ФД / Финансов директор
Отдел: Финанси
Ниво: Управленско
Основна цел: Пълна видимост върху финансовото здраве на компанията, решения, базирани на данни от CRMconnect
Какво прави тази роля
ФД не извършва индивидуални транзакции — той наблюдава голямата картина: каса, вземания, задължения, ефективност спрямо план, съответствие. Конфигурира финансовите правила на системата, одобрява изключения и използва CRMconnect като източник на данни за управленска отчетност.
Редовно използвани модули
| Модул | Където се намира | За какво го използвате |
|---|---|---|
| Баланси на сметки | Финанси → Баланси на сметки | Реално-временна касова позиция по сметки |
| Банково извлечение | Финанси → Банково извлечение | Съгласуване и валидиране на потока |
| Сметкоплан | Финанси → Сметкоплан | Структура на финансовата отчетност |
| е-Фактура | Финанси → е-Фактура | Съответствие с ANAF — общ статус |
| Фактури | Продажби → Фактури | Стареене на AR — вземания по давност |
| Фактури от доставчици | Доставки → Фактури от доставчици | Стареене на AP — задължения по давност |
| Плащания | Продажби → Плащания | Извършени събирания |
| Валути | Финанси → Валути | Обменни курсове, валутно влияние |
| Преглед на продажбите | Продажби → Преглед | Конвейер + реализирани приходи |
| Интеграция SAGA | Финанси → SAGA | Статус на счетоводния експорт |
Финансов dashboard — какво следите ежедневно
Каса и ликвидност
Където: Финанси → Баланси на сметки + Банково извлечение
| Показател | Какво да проверите |
|---|---|
| Налична каса | Общата сума в разплащателните сметки (Баланси на сметки → сума по сметка) |
| Прогнозна каса за 7 дни | Фактури за събиране минус фактури от доставчици за плащане |
| Вътрешни средства | Дребна каса, ведомствени бюджети под минималния праг? |
Вземания (Стареене на AR)
Където: Продажби → Фактури → филтър по статус + давност
| Интервал | Действие на ФД |
|---|---|
| 0–30 дни | Нормално — стандартен мониторинг |
| 31–60 дни | Сигнал — проверете дали счетоводителят AR е изпратил напомняния |
| 61–90 дни | Ескалация — разговор с клиента на управленско ниво |
| > 90 дни | Риск от загуба — решение: план за плащане, събиране на дългове, провизия |
Задължения към доставчици (Стареене на AP)
Където: Доставки → Фактури от доставчици → филтър по срок
Цел: плащане в договорените срокове (поддържане на кредит от доставчика), но не по-рано от необходимото (оптимизиране на паричния поток).
Стратегически конфигурации, които управлявате
Политика за плащане — стандартни условия
Където: Продажби → Настройки / Доставки → Настройки
Дефинирайте условията по подразбиране, които се появяват на всички нови документи:
- Срок за плащане от клиент: 30/45/60 дни — баланс между търговска конкурентоспособност и нужди от каса
- Срок за плащане към доставчик: 30/45/60 дни — договорено със стратегически доставчици
Прагове за одобрение
Където: Доставки → Настройки → Прагове за одобрение + Продажби → Комисиони
| Какво конфигурирате | Влияние |
|---|---|
| Праг за одобрение на PO на ниво ФД | Поръчки > стойност X изискват вашето одобрение |
| Изключителни отстъпки | Над % X изискват вашето одобрение |
| Политика за комисиони | Дали комисионите се базират на събирания или фактуриране |
Валути и обменни курсове
Където: Финанси → Валути
Дефинирайте:
- Кои валути са активни (EUR, USD, GBP и др.)
- Източник на курс: ръчен или автоматичен фийд BNR/ECB
- Честота на актуализация — ежедневно за компании с голям валутен обем
Основни работни процеси
Работен процес 1 — Седмичен финансов преглед (30 мин)
Понеделник сутрин:
1. Баланси на сметки → обща налична каса
2. Фактури → просрочени > 30 дни → обща стойност + списък с клиенти
3. Фактури от доставчици → дължими за 7 дни → какво трябва да се плати
4. е-Фактура → неразрешени грешки по фактури → проследете решението
5. Банково извлечение → несъгласувани редове → ескалирайте до касиера
6. Сравнете приходите за седмицата с плана → Преглед на продажбите
Работен процес 2 — Одобряване на изключителни плащания
Счетоводителят AP предлага спешно плащане или отклонение от срок
→ Проверете в Фактури от доставчици, че фактурата е валидирана (3-странно съпоставяне ✓)
→ Проверете наличната каса → можете ли да извършите плащането без да застрашите ликвидността?
