Мениджър Доставки
Отдел: Доставки
Ниво: Управленско
Основна цел: Ефективност и съответствие на целия процес „поръчка-до-плащане", икономии по категории, ефективност на доставчиците
Какво прави тази роля
Мениджърът Доставки ръководи оперативния екип (Референти, Купувачи, Счетоводител АП), дефинира политиката за доставки в платформата, следи КПИ, надзирава стратегическите отношения с доставчиците и взема крайни решения по сложни или изключителни сделки.
Редовно използвани модули
| Модул | Къде се намира | За какво го използвате |
|---|---|---|
| Настройки на доставките | Доставки → Настройки | Конфигуриране на прагове, потоци за одобрение, условия |
| Заявки за покупка | Доставки → Заявки | Одобрение на заявки, изискващи вашето решение |
| Поръчки за покупка | Доставки → Поръчки | Надзор на големи или рискови поръчки |
| Договори за покупка | Доставки → Договори | Подписване на стратегически рамкови договори |
| Доставчици | Доставки → Доставчици | Ефективност на базата от доставчици |
| Категории за покупки | Доставки → Категории | Структура на разходите по категория |
| Фактури на доставчици | Доставки → Фактури | Надзор на просрочени фактури и спорове |
| Дебитни известия | Доставки → Дебитни известия | Одобрение на дебитни известия с висока стойност |
| Портал за доставчици | — | Конфигуриране на достъп и разрешения за доставчиците |
Седмична рутина
Понеделник — проверка на здравето на процеса
- Поръчки за покупка → филтриране на поръчки без потвърждение от доставчика > 48ч → идентифициране на блокиращи фактори
- Фактури на доставчици → филтриране на просрочени > 7 дни → решете: ескалирайте, договорете условия, дебитно известие
- Заявки за покупка → филтриране на заявки в статус „Чакащи" и изискващи вашето одобрение
Сряда — преглед на ефективността
- Анализирайте по доставчик (от Поръчки + Фактури): навременни доставки, несъответствия, издадени дебитни известия
- Идентифицирайте слабо представящи се доставчици → решете: предупреждение, план за коригиране, замяна в категорията
- Проверете Договори с изтичане в 90 дни → планирайте преговори / подновяване
Петък — отчитане и конфигуриране
- Прегледайте разходите на седмицата по категория
- Актуализирайте Настройките при наличие на промени в политиката (прагове за одобрение, условия по подразбиране)
Конфигурации, които управлявате
Прагове за одобрение (Настройки на доставките)
Дефинирайте кой може да одобрява каква стойност:
| Стойност на заявката | Одобряващ |
|---|---|
| < 500 лв. | Референт Доставки |
| 500–5 000 лв. | Купувач / Специалист |
| 5 000–50 000 лв. | Мениджър Доставки (вие) |
| > 50 000 лв. | Генерален директор |
Конфигурирайте тези прагове в Доставки → Настройки → Прагове за одобрение. Всяка подадена заявка за покупка автоматично се насочва към подходящия одобряващ.
Условия по подразбиране за нови доставчици
В Настройките дефинирайте условия, автоматично приложими при регистрация на нов доставчик:
- Условия за плащане по подразбиране (напр. 30 дни)
- Валута по подразбиране
- Ставка на ДДС по подразбиране
Купувачите и Референтите не трябва да попълват ръчно за всеки нов доставчик.
