Odeljenje Nabavke

Uloge: Referent nabavke · Kupac · Menadžer nabavke · Menadžer snabdevanja
Glavni moduli: Nabavka (RFQ · Ponude · NO · Fakture dobavljača · Fiskalni računi · Zadužnice · Ugovori o nabavci · Izveštaji)

Kome je namenjen ovaj vodič

Mapa vaših modula

PLANIRANJE                    PONUĐIVANJE                  NARUČIVANJE
──────────                    ───────────                  ───────────
Stavke nabavke                RFQ (Zahtev za nabavku)      Narudžbenice
Katalog dobavljača            Primljene ponude             Ugovori o nabavci
Kategorije nabavke            Portal dobavljača            Zadužnice
Atributi nabavke

PRIJEM I PLAĆANJA             IZVEŠTAVANJE
──────────────────           ─────────────
Prijemnice robe               Izveštaji nabavke
Fakture dobavljača            Fiskalni računi (Bonuri)
Stanja računa                 Istorijat magacina
Plaćanja

Preporučena dnevna rutina

Jutro (10–15 min)

1. Narudžbine očekivane danas — /admin/purchase/purchase_order?delivery_status=0

Filtrirajte narudžbenice sa delivery_status = 0 (Neisporučeno) i datumom isporuke ≤ danas. Kontaktirajte zakašnjele dobavljače.

2. Čekajuće ponude — /admin/purchase/myquotations

Ponude primljene od dobavljača koje još nisu procenjene ni prihvaćene.

3. Neplaćene fakture dobavljača — /admin/purchase/myinvoices?payment_status=unpaid

Primljene neplaćene fakture — proverite rokove dospeća da biste izbegli penale.

Tokom dana

• Ažuriranje statusa NO nakon potvrda primljenih od dobavljača
• Obrada faktura primljenih putem imejla ili kroz portal dobavljača
• Kreiranje novih RFQ-ova za potrebe snabdevanja identifikovane od strane magacina ili produkcije
• Praćenje isporuka sa referencom na AWB brojeve ili potvrde dobavljača

Nedeljno

• Izveštaj o potrošnji po dobavljaču — /admin/purchase/myreports — top dobavljači po vrednosti
• Pregled otvorenih narudžbina — neisporučene NO starije od procenjenog roka
• Provera minimalnih zaliha — zajedno sa timom magacina, identifikujte proizvode ispod minimuma

Glavni radni tok: Nabavka do plaćanja

→ Detaljan vodič: Nabavka do plaćanja
→ Potpuni komercijalni ciklus — za potpuni kontekst uključujući prodaju

Sažetak toka:

Identifikovana potreba (interna / zalihe / produkcija)
  ↓
Kreiran i poslat RFQ dobavljačima
  ↓
Primljene ponude → poređenje → selekcija
  ↓
Izdata i potvrđena narudžbenica
  ↓
Primljena roba → Prijemnica robe → zalihe ažurirane
  ↓
Obrađena faktura dobavljača → Plaćanje evidentirano ✓

Zahtev za ponudu (RFQ) — praktični vodič

Kreiranje RFQ-a

Gde: /admin/purchase/purchase_request → Dodaj RFQ

Ključna polja:

Statusi RFQ-a:

Kada je RFQ odobren (status = 2), izabrani dobavljači automatski primaju imejl sa linkom za ponuđivanje na portalu.

Slanje RFQ-a više dobavljačima

Možete pozvati više dobavljača istovremeno za isti RFQ — svaki dobija sopstveni link. Odgovori se pojavljuju odvojeno na /admin/purchase/myquotations za poređenje.

Procena primljenih ponuda

Gde: /admin/purchase/myquotations

Šta možete da poredite po ponudi:

• Jedinična cena po stavci
• Ponuđena količina naspram tražene količine
• Dostupnost i ETA (ako je dobavljač popunio)
• Datum isteka ponude
• Uslovi plaćanja koje predlaže dobavljač

Izbor pobedničke ponude:
Otvorite ponudu → Prihvati → status postaje 2 (Prihvaćena) → dugme Kreiraj narudžbenicu postaje aktivno.

Možete prihvatiti delimične ponude od različitih dobavljača za isti RFQ — korisno kada ni jedan dobavljač ne može isporučiti sve stavke.