→ АКО ДА → одобрете → Финансите изпълняват плащането
→ АКО НЕ → преговаряйте за отлагане с доставчика ИЛИ идентифицирайте източник на ликвидност
→ Документирайте решението (бележка в системата за одобрения)
Работен процес 3 — Месечно затваряне (преглед на ФД)
Седмица 1 на новия месец:
1. Банково извлечение → баланс в CRM = баланс в банката? ✓
2. Фактури → всички фактури от предходния месец имат ли краен статус?
3. е-Фактура → 100% от B2B фактурите достигнаха ли ANAF? Грешките разрешени ли са?
4. Експорт SAGA/WinMentor → изпълни ли се месечният експорт без грешки?
5. Преглед на предварителния P&L:
→ Приходи за месеца (издадени фактури) спрямо план
→ Разходи за месеца (фактури от доставчици + разходи) спрямо бюджет
→ Брутен марж по продуктова/услугова категория
6. При несъответствия → ескалирайте до главния счетоводител за разследване
7. Подпишете отчета за месечното затваряне
Работен процес 4 — Многовалутен анализ
Компанията фактурира в EUR и USD, отчита в RON
→ Финанси → Валути → проверете дали курсовете са актуални
→ Фактури → филтрирайте по валута EUR → обща сума в EUR → конвертирайте в RON по днешния курс
→ Сравнете с предходния месец:
Ако RON се е укрепил спрямо EUR → приходите в RON намаляват
Ако RON е отслабнал → приходите в RON нарастват
→ Коригирайте прогнозата за каса в RON
→ При голяма валутна експозиция → решение: хеджиране или коригиране на цените в чуждестранна валута
Налични отчети за ФД
| Отчет | Където | Употреба |
|---|---|---|
| Приходи спрямо план | Продажби → Преглед | Ежемесечна и тримесечна ефективност |
| Стареене на AR | Продажби → Фактури → филтър | Вземания по давност |
| Стареене на AP | Доставки → Фактури от доставчици | Дължими задължения |
| Касова позиция | Финанси → Баланси на сметки | Текуща ликвидност |
| Отчети за склад | Склад → Отчети → Оценка на запасите | Стойност на запасите (обвързан капитал) |
| Комисиони на екипа | Продажби → Комисиони | Променлив разход за труд |
| Претеглен конвейер | Продажби → Възможности | Прогнозиране на бъдещи приходи |
Съответствие с ANAF — отговорност на ФД
Като ФД вие носите крайна отговорност за данъчното съответствие:
| Задължение | Система | Действие при блокиране |
|---|---|---|
| B2B е-Фактура | Автоматично в CRM | Изтекъл токен ANAF → Главният счетоводител подновява |
| eTransport | Ръчно преди транспорт | Ясни процедури за склада |
| D300 ДДС | Експорт от CRM → SAGA/WinMentor → декларация | Проверете дали месечният експорт е изпълнен |
| D394 | Експорт на B2B транзакции | Проверете дали всички B2B фактури са в системата |
Ключови KPI на ФД
| KPI | Формула | Предупредителен сигнал |
|---|---|---|
| DSO (Дни на изчакване на продажбите) | Непогасени AR / (Месечни приходи / 30) | > 60 дни |
| DPO (Дни на изчакване на плащанията) | Непогасени AP / (Месечни разходи / 30) | < 20 дни (плащане твърде рано) |
| Цикъл на конвертиране на паричните средства | DSO - DPO + Дни на запаси | Месечен ръст = риск за ликвидността |
| Коефициент на текуща ликвидност | Текущи активи / Текущи пасиви | < 1.2 = сигнал |
| Процент на съответствие с е-Фактура | B2B фактури до ANAF / Общо B2B фактури | < 100% = риск |
| Покритие на касата за 30 дни | Налична каса / Средни месечни разходи | < 1 месец = спешно |
Практически съвети
Не третирайте CRMconnect като счетоводна система — третирайте го като оперативен източник на данни. SAGA или WinMentor правят реалното счетоводство. CRM ви дава данни в реално време; счетоводният софтуер ги формализира за декларации.
Преглеждайте стареенето на AR седмично, не месечно. Вземане за 45 дни, управлявано седмично, се решава с телефонно обаждане. Открито при 90 дни изисква адвокати.
Претегленият конвейер е вашата най-добра прогноза. Възможности × вероятност = очаквани приходи. Преглеждайте го с търговския екип всяка седмица за реалистична прогноза за каса.
Касата е реалността, печалбата е мнение. Печеливша компания може да бъде неплатежоспособна, ако вземанията не се събират навреме. Следете паричния поток с един и същ приоритет като P&L.