Specijalista za odnose s dobavljačima

Odeljenje: VRM — Upravljanje odnosima s dobavljačima
Nivo: Operativni
Primarni cilj: Održavanje svakodnevnih odnosa s dobavljačima — portal, katalog, dokumenti, komunikacija

Šta radi ova uloga

Specijalista za odnose s dobavljačima je operativni interfejs između kompanije i njenih dobavljača. Upravlja pristupom portalu, održava katalog artikala i cene, prati narudžbine i ponude, obrađuje povrate i osigurava da svaki dobavljač ima ažurne informacije. Blisko sarađuje s Kupcem u Nabavci i AP računovođom.

Moduli koji se koriste redovno

Modul	Gde se nalazi	Za šta se koristi
Dobavljači	Nabavka → Dobavljači	Profili, kontakti, uslovi, dokumenti
Katalog artikala dobavljača	Nabavka → Artikli dobavljača	Cenovnici po dobavljaču
B2B Portal dobavljača	`/purchase/vendors_portal/`	Pristup dobavljača
RFQ	Nabavka → Zahtevi za ponudu	Praćenje odgovora na RFQ
Narudžbenice nabavke	Nabavka → Narudžbenice	Status aktivnih narudžbina
Ugovori o nabavci	Nabavka → Ugovori	Okvirni i projektni ugovori
Zadužnice	Nabavka → Zadužnice	Krediti, korekcije faktura
Fakture dobavljača	Nabavka → Fakture dobavljača	Fakture koje su dobavljači podneli na portalu

Dnevna rutina

Jutro — provjera pristigle pošte i portala

Portal dobavljača → da li ima novih ponuda koje su dobavljači podneli? → obavestiti Kupca
Narudžbenice nabavke → NO koje dobavljač nije potvrdio > 48h → direktan follow-up ili putem portala
RFQ-ovi → da li su svi pozvani dobavljači odgovorili? → follow-up s onima koji nisu
Povrati → zahtevi za povrat na čekanju kod dobavljača → proveriti status

Tokom dana — svakodnevno upravljanje

Uvođenje novih dobavljača — kompletirati profil + pristup portalu
Ažurirati cenovnike pri dobijanju novih cenovnika od dobavljača
Obraditi komentare dobavljača na dokumentima (NO, ponude, ugovori)
Dodati interne beleške o interakcijama s dobavljačima

Nedeljno

Proveriti ugovore koji ističu za 60 dana → eskalirati Menadžeru
Očistiti neaktivne dobavljače (označiti kao Neaktivan u kategoriji)
Proveriti da li svi aktivni dobavljači imaju kontaktne osobe s aktiviranim pristupom portalu

Uvođenje novog dobavljača

1. Nabavka → Dobavljači → Dodaj novog dobavljača
   → Popuniti: Naziv kompanije, PIB/matični broj, adresa, valuta, uslovi plaćanja
   → Dodati bankovne podatke (IBAN, banka)
   → Postaviti kategoriju (Strateški A / B / Operativni / Spot / Evaluacija)

2. Tab Kontakti → Dodaj primarni kontakt
   → Ime, Prezime, Email, Telefon, Radno mesto
   → Označiti is_primary = DA
   → Aktivirati email preferencije: fakture + narudžbine + ugovori

3. Aktivirati pristup portalu:
   → Iz zapisa kontakta → Pošalji pozivnicu za portal
   → Dobavljač prima email s akreditivima za /purchase/vendors_portal/

4. Proveriti da se dobavljač prijavio i popunio profil kompanije
   (PIB, adresa, IBAN iz portala → `/purchase/vendors_portal/company`)

Alternativa — dobavljač se sam registruje:

Poslati link /purchase/authentication_vendor/register
Dobavljač sam popunjava svoje podatke
Vi verifikujete i validujete registraciju u /admin/purchase/vendors

Upravljanje cenovnikom

Gde: /admin/purchase/vendor_items

Svaki artikal u katalogu nabavke može biti asociran s više dobavljača, svaki sa svojom cenom:

Primer: Artikal "Papir A4 80g/m²"
  → Dobavljač A (V-001): 15,50 RON/rizma — njihova šifra: HAR-001
  → Dobavljač B (V-002): 16,20 RON/rizma — njihova šifra: A4-STD
  → Dobavljač C (V-003): 14,80 RON/rizma — njihova šifra: P-A4-80

Kada se kreira RFQ → odabrati dobavljače → cene iz kataloga se automatski popunjavaju

Kada ažurirati kataloge:

Pri dobijanju novih cenovnika od dobavljača
Mesečno ili kvartalno (zavisi od volatilnosti cena)
Odmah po dobijanju obaveštenja o promeni cene od dobavljača

Sopstveni katalog dobavljača na portalu: Dobavljač može upravljati sopstvenim katalogom iz portala (/purchase/vendors_portal/items) — dodavati nove proizvode, ažurirati cene, uvoziti iz Excela. Vi validujete artikle koje je dodao dobavljač i mapirate ih na interne artikle.

