Специалист връзки с доставчици

Отдел: VRM — Управление на отношенията с доставчиците
Ниво: Оперативно
Основна цел: Поддържане на ежедневните отношения с доставчиците — портал, каталог, документи, комуникация

Какво прави тази роля

Специалистът по връзки с доставчиците е оперативният интерфейс между компанията и нейните доставчици. Управлява достъпа до портала, поддържа каталога с артикули и цени, проследява поръчките и офертите, обработва връщанията и осигурява всеки доставчик да има актуална информация. Работи в тясно сътрудничество с Купувача в Доставките и счетоводителя АС.

Редовно използвани модули

Модул	Където се намира	За какво го използвате
Доставчици	Доставки → Доставчици	Профили, контакти, условия, документи
Каталог артикули на доставчика	Доставки → Артикули на доставчика	Ценови каталози по доставчик
B2B Портал за доставчици	`/purchase/vendors_portal/`	Достъп на доставчиците
ЗО	Доставки → Заявки за оферти	Проследяване на отговорите на ЗО
Поръчки за покупка	Доставки → Поръчки за покупка	Статус на активните поръчки
Договори за покупка	Доставки → Договори	Рамкови и проектни договори
Дебитни известия	Доставки → Дебитни известия	Кредити, корекции на фактури
Фактури на доставчици	Доставки → Фактури на доставчици	Фактури, подадени от доставчиците в портала

Дневен режим

Сутрин — проверка на входящата поща и портала

Портал за доставчици → има ли нови оферти, подадени от доставчиците? → уведомяване на Купувача
Поръчки за покупка → ПП, непотвърдени от доставчика > 48 часа → директен follow-up или чрез портала
ЗО → отговорили ли са всички поканени доставчици? → follow-up с тези, които не са
Връщания → заявки за връщания в изчакване при доставчика → проверка на статуса

През деня — ежедневно управление

Въвеждане на нови доставчици — попълване на профил + достъп до портала
Актуализиране на ценовите каталози при получаване на нови ценови листи от доставчиците
Обработка на коментари на доставчиците върху документи (ПП, оферти, договори)
Добавяне на вътрешни бележки за взаимодействия с доставчиците

Седмично

Проверка на договори, изтичащи след 60 дни → ескалация към Мениджъра
Почистване на неактивни доставчици (маркиране като Неактивен в категорията)
Проверка дали всички активни доставчици имат контактни лица с активиран достъп до портала

Въвеждане на нов доставчик

1. Доставки → Доставчици → Добавяне на нов доставчик
   → Попълване: Наименование на компанията, ДДС/рег. номер, адрес, валута, условия за плащане
   → Добавяне на банкови данни (IBAN, банка)
   → Задаване на категория (Стратегически A / B / Оперативен / Spot / Оценка)

2. Раздел Контакти → Добавяне на основен контакт
   → Собствено, Фамилия, Имейл, Телефон, Длъжност
   → Отметнете is_primary = ДА
   → Активирайте имейл предпочитания: фактури + поръчки + договори

3. Активиране на достъп до портала:
   → От записа на контакта → Изпращане на покана за портала
   → Доставчикът получава имейл с идентификационни данни за /purchase/vendors_portal/

4. Проверка дали доставчикът е влязъл и е попълнил фирмения профил
   (ДДС, адрес, IBAN от портала → `/purchase/vendors_portal/company`)

Алтернатива — доставчикът се регистрира сам:

Изпращане на линк /purchase/authentication_vendor/register
Доставчикът попълва собствените си данни
Вие проверявате и валидирате регистрацията в /admin/purchase/vendors

Управление на ценовия каталог

Където: /admin/purchase/vendor_items

Всеки артикул в каталога за доставки може да бъде свързан с множество доставчици, всеки със своя цена:

