Мениджър Човешки ресурси

Отдел: ЧР и Човешки ресурси
Ниво: Управленско
Основна цел: Стратегия за хора, екипно представяне, спазване на законодателството в областта на ЧР и организационна структура

Какво прави тази роля

Мениджърът ЧР ръководи целия отдел за човешки ресурси: конфигурира организационната структура в CRMconnect, наблюдава подбора на персонал и въвеждането в длъжност, управлява прегледите на представянето чрез OKR, одобрява ведомостта за заплати и осигурява спазването на законодателството в областта на ЧР. Отговорен е платформата точно да отразява реалната организация.

Управлявани модули

Организационна конфигурация — какво дефинирате

Структура на отделите (`/admin/departments`)

Създавайте и поддържайте отделите на компанията. Всеки отдел има:

• Наименование + код
• Отговорен мениджър
• Имейл адрес (използван за насочване на тикети)

Отделите се използват от: ЧР (досиета на служители), Поддръжка (насочване на тикети), Финанси (разпределение на разходи), Отчети.

Роли и разрешения (`/admin/roles`)

Най-важното нещо за правилна конфигурация от самото начало.

Създайте по една роля за всяка длъжностна функция и дефинирайте точно до кои модули имат достъп:

Примерни стандартни роли:
→ Търговски агент: CRM (четене/записване), Предложения (записване), Фактури (четене), Без финанси
→ Счетоводител: Фактури (пълен), Плащания (пълен), Банкови извлечения (пълен), Без ЧР
→ Складов оператор: Склад (пълен), Поръчки (четене), Без CRM/Финанси
→ Рекрутер: ЧР Подбор (пълен), Персонал (четене), Без останалите модули
→ IT Администратор: Всички модули (пълен) — ограничено до 1–2 лица

Принцип „минимален привилегия": Всеки служител има достъп точно до това, което е необходимо за неговата роля — нищо повече.

Екипи на персонала (`/admin/staff_teams`)

Групи служители за: задания по проекти, насочване на тикети за поддръжка, отчети по търговски райони:

• Екип Продажби Север
• Екип Техническа поддръжка
• Централен складов екип

Преглед на представянето — системата OKR

Къде: /admin/okrs

CRMconnect няма класическа форма за годишен преглед — представянето се изгражда от няколко модула:

Оценявани компоненти

Как работят OKR

[В началото на периода — вие конфигурирате]
→ Създаване на Цикъл (период): тримесечие или семестър
→ Дефиниране на въпроси и критерии за оценка
→ Комуникирайте на екипа какви цели трябва да зададат

[Служителите и мениджърите задават OKR]
→ Всеки служител създава 3–5 цели с измерими ключови резултати

[По време на периода — редовни проверки]
→ Служителите попълват проверки: какво е постигнато, какво остава, ниво на увереност
→ Вие (или директният ръководител) одобрявате/отхвърляте проверката
→ Всяка проверка оставя постоянен (неизменен) запис в системата

[В края на периода — официален преглед]
→ Прегледайте завършените OKR спрямо планираните
→ Запишете в ЧР Профил:
   - Бонус (ако представянето оправдава)
   - Промоция (ако е приложимо)
   - Официално предупреждение (ако има нарушения)

Промоции (`/admin/hr_profile` → Промоции)

Забележка: Промоция, записана в ЧР, е журнал, а не автоматична актуализация на длъжностното наименование.
Трябва ръчно да актуализирате полето designation в записа на служителя в Персонал след записване на промоцията.

Основни работни процеси

Работен процес 1 — Ново назначение — управленско решение

Рекрутерът е избрал окончателния кандидат (статус: Спечелено интервю - 4)
→ Прегледайте профила на кандидата + оценката от интервюто
→ Ако одобрявате → Изпращане на оферта (5) → Рекрутерът изпраща офертата
→ Кандидатът приема → Избиране (6) → Персоналът се създава автоматично
→ Проверете, че CRM ролята, назначена от специалиста ЧР, е правилна
→ Подпишете електронно / архивирайте договора в ЧР Профил

Работен процес 2 — Конфигуриране на нови роли при преструктуриране

Компанията добавя нов отдел или нова функция
→ ЧР → Отдели → Добавяне на отдел
→ ЧР → Роли → Добавяне на нова роля:
   - Наименование: напр. „Специалист E-commerce"
   - Достъпни модули: OMS (пълен), CRM (четене), Склад (четене)
   - Блокирани модули: Финанси, ЧР, Разширени настройки
→ Персонал → актуализирайте служителите с новия отдел / роля
→ Организационна схема → проверете, че йерархията отразява новата структура

Работен процес 3 — Окончателно одобрение на ведомостта

Специалистът по заплати е генерирал фишовете за заплата в чернова
→ Прегледайте месечния отчет:
   - Общо брутно спрямо предходния месец (големи вариации = предупредителни сигнали)
   - Нови / напуснали служители (правилни фишове за пропорционален период?)
   - Бонуси по KPI — съответстват ли на оценките на представянето?
→ Ако всичко е правилно → Одобряване на фишовете за заплата
→ Ако има несъответствия → Отхвърляне + бележки → Специалистът коригира
→ След одобрение → експортът отива в Счетоводство

Работен процес 4 — Годишен / полугодишен преглед

В края на OKR периода:

1. Експортирайте / прегледайте проверките на всеки служител от OKR
2. Попълнете официалната оценка в ЧР Профил за всеки служител:
   - Бонус (ако представянето > 85%): ЧР Профил → Бонус/Дисциплина → Добавяне на бонус
     → Сума на бонуса → предайте на Заплати за следващия фиш
   - Промоция (ако е приложимо): ЧР Профил → Промоции → Записване
     → Ръчно актуализирайте длъжностното наименование в Персонал
   - Предупреждение (сериозни нарушения): ЧР Профил → Предупреждения → Добавяне на официално предупреждение
     → Прикачен подписан документ
3. Комуникирайте резултатите от оценката на служителите (1:1 или групово)
4. Задайте OKR за следващия период

Отчети и видимост

Ключови ЧР показатели

Практически съвети

Ролите и разрешенията са по-важни от всяка друга настройка. Служител с достъп до грешни модули може да види поверителни данни или да генерира неправилни документи. Проверявайте ролите тримесечно.

Актуализирайте организационната схема след всяко преструктуриране. Остаряла организационна схема изпраща грешно послание на новите служители и създава объркване в отчетните линии.

OKR работи само ако всички ги актуализират. Ако проверките не се попълват, нямате данни за прегледи. Задайте ясно правило: месечна проверка е задължителна за всички служители с OKR.

Промоция в ЧР Профил ≠ автоматична актуализация на длъжностното наименование. Винаги проверявайте, че след записване на промоцията сте ръчно актуализирали полето за длъжностно наименование в Персонал — иначе организационната схема показва старото наименование.