Структура на категориите
Доставки → Категории — структурата, която дефинирате, определя:
- Как разходите се групират в отчетите
- Към кого се насочват одобренията по категория (ако имате Купувачи-специалисти по категории)
- Как анализирате еволюцията на разходите с времето
Основни работни процеси
Работен процес 1 — Одобрение на заявка за покупка с висока стойност
Заявка за покупка → стойността > вашия праг за одобрение
→ Получете известие → отворете заявката
→ Прегледайте: бизнес обосновка, предложен доставчик, наличен бюджет
→ Одобрете → заявката преминава към Купувача за ОЦ/ПО
→ Отхвърлете с коментар → заявителят е уведомен с причина
→ Пренасочете → предайте на друг одобряващ при конфликт на интереси
Работен процес 2 — Стратегически доставчик с проблем с ефективността
Идентифицирайте: закъснели доставки в 3 от последните 5 поръчки
→ Анализирайте от Поръчки за покупка: обещан срок за доставка срещу действителен срок
→ Проверете Дебитни известия: колко корекции за качество/количество са издадени последните 6 месеца
→ Организирайте обсъждане с доставчика (извън платформата)
→ Ако доставчикът се ангажира с коригиране: документирайте плана → наблюдавайте
→ Ако ефективността продължава да е ниска: стартирайте конкурентна ОЦ → заменете доставчика в категорията
→ Актуализирайте бележките в досието на доставчика в Доставчици
Работен процес 3 — Конфигуриране на достъп до Портала за доставчици за стратегически партньор
Стратегически доставчик, който трябва да вижда ПО и да издава фактури директно в портала
→ Доставки → Доставчици → отворете доставчика
→ Раздел Контакти → добавете лице за контакт с имейл + парола
→ Отбележете достъп до портала
→ Конфигурирайте разрешенията: кои раздели са видими (Поръчки, Фактури, Оферти, Каталог)
→ Изпратете данни за достъп на доставчика
Занапред:
→ Доставчикът получава известия за всяко ново ПО
→ Потвърждава поръчките директно в портала
→ Издава фактури в портала → появяват се автоматично при Счетоводителя АП
→ Вие наблюдавате активността от Поръчки за покупка и Фактури на доставчици
Работен процес 4 — Анализ на разходите и стратегия по категории
В началото на всяко тримесечие:
→ Доставки → Категории + отчети → анализирайте разходите от предишното тримесечие
→ Идентифицирайте: категории с необяснени увеличения, доставчици с голям обем без договор,
категории с единствен доставчик (риск от единствен доставчик)
→ Дефинирайте действия:
- Категории с единствен доставчик → стартирайте ОЦ за алтернативен доставчик
- Големи обеми без договор → задайте на Купувача за договаряне
- Ценови увеличения > 10% → анализирайте дали са пазарни или специфични за доставчика
→ Актуализирайте Категориите и праговете при промяна на организационната структура
Показатели за здравето на отдела
| Показател | Значение | Предупредителен сигнал |
|---|---|---|
| % поръчки с издадено ПО | Контролирани разходи срещу „неуправлявано купуване" | < 85% = проблеми с дисциплината |
| Средно време заявка → ПО | Скорост на реакция на екипа | > 2 дни = блокиране на потока |
| % фактури съпоставени от първи път | Качество на ПО и доставките | < 90% = твърде много грешки |
| Навременни доставки по доставчик | Надеждност на базата доставчици | < 80% = оперативен риск |
| Договорени икономии / тримесечие | Въздействие на дейността по снабдяване | Отчитани на Директора |
| Просрочени фактури след падежа | Здраве на отношенията с доставчиците | > 10% = риск от блокиране на доставките |
| Изтекли неподновени договори | Договорно покритие | 0 допустимо |
Практически съвети
Праговете за одобрение са фирмена политика — не ги променяйте без съгласуване с Финансите. Твърде висок праг елиминира контрола; твърде нисък замразява операциите с ненужни одобрения.
Активирайте Портала за доставчиците с > 5 ПО/месец. Доставчиците, които потвърждават и фактурират в портала, намаляват грешките при ръчно въвеждане и ускоряват АП процеса с 30-50%.
Преглеждайте категориите на всеки 6 месеца. Структура на категориите, която не отразява реалността на закупуването, изкривява отчетите и прави анализа на разходите безполезен.
Документирайте решенията за избор на доставчик. Когато изберете по-скъп доставчик по валидни причини (надеждност, качество, доставка), запишете решението в платформата. Одиторите и ръководството ще питат.