Słowniczek dokumentów handlowych
Skrócona instrukcja wszystkich dokumentów handlowych w CRMConnect — czym jest każdy z nich, kiedy się go używa, z czym jest często mylony i co następuje po nim.
Szybki przegląd — wszystkie dokumenty
| Dokument | Obszar | Kiedy tworzyć | Co następuje |
|---|---|---|---|
| Propozycja/Oferta | Sprzedaż | Wysłanie formalnej oferty do klienta do akceptacji | Zamówienie sprzedaży → Faktura |
| Zamówienie sprzedaży / Wycena | Sprzedaż | Wewnętrzne potwierdzenie zamówienia lub prosta wycena | Faktura (bezpośrednio) |
| Faktura proforma | Sprzedaż | Klient chce informacji przed płatnością | Faktura (po płatności) |
| Cykliczna faktura proforma | Sprzedaż | Automatycznie powtarzana proforma (subskrypcje) | Faktura |
| Faktura | Sprzedaż | Dokument fiskalny po dostawie lub płatności | Płatność |
| Faktura cykliczna | Sprzedaż | Generowana automatycznie okresowo (subskrypcje) | Płatność |
| Nota kredytowa / Storno | Sprzedaż | Częściowe lub całkowite anulowanie wystawionej faktury | — |
| Płatność | Sprzedaż | Rejestracja wpływu płatności | Prowizja (automatycznie) |
| Dokument przyjęcia towaru (PZ) | Magazyn | Towary przychodzą od dostawcy | Stan zwiększony |
| Dokument dostawy (WZ) | Magazyn | Wysyłka towarów do klienta | Faktura (opcjonalnie) |
| Lista pakowania | Magazyn | Przygotowanie paczek przed wysyłką | AWB |
| AWB | Magazyn / Kurier | Wygenerowanie dokumentu transportowego | Śledzenie przesyłki |
| Dokument wydania materiału | Magazyn | Pobranie materiałów z magazynu do użytku wewnętrznego | Stan zmniejszony |
| Transfer wewnętrzny | Magazyn | Przeniesienie zapasów między magazynami | — |
| Zwrot dostawy | Magazyn | Klient zwraca towary | Stan zwiększony + Nota kredytowa |
| Zwrot zakupu | Magazyn | Zwrot towarów do dostawcy | Stan zmniejszony + Nota debetowa |
| Inwentaryzacja fizyczna | Magazyn | Fizyczne przeliczenie zapasów | Korekta stanu |
| Wniosek zakupowy | Zakupy | Wewnętrzny wniosek o zatwierdzenie zakupu | RFQ lub bezpośrednie PO |
| Zapytanie ofertowe (RFQ) | Zakupy | Zapytanie o ofertę do dostawców | Oferta dostawcy |
| Oferta dostawcy | Zakupy | Dostawca odpowiada na RFQ | Zamówienie zakupu |
| Zamówienie zakupu (PO) | Zakupy | Złożenie wiążącego zamówienia u dostawcy | PZ + Faktura dostawcy |
| Faktura dostawcy | Zakupy | Rejestracja faktury otrzymanej od dostawcy | Płatność dostawcy |
| Nota debetowa | Zakupy | Korekta faktury dostawcy na Twoją korzyść | — |
| Paragon podatkowy | Zakupy | Potwierdzenie płatności gotówkowej dostawcy | — |
| Umowa | CRM | Formalizacja prawna współpracy (klient lub dostawca) | Projekt / Fakturowanie |
Dokumenty sprzedażowe — szczegóły
Propozycja vs. Zamówienie sprzedaży — najczęstsza pomyłka
| Propozycja/Oferta | Zamówienie sprzedaży / Wycena | |
|---|---|---|
| Cel | Formalna oferta do akceptacji przez klienta | Wewnętrzny dokument zamówienia lub prosta wycena |
| Portal klienta | ✅ Tak — klient widzi, komentuje, akceptuje/odrzuca | ✅ Tak — klient może pobrać, ale nie interaktywnie działa |
| Podpis cyfrowy | ✅ Możliwy (przez dołączoną umowę) | ❌ Nie |
| Konwersja | → Zamówienie sprzedaży → Faktura | → Faktura bezpośrednio |
| Statusy | Szkic · Wysłana · Obejrzana · Zaakceptowana · Odrzucona · Zrewidowana | Szkic · Wysłana · Odrzucona · Zaakceptowana · Wygasła · Anulowana · Zafakturowana |
| Kiedy używać | Złożone oferty z tekstem, argumentami, projektem | Proste zamówienia, szybkie oferty, zamówienia wewnętrzne |
| URL | /admin/proposals |
/admin/estimates |
Praktyczna zasada: Gdy klient musi wyraźnie wyrazić zgodę i dokument ma zawartość redakcyjną (wstęp, korzyści, warunki), użyj Propozycji. Gdy to tylko lista produktów + ceny prowadząca bezpośrednio do faktury, użyj Zamówienia sprzedaży.