Пример: Артикул „Хартия A4 80g/m²"
  → Доставчик A (V-001): 15,50 RON/рийм — техният код: HAR-001
  → Доставчик B (V-002): 16,20 RON/рийм — техният код: A4-STD
  → Доставчик C (V-003): 14,80 RON/рийм — техният код: P-A4-80

При създаване на ЗО → избор на доставчици → цените от каталога се попълват автоматично

Кога да актуализирате каталозите:

При получаване на нови ценови листи от доставчиците
Месечно или тримесечно (зависи от волатилността на цените)
Незабавно при получаване на известие за промяна на цената от доставчика

Проследяване на ЗО и оферти

Където: Доставки → Заявки за оферти / Оферти

1. Купувачът създава ЗО и избира поканените доставчици
2. Вие наблюдавате: кои доставчици са отговорили, кои не са

3. Follow-up с доставчиците, неотговорили в срок:
   → Проверка в портала дали са отворили ЗО
   → Директен контакт (телефон/имейл) с контактното лице
   → Вътрешна бележка в ЗО: „V-002 контактиран на 05.06 — потвърждение на отговора до 07.06"

4. При получаване на оферти → уведомяване на Купувача, че може да сравни офертите
5. Купувачът одобрява/отхвърля оферти → доставчикът вижда статуса в портала

Комуникация с доставчиците

Коментари в документите (видими в портала)

Всеки документ (ПП, ЗО, договор, фактура) има нишка от коментари, достъпна за доставчика в портала:

Пример за употреба:
→ Изпратена ПП → добавяте коментар: „Моля, потвърдете ETA за
  артикулите на позиции 3 и 5"
→ Доставчикът отговаря в портала → получавате известие
→ Цялата размяна остава документирана в ПП

Вътрешни бележки (невидими за доставчика)

От файла на доставчика → раздел Бележки → добавяйте бележки за отношенията:

Обратна връзка от скорошни преговори
Наблюдения за отношение или поведение
Комуникационни предпочитания („предпочита сутрешни обаждания")
Оценка на качеството на доставките

Управление на връщания към доставчици

Където: Доставки → Поръчки за покупка → от ПП → Създаване на връщане

Причина за връщане: дефектни стоки / неправилно количество / несъответствие на спецификации

1. Отваряне на оригинална ПП → Създаване на връщане
2. Избор на артикули с проблем + количества + причина
3. Заявката се появява при доставчика в портала → `/purchase/vendors_portal/order_returns`
4. Доставчикът актуализира статуса: Получено / Одобрено / Отхвърлено
5. При одобряване → стоките напускат наличностите (доставна бележка за връщане)
6. Получавате кредит: Дебитното известие е създадено → видимо в Доставки → Дебитни известия

Показатели за ежедневно/седмично проследяване

Показател	Какво да проследявате
Непотвърдени ПП	> 48 часа без потвърждение от портала → follow-up
ЗО без отговор	Доставчици, неподали оферта в срок
Изчакващи връщания	Дни от създаване на връщане до потвърждение от доставчика
Договори близо до изтичане	< 60 дни → ескалация към VRM Мениджъра
Доставчици без достъп до портала	Активни доставчици без активиран контакт за портала

Практически съвети

Вътрешните бележки са паметта на екипа. Всеки разговор с доставчик, съдържащ обещание, устно споразумение или важна обратна връзка → незабавно документиран в Бележките на досието на доставчика. Ако не е написано, не съществува.

Проверявайте статуса на портала при въвеждане. Не е достатъчно да сте изпратили поканата — проверете дали доставчикът действително е влязъл и е попълнил данните на компанията. Неизползван портал означава, че комуникацията се връща към имейл и проследимостта е изгубена.

Каталожните цени са истинският извор. Всяка цена, договорена устно или по имейл → незабавно въведена в Каталога артикули на доставчика. Купувачът трябва да може да създаде ПП, без да ви пита „колко струва при X?".

Не изтривайте доставчиците — маркирайте ги като Неактивни. Историята на документите (ПП, връщания, плащания) остава непокътната за одит.