Narudžbenica

Gde: /admin/purchase/purchase_order

Statusi NO

Važna polja na NO

Slanje dobavljaču

Dugme Pošalji → imejl sa PDF narudžbenice + link za portal dobavljača. Dobavljač može:

• Potvrditi narudžbinu
• Ažurirati procenjeni datum isporuke
• Dodati napomene o dostavi
• Otpremiti dokumente (sertifikate, specifikacije)

Praćenje isporuka

Korisni filteri u listi NO:

Ugovori o nabavci

Gde: /admin/purchase/contracts

Okvirni ugovori sa strateškim dobavljačima — definišu uslove za više narudžbina u određenom periodu.

Ključna polja:

Fakture dobavljača mogu se kreirati automatski iz ugovora (create_invoice_by = 'contract' u Podešavanjima nabavke).

Fakture dobavljača i fiskalni računi

Fakture dobavljača

Gde: /admin/purchase/myinvoices

Statusi:

Kreiranje fakture:

• Automatski iz NO ili Ugovora (ako je opcija konfigurisana)
• Ručno od strane zaposlenog: iz /admin/purchase/myinvoices → Dodaj
• Od strane dobavljača: iz portala dobavljača, sekcija Fakture

Plaćanje fakture:
Iz fakture → Evidentiraj plaćanje → iznos, datum, način plaćanja, referenca transakcije (broj naloga za plaćanje / bankovni izvod).

Fiskalni računi (Bonuri Fiscale)

Gde: /admin/purchase/mytaxreceipts

Fiskalni računi su fakture fiskalnog tipa (document_type = 2) — koriste se za kupovine sa računom kase ili fiskalnim računom.

Kada se koriste: male gotovinske kupovine, gorivo, kancelarijski materijal, putni troškovi sa fiskalnim računom.

Podržava:

• Ponavljajuće fakture (mesečne pretplate — gorivo, čišćenje itd.)
• Vezu sa NO ili Ugovorom
• Excel izvoz za računovodstveno izveštavanje

Zadužnice (Korekcije od dobavljača)

Gde: /admin/purchase/debit_notes

Kada se koriste

Zadužnice evidentiraju kredite primljene od dobavljača za:

• Vraćenu robu (neispravni proizvodi, greške u isporuci)
• Popuste nakon fakture (bonifikacije, popusti na obim pregovoreni kasnije)
• Korekcije cena (dobavljač je fakturisao više od ugovora)
• Delimična vraćanja

Tok zadužnice

1. Primate kredit od dobavljača (ili ga pregovarate)
2. Kreirajte Zadužnicu sa referencom na originalnu fakturu
3. Dodajte korigovane stavke sa kreditnim iznosima
4. Primenite belešku na fakturu dobavljača (smanjuje saldo)
5. Ako ostane neprimenjen kredit → obradite Povraćaj (vraćeni novac)

Ključna polja:

Katalog stavki nabavke

Gde: /admin/purchase/items i /admin/purchase/vendor_items

Stavke nabavke

Interni katalog kupljenih proizvoda/usluga. Svaka stavka može biti povezana sa više dobavljača po različitim cenama (pur_vendor_items).

Polja po stavci-dobavljaču (pur_vendor_items):

Poređenje cena po dobavljaču

Pri kreiranju NO ili RFQ-a, možete filtrirati stavke po dobavljaču (item_by_vendor = 1 u podešavanjima) — automatski prikazuje istorijat cena sa tim dobavljačem.

Kategorije i atributi

Kategorije nabavke — /admin/purchase/categories
Klasifikacija proizvoda za izveštavanje: Sirovine, Potrošni materijal, Usluge itd.

Atributi — /admin/purchase/attributes + /admin/purchase/attribute_groups
Varijante proizvoda: boja, veličina, model — relevantno pri kupovini proizvoda sa varijantama (npr. tekstil, komponente).

Izveštaji nabavke

Gde: /admin/purchase/myreports

Korisne automatizacije za Nabavku

Konfigurabilno u Automatizaciji Radnog Toka (/admin/workflow_automation):

Podešavanja nabavke — početna konfiguracija

Gde: /admin/purchase/mysetting

Pre prvih nabavki, administrator konfiguriše:

Uobičajene dozvole za Referenta nabavke

Zamolite administratora da proveri vašu ulogu na /admin/roles:

Brze reference

Radni tokovi: Nabavka do plaćanja · Potpuni komercijalni ciklus · Magacin Ulaz → Izlaz

Moduli: Stavke nabavke · Dobavljači · Stavke dobavljača · RFQ · Ponude · Narudžbenice · Ugovori o nabavci · Zadužnice · Fakture dobavljača · Podešavanja nabavke

← Nazad na Vodiče po Odeljenjima