Dział Zakupów
Role: Pracownik zakupów · Kupiec · Kierownik zakupów · Supply Manager
Główne moduły: Zakupy (RFQ · Oferty · Zamówienia · Faktury dostawców · Paragony · Noty debetowe · Umowy zakupowe · Raporty)
Dla kogo jest ten przewodnik
| Rola | Co robią w CRMConnect |
|---|---|
| Pracownik zakupów | Tworzenie RFQ, ocena ofert, wystawianie zamówień |
| Kupiec | Praca z konkretnymi dostawcami, negocjowanie cen, aktualizacja katalogu artykułów |
| Kierownik zakupów | Zatwierdzanie zamówień, monitorowanie wydatków, ocena wydajności dostawców |
| Supply Manager | Śledzenie dostaw, tworzenie dokumentów przyjęcia, uzgadnianie zapasów |
Mapa modułów
PLANOWANIE ZAPYTANIE OFERTOWE ZAMÓWIENIE
────────── ────────────────── ──────────
Artykuły zakupowe RFQ (zapytanie ofertowe) Zamówienia zakupu
Katalog dostawców Otrzymane oferty Umowy zakupowe
Kategorie zakupów Portal dostawców Noty debetowe
Atrybuty zakupów
PRZYJĘCIE I PŁATNOŚĆ RAPORTOWANIE
──────────────────── ────────────
Dokument przyjęcia Raporty zakupowe
Faktury dostawców Paragony podatkowe
Salda kont Historia magazynu
Płatności
Zalecana rutyna dzienna
Rano (10–15 min.)
1. Oczekiwane dziś zamówienia — /admin/purchase/purchase_order?delivery_status=0
Filtruj zamówienia z delivery_status = 0 (niedostarczone) i datą dostawy ≤ dziś. Kontaktuj się z opóźnionymi dostawcami.
2. Oczekujące oferty — /admin/purchase/myquotations
Oferty otrzymane od dostawców, które nie zostały jeszcze ocenione lub zaakceptowane.
3. Niezapłacone faktury dostawców — /admin/purchase/myinvoices?payment_status=unpaid
Otrzymane niezapłacone faktury — sprawdź terminy płatności, aby uniknąć kar.
Główny przepływ: Zakupy → Płatność
→ Szczegółowy przewodnik: Zakupy → Płatność
Zidentyfikowanie potrzeby (wewnętrzna / magazyn / produkcja)
↓
Utworzono RFQ i wysłano do dostawców
↓
Otrzymano oferty → Porównanie → Wybór
↓
Wystawiono i potwierdzono zamówienie zakupu
↓
Towary otrzymane → Dokument przyjęcia → Stan zaktualizowany
↓
Faktura dostawcy przetworzona → Płatność zarejestrowana ✓
Zapytanie ofertowe (RFQ) — praktyczny przewodnik
Tworzenie RFQ
Gdzie: /admin/purchase/purchase_request → Dodaj RFQ
Statusy RFQ:
| Kod | Status | Twoja akcja |
|---|---|---|
| 1 | Szkic | Uzupełnij i sprawdź przed zatwierdzeniem |
| 2 | Zatwierdzone | Wysłane do dostawców — automatyczny e-mail z linkiem do portalu |
| 3 | Odrzucone | Odrzucone wewnętrznie — popraw i prześlij ponownie |
| 4 | Anulowane | Anulowane — potrzeba zaspokojona inaczej |
Wysyłanie RFQ do wielu dostawców
Możesz jednocześnie zaprosić wielu dostawców do tego samego RFQ — każdy otrzymuje własny link. Odpowiedzi pojawiają się osobno w /admin/purchase/myquotations do porównania.
Ocena otrzymanych ofert
Gdzie: /admin/purchase/myquotations
Wybór zwycięskiej oferty:
Otwórz ofertę → Zaakceptuj → Status zmienia się na 2 (Zaakceptowana) → Przycisk Utwórz zamówienie staje się aktywny.
Możesz zaakceptować częściowe oferty od różnych dostawców dla tego samego RFQ — przydatne gdy żaden pojedynczy dostawca nie może dostarczyć wszystkich artykułów.
Zamówienie zakupu
Gdzie: /admin/purchase/purchase_order
Ważne pola zamówienia
| Pole | Uwagi |
|---|---|
Warunki płatności (days_owed) |
Dni kredytu handlowego od daty dostawy |
| Przewidywana data dostawy | Obiecany termin — podstawa do śledzenia opóźnień |
| Powiązana umowa | Jeśli istnieje umowa ramowa z dostawcą |
| Docelowy magazyn | Gdzie towary zostaną przyjęte |
Wysyłanie do dostawcy
Wyślij → e-mail z PDF zamówienia + link do portalu dostawcy.
Umowy zakupowe
Gdzie: /admin/purchase/contracts
Umowy ramowe ze strategicznymi dostawcami — definiują warunki dla wielu zamówień przez określony czas.
Faktury dostawców i paragony podatkowe
Faktury dostawców
Gdzie: /admin/purchase/myinvoices
Rejestrowanie płatności:
Z faktury → Zarejestruj płatność → kwota, data, sposób płatności, numer transakcji.
Paragony podatkowe
Gdzie: /admin/purchase/mytaxreceipts
Fiskalne typy faktur — dla zakupów z paragonem fiskalnym.
Zastosowanie: drobne zakupy gotówkowe, paliwo, materiały biurowe, koszty podróży z paragonem.
Noty debetowe (korekty od dostawców)
Gdzie: /admin/purchase/debit_notes
Noty debetowe rejestrują korekty na korzyść Twoją od dostawców dla:
- Zwróconych towarów (uszkodzone produkty, błędy dostawy)
- Późniejszych rabatów (bonusy, negocjowane następczo rabaty ilościowe)
- Korekty cen (dostawca załadował więcej niż w umowie)
Raporty zakupowe
Gdzie: /admin/purchase/myreports
| Raport | Co analizujesz |
|---|---|
| Wydatki wg dostawcy | Kto otrzymuje najwięcej; dywersyfikacja bazy dostawców |
| Zamówienia wg okresu | Miesięczny/kwartalny wolumen zakupów |
| Paragony podatkowe | Wydatki z paragonami fiskalnymi dla księgowości |
| Faktury dostawców | Wydatki na dostawcę, na kategorię, na okres |
Szybka dokumentacja
Przepływy: Zakupy → Płatność · Pełny cykl handlowy · Magazyn: Przychodzący → Wychodzący
Moduły: Artykuły zakupowe · Dostawcy · RFQ · Oferty · Zamówienia zakupu · Umowy zakupowe · Noty debetowe · Faktury dostawców · Ustawienia zakupów