Praćenje RFQ-ova i ponuda

Gde: Nabavka → Zahtevi za ponudu / Ponude

1. Kupac kreira RFQ i odabire pozvane dobavljače
2. Vi pratite: koji su dobavljači odgovorili, koji nisu

3. Follow-up s dobavljačima koji nisu odgovorili do roka:
   → Proveriti u portalu da li su otvorili RFQ
   → Direktan kontakt (telefon/email) s kontaktnom osobom
   → Interna beleška na RFQ-u: "V-002 kontaktiran 05.06 — potvrda odgovora do 07.06"

4. Po prijemu ponuda → obavestiti Kupca da može porediti ponude
5. Kupac odobrava/odbija ponude → dobavljač vidi status u portalu

Komunikacija s dobavljačima

Komentari na dokumentima (vidljivi u portalu)

Svaki dokument (NO, RFQ, ugovor, faktura) ima nit komentara dostupnu dobavljaču u portalu:

Primer upotrebe:
→ NO poslata → dodate komentar: "Molimo potvrdite ETA za
  artikle na pozicijama 3 i 5"
→ Dobavljač odgovara u portalu → dobijate obaveštenje
→ Cela razmena ostaje dokumentovana na NO

Interne beleške (nevidljive dobavljaču)

Iz kartice dobavljača → tab Beleške → dodajte beleške o odnosu:

Povratne informacije iz nedavnih pregovora
Zapažanja o stavu ili ponašanju
Komunikacione preferencije ("preferira jutarnje pozive")
Ocena kvaliteta isporuke

Automatski emailovi (nije potrebna ručna akcija)

Dobavljač automatski prima email kada:

NO izdata → PDF priložen
RFQ kreiran → link na portal
Ponuda odobrena ili odbijena
Zadužnica kreirana
Zahtev za povrat odobren

Upravljanje povratima dobavljača

Gde: Nabavka → Narudžbenice nabavke → iz NO → Kreiraj povrat

Razlog povrata: neispravna roba / pogrešna količina / neusaglašenost specifikacije

1. Otvoriti originalnu NO → Kreiraj povrat
2. Odabrati artikle s problemom + količine + razlog
3. Zahtev se pojavljuje kod dobavljača u portalu → `/purchase/vendors_portal/order_returns`
4. Dobavljač ažurira status: Primljeno / Odobreno / Odbijeno
5. Na odobrenju → roba napušta zalihe (povratna otpremnica)
6. Dobijate kredit: Zadužnica kreirana → vidljiva u Nabavka → Zadužnice

Rok za povrat po dobavljaču: postavlja se u profilu dobavljača (return_within_day). Ako nije postavljeno individualno, primenjuje se globalno podešavanje iz /admin/purchase/mysetting.

Metrike za svakodnevno/nedeljno praćenje

Indikator	Šta pratiti
Nepotvđene NO	> 48h bez potvrde s portala → follow-up
RFQ-ovi bez odgovora	Dobavljači koji nisu podneli ponudu do roka
Povrati na čekanju	Dani od kreiranja povrata do potvrde dobavljača
Ugovori blizu isteka	< 60 dana → eskalirati VRM Menadžeru
Dobavljači bez pristupa portalu	Aktivni dobavljači bez aktiviranog kontakta na portalu

Saradnja s ostalim odeljenjima

Odeljenje	Kako sarađujete
Nabavka — Kupac	Oni kreiraju RFQ-ove i biraju dobavljače; vi pratite odgovore i održavate odnos
Nabavka — AP računovođa	Oni validuju fakture; vi ste kontaktna tačka s dobavljačem kad imaju upite o plaćanjima
Magacin	Prijavljuje probleme s kvalitetom pri prijemu → vi inicirate povrat dobavljaču
VRM Menadžer	Izveštavate o problemima u odnosima, dobavljačima za eskalaciju, ugovorima za renegocijaciju

Praktični saveti

Interne beleške su pamćenje tima. Svaki razgovor s dobavljačem koji sadrži obećanje, usmeni dogovor ili važnu povratnu informaciju → odmah dokumentovati u Belešku na kartici dobavljača. Ako nije zapisano, ne postoji.

Proverite status portala pri uvođenju. Nije dovoljno da ste poslali pozivnicu — verifikujte da se dobavljač stvarno prijavio i popunio kompanijske podatke. Nekorišćen portal znači da se komunikacija vraća na email i sledljivost se gubi.

Cene u katalogu su izvor istine. Svaka cena dogovorena usmeno ili emailom → odmah unesena u Katalog artikala dobavljača. Kupac mora moći kreirati NO bez da pita vas "koliko košta kod X?".

Ne brišite dobavljače — označite ih Neaktivnim. Istorija dokumenata (NO, povrati, plaćanja) ostaje netaknuta za reviziju.