Faktura proforma vs. Faktura
| Faktura proforma | Faktura | |
|---|---|---|
| Skutki księgowe | ❌ Nie — niezarejestrowana w księgowości | ✅ Tak — zarejestrowany dokument fiskalny |
| Naliczony VAT | ❌ Nie | ✅ Tak |
| eFactura ANAF | ❌ Nie wysyłana do ANAF | ✅ Obowiązek (B2B Rumunia) |
| Kiedy używać | Klient chce zobaczyć kwotę przed płatnością; przedpłata | Po dostawie lub potwierdzeniu zamówienia |
| Przejście do faktury | Przycisk „Utwórz fakturę" z proformy | — |
| URL | /admin/proformas |
/admin/invoices |
Praktyczna zasada: Proforma = „Informuję Cię, ile zapłacisz". Faktura = „Zapłaciłeś / jesteś zobowiązany do zapłaty". Klient płaci na podstawie proformy, Ty wystawiasz fakturę po wpływie środków.
Faktura vs. Faktura cykliczna
| Faktura | Faktura cykliczna | |
|---|---|---|
| Tworzenie | Ręcznie lub z oferty/zamówienia | Automatycznie, w skonfigurowanym interwale |
| Kiedy używać | Każda jednorazowa sprzedaż | Subskrypcje, umowy z miesięcznym/kwartalnym/rocznym rozliczeniem |
| Konfiguracja | — | Data rozpoczęcia, częstotliwość, liczba cykli lub „nieskończona" |
| URL | /admin/invoices |
/admin/invoices/recurring |
Nota kredytowa (faktura korygująca)
Częściowo lub całkowicie anuluje już wystawioną fakturę.
Kiedy tworzyć:
- Klient zwraca towary → nota kredytowa na wartość zwrotu
- Nieprawidłowo zafakturowane (cena, ilość, VAT) → nota kredytowa + nowa poprawna faktura
- Udzielasz późniejszego rabatu
Ważne: Nota kredytowa zmniejsza należność od klienta. Oryginalna faktura nie jest usuwana z ewidencji.
URL:
/admin/credit_notes
Dokumentacja: Noty kredytowe
Dokumenty magazynowe — szczegóły
Łańcuch dokumentów dla dostawy
[Potwierdzone zamówienie sprzedaży]
↓
[Kompletacja — pracownik zbiera produkty]
↓
[Lista pakowania] — lista paczek z zawartymi produktami
↓
[AWB] — wygenerowany z listy pakowania przez Innoship lub kurierów
↓
[Dokument dostawy (WZ)] — dokument fiskalny towarzyszący towarowi (jeśli wymagany)
↓
[Faktura] — wystawiona przy wysyłce lub po potwierdzeniu odbioru
Dokument przyjęcia towaru vs. Dokument dostawy
| Dokument przyjęcia towaru (PZ) | Dokument dostawy (WZ) | |
|---|---|---|
| Kierunek | Towary wchodzące do magazynu (od dostawcy) | Towary wychodzące z magazynu (do klienta) |
| Tworzony przez | Dział zakupów / zespół magazynu | Magazyn / Logistyka |
| Powiązany z | Zamówienie zakupu (PO) | Zamówienie sprzedaży |
| Wpływ na stan | Stan zwiększony | Stan zmniejszony |
| URL | /admin/warehouse/manage_purchase |
/admin/warehouse/manage_delivery |
Lista pakowania vs. AWB
| Lista pakowania | AWB | |
|---|---|---|
| Co to jest | Wewnętrzna lista zawartości paczki | Dokument transportowy wygenerowany u kuriera |
| Tworzony w | CRMConnect (Magazyn) | Automatycznie przez API Innoship / Cargus / FanCourier |
| Zawiera | Produkty, ilości, wagę, wymiary | Numer przesyłki, adres, przewoźnik |
| Przepływ | Zatwierdzona lista pakowania → wygeneruj AWB | AWB wydrukowany i przyklejony na paczce |
Dokumenty zakupowe — szczegóły
Pełny przepływ zakupowy
[Identyfikacja potrzeby]
↓
[Wniosek zakupowy] ← wewnętrzny wniosek, wymagane zatwierdzenie kierownika
↓
[RFQ — Zapytanie ofertowe] ← wysłane do 1+ dostawców
↓
[Oferty dostawców] ← otrzymane i porównane
↓
[Zamówienie zakupu (PO)] ← wiążące zamówienie u wybranego dostawcy
↓
[Dokument przyjęcia towaru (PZ)] ← towary do magazynu
↓
[Faktura dostawcy] ← rejestracja otrzymanej faktury
↓
[Płatność dostawcy] ← dokonanie płatności
Wniosek zakupowy vs. RFQ
| Wniosek zakupowy | RFQ | |
|---|---|---|
| Kierunek | Wewnętrzny — od pracownika do kierownika | Zewnętrzny — od Ciebie do dostawców |
| Cel | Zatwierdzenie budżetu / potrzeby | Zebranie ofert cenowych |
| Kontakt z dostawcą | ❌ Nie | ✅ Tak |
| URL | /admin/purchase/purchase_request |
/admin/purchase/purchase_request (inny widok) |
Faktura dostawcy vs. Nota debetowa
| Faktura dostawcy | Nota debetowa | |
|---|---|---|
| Co to jest | Faktura otrzymana od dostawcy za towary/usługi | Korekta zwiększająca zadłużenie dostawcy wobec Ciebie |
| Kiedy używać | Każdy zakup | Zwracasz towary i dostawca jest Ci winien pieniądze |
| URL | /admin/purchase/myinvoices |
/admin/purchase/debit_notes |
Drzewo decyzyjne — „Który dokument utworzyć?"
