurring)
Lager — welches Dokument erstelle ich für eine Lagerbewegung?
Waren ins Lager eingehend?
├── Vom Lieferanten (auf Basis eines PO)
│ → WARENEINGANGSBESCHEINIGUNG (/admin/warehouse/manage_purchase)
└── Retoure vom Kunden
→ LIEFERRETOURE (/admin/warehouse/manage_order_return_receipt)
Waren aus dem Lager ausgehend?
├── An Kunden (auf Basis eines Verkaufsauftrags)
│ → LIEFERSCHEIN (/admin/warehouse/manage_delivery)
├── Intern verbraucht (Produktion, Eigenbedarf)
│ → MATERIALENTNAHMESCHEIN (/admin/warehouse/goods_issue_note)
└── An Lieferanten zurückgegeben
→ EINKAUFSRETOURE (/admin/warehouse/manage_order_return_delivery)
Waren zwischen Lagern bewegen?
→ INTERNE UMLAGERUNG (/admin/warehouse/manage_internal_delivery)
Physische Inventur durchführen?
→ PHYSISCHE INVENTUR (/admin/warehouse/physical_inventory)
Häufige Verwechslungen
„Ich weiß nicht, ob ich eine Rechnung oder Proformarechnung erstellen soll"
Einfache Regel: Wenn der Kunde die Waren oder Dienstleistung erhalten hat → Rechnung. Wenn der Kunde zuerst zahlen muss → Proformarechnung, gefolgt von der Rechnung nach Geldeingang.
„Ich habe einen Verkaufsauftrag statt eines Angebots erstellt — kann ich umwandeln?"
Eine direkte Umwandlung existiert nicht. Sie müssen ein neues Angebot erstellen. Nächstes Mal: Wenn der Kunde im Portal ausdrücklich interaktiv zustimmen muss → Angebot; wenn nicht → Verkaufsauftrag.
„Lieferantenrechnung vs. Rechnung (Kunde) — was ist was?"
- Rechnung (
/admin/invoices) = Rechnungen, die Sie an Kunden ausstellen - Lieferantenrechnung (
/admin/purchase/myinvoices) = Rechnungen, die Sie von Lieferanten erhalten
Das sind vollständig getrennte Module mit unterschiedlichen Abläufen.
„Packliste oder Lieferschein — was drucke ich?"
- Packliste = internes Lagerdokument (was ins Paket kommt). Für den Lagerarbeiter drucken.
- Lieferschein = Dokument begleitet die Ware zum Kunden (ggf. Fiskalbeleg). Für den Fahrer/Kurier drucken.
- AWB = Kurierdokument (Innoship/Cargus/FanCourier). Auf Paket kleben.
Alle drei können für dieselbe Sendung existieren.
Referenzen
Vertriebsdokumente: Angebote · Verkaufsaufträge · Proformarechnungen · Rechnungen · Wiederkehrende Rechnungen · Gutschriften · Zahlungen
Lagerdokumente: Wareneingangsbescheinigung · Lieferscheine · Packlisten · Materialentnahmeschein · Interne Umlagerung · Lieferretoure · Einkaufsretoure · Physische Inventur
Einkaufsdokumente: Einkaufsanfragen · RFQ · Angebote · Bestellungen · Lieferantenrechnungen · Lastschriften · Steuerquittungen
Modulübergreifende Abläufe: Lead → Zahlung · Einkauf → Zahlung · OmniSales Fulfillment · Vollständiger Handelszyklus