Sprzedaż — który dokument wysłać klientowi?
Klient poprosił o ofertę?
│
├── Tak, formalna oferta z prezentacją i warunkami
│ → PROPOZYCJA (/admin/proposals)
│
└── Tak, szybka oferta / cennik / bezpośrednie zamówienie
→ WYCENA (/admin/estimates)
Klient zaakceptował i chce zapłacić?
│
├── Chce zobaczyć kwotę przed płatnością (przedpłata)
│ → FAKTURA PROFORMA (/admin/proformas)
│
└── Płaci przy dostawie lub chce dokumentu fiskalnego
→ FAKTURA (/admin/invoices)
Nieprawidłowe fakturowanie lub klient zwraca towary?
→ NOTA KREDYTOWA (/admin/credit_notes)
Klient ma miesięczną/roczną subskrypcję?
→ FAKTURA CYKLICZNA (/admin/invoices/recurring)
Magazyn — który dokument dla ruchu magazynowego?
Towary wchodzące do magazynu?
├── Od dostawcy (na podstawie PO)
│ → DOKUMENT PRZYJĘCIA TOWARU (/admin/warehouse/manage_purchase)
└── Zwrot od klienta
→ ZWROT DOSTAWY (/admin/warehouse/manage_order_return_receipt)
Towary wychodzące z magazynu?
├── Do klienta (na podstawie zamówienia sprzedaży)
│ → DOKUMENT DOSTAWY (/admin/warehouse/manage_delivery)
├── Zużycie wewnętrzne (produkcja, własne potrzeby)
│ → DOKUMENT WYDANIA MATERIAŁU (/admin/warehouse/goods_issue_note)
└── Zwrot do dostawcy
→ ZWROT ZAKUPU (/admin/warehouse/manage_order_return_delivery)
Przeniesienie towarów między magazynami?
→ TRANSFER WEWNĘTRZNY (/admin/warehouse/manage_internal_delivery)
Przeprowadzenie inwentaryzacji fizycznej?
→ INWENTARYZACJA FIZYCZNA (/admin/warehouse/physical_inventory)
Częste pomyłki
„Nie wiem, czy utworzyć fakturę czy proformę"
Prosta zasada: Jeśli klient otrzymał towary lub usługę → Faktura. Jeśli klient musi najpierw zapłacić → Faktura proforma, po czym faktura po wpływie środków.
„Utworzyłem zamówienie sprzedaży zamiast propozycji — czy mogę przekonwertować?"
Bezpośrednia konwersja nie istnieje. Musisz utworzyć nową propozycję. Następnym razem: jeśli klient musi interaktywnie wyrazić wyraźną zgodę w portalu → Propozycja; jeśli nie → Zamówienie sprzedaży.
„Faktura dostawcy vs. Faktura (klienta) — co jest czym?"
- Faktura (
/admin/invoices) = faktury, które Ty wystawiasz klientom - Faktura dostawcy (
/admin/purchase/myinvoices) = faktury, które Ty otrzymujesz od dostawców
Są to całkowicie oddzielne moduły z różnymi przepływami pracy.
„Lista pakowania czy dokument dostawy — co drukować?"
- Lista pakowania = wewnętrzny dokument magazynowy (co wchodzi do paczki). Drukować dla pracownika magazynu.
- Dokument dostawy (WZ) = dokument towarzyszący towarowi do klienta (ewentualnie fiskalny). Drukować dla kierowcy/kuriera.
- AWB = dokument kurierski (Innoship/Cargus/FanCourier). Przykleić na paczkę.
Wszystkie trzy mogą istnieć dla tej samej przesyłki.
Dokumentacja
Dokumenty sprzedażowe: Propozycje · Zamówienia sprzedaży · Faktury proforma · Faktury · Faktury cykliczne · Noty kredytowe · Płatności
Dokumenty magazynowe: Dokument przyjęcia towaru · Dokumenty dostawy · Listy pakowania · Dokument wydania materiału · Transfer wewnętrzny · Zwrot dostawy · Zwrot zakupu · Inwentaryzacja fizyczna
Dokumenty zakupowe: Wnioski zakupowe · RFQ · Oferty · Zamówienia zakupu · Faktury dostawców · Noty debetowe · Paragony podatkowe
Przepływy między modułami: Lead → Płatność · Zakupy → Płatność · OmniSales Fulfillment · Pełny cykl handlowy