Системен администратор — CRMconnect

Отдел: IT / Администрация
Ниво: Старши / Техническо ръководство
Основна цел: Платформата работи правилно, всички потребители имат подходящ достъп, данните са сигурни и непокътнати

Какво прави тази роля

Системният администратор е техническият собственик на инстанцията CRMconnect. Конфигурира платформата при стартирането, управлява потребителите и разрешенията, наблюдава здравето на системата, интегрира CRMconnect с външни системи и осигурява сигурността на данните. Единственият с пълен достъп (admin = 1) и отговорен за всичко свързано с техническата експлоатация.

Подробна техническа документация (стек, сигурност, Kubernetes, GDPR, API): IT / Ръководство за администратора

Управлявани модули

Начална конфигурация — пълен контролен списък

При първата конфигурация на инстанцията работете в следния ред:

Стъпка 1 — Данни на компанията (`/admin/settings`)

Раздел Общи:
  ✓ Наименование на компанията
  ✓ Лого светъл режим (PNG, макс. 300px ширина)
  ✓ Лого тъмен режим (версия за тъмна тема)
  ✓ Favicon (32×32px)
  ✓ Пълен физически адрес (появява се на PDF фактури)
  ✓ Ширина на логото за PDF (ширина на логото в документи)

Раздел Имейл (SMTP):
  ✓ email_protocol = smtp
  ✓ smtp_host (напр. smtp.gmail.com или mail.company.com)
  ✓ smtp_port: 587 (TLS) или 465 (SSL)
  ✓ smtp_email (адрес От)
  ✓ smtp_username + smtp_password
  ✓ ТЕСТ: бутон Изпращане на тестов имейл → потвърдете, че пристига

Раздел Локализация:
  ✓ Език по подразбиране
  ✓ Часова зона (КРИТИЧНО за правилни времеви отпечатъци)
  ✓ Формат на дата (DD/MM/YYYY за RO, MM/DD/YYYY за US)
  ✓ Разделители на хиляди / десетични (по местен стандарт)

Раздел Cronjob:
  ✓ Cron URL, конфигуриран на сървъра
  ✓ Проверка дали last_run се актуализира всяка минута

Основна cron задача. Без активен cron следните неща няма да работят: периодично фактуриране, синхронизация с WooCommerce, Маркетингова автоматизация, известия за изтичане. Конфигурация на сървъра: * * * * * curl -s "https://company.com/cron/index" > /dev/null

Стъпка 2 — Организационна структура

1. /admin/departments → създаване на отделите на компанията
   (с посветени имейл адреси за маршрутизиране на тикети)

2. /admin/roles → създаване на роли по длъжностна функция:
   - Търговски агент, Счетоводител АС, Оператор склад и др.
   - Принцип: минимален привилегия — строго необходим достъп

3. /admin/staff → добавяне на всички потребители:
   - Уникален имейл (= потребителско Собствено)
   - Присвоена роля от списъка, създаден в стъпка 2
   - Изпращане на приветствен имейл с линк за настройка на парола

Стъпка 3 — Финансова конфигурация

/admin/taxes → ДДС ставки (19%, 9%, 5%, 0%, обратно начисляване)
/admin/currencies → използвани валути + обменни курсове
/admin/paymentmodes → приети методи на плащане
/admin/billing/config → номерни серии за фактури/оферти/договори

Стъпка 4 — Сигурност

/admin/authenticator_2fa → активиране на 2FA за всички администратори
/admin/roles → одит дали никой няма повече разрешения от колкото изисква ролята
Комуникиране до всички потребители: временната парола трябва да се промени при първо влизане

Стъпка 5 — Персонализирани полета (ако е необходимо)

/admin/custom_fields → добавяне на специфични за бизнеса полета:
   напр. в Потенциални клиенти: Индустрия, Бр. служители, Прогнозен бюджет
   напр. в Клиенти: ДДС номер, Рег. номер на компанията, ERP код на клиент
   напр. в Фактури: ПО номер на клиент, Препратка към проект

Стъпка 6 — Интеграции

API токени (/admin/api/api_management):
   → Създайте един токен за всяка външна интеграция
   → Наименован изрично (напр. „Zapier - Leads", „Мобилно приложение", „ERP Sync")
   → Токенът се показва само веднъж — копирайте незабавно

Webhooks (/admin/webhooks):
   → Конфигурирайте за всяка външна система, нуждаеща се от известия
   → Тествайте с debug_mode = 1 преди активиране

Email Pipe (за тикети):
   → Пренасочване на имейла на отдела → pipe.php конфигуриран на сървъра
   → Тествайте с реален имейл

Управление на потребителите

Нов служител

/admin/staff → Добавяне на персонал
  → Имейл (уникален в системата)
  → Роля: изберете от списъка с роли
  → Отдел(и): може да е в множество
  → Маркирайте „Изпращане на приветствен имейл"
  → Запазване

Проверете:
  → Може ли потребителят да влезе?
  → Вижда ли правилните модули за своята роля?
  → НЕ вижда ли модулите, до които не трябва да има достъп?

Напускащ служител (offboarding)

НЕЗАБАВНО при напускане (същия ден):
  /admin/staff → отваряне на запис → задаване на Активен = 0

Никога не изтривайте служител — деактивирайте!
Ако изтриете → системата принудително преназначава ВСИЧКИ техни записи
(тикети, задачи, потенциални клиенти, проекти) на друг потребител по ваш избор.

Следващо: проверете и отменете свързания достъп:
  → Корпоративен имейл
  → VPN
  → Други външни системи с API токени, генерирани от тях

Лицензионни ограничения

Ако получите грешка при активиране на нов потребител → лицензът е достигнал своя лимит за места (MEMBERS_INCLUDED + extra_seats):

• Деактивирайте неактивен акаунт (active = 0) — освобождава едно място
• Или се свържете с CRMconnect за закупуване на допълнителни места

Роли и разрешения — правилна конфигурация

Йерархия на достъпа

Администратор (admin = 1) → пълен достъп, разрешенията НЕ се проверяват
       ↓
Персонал с роля → наследява разрешенията на ролята
       ↓
Клиентски контакт → отделни разрешения (клиентски портал)

Видове разрешения по модул

Препоръчителни стандартни роли

Търговски агент:
  Потенциални клиенти: view_own + create + edit
  Клиенти: view + create
  Оферти: view + create + edit
  Фактури: view_own
  Настройки: ✗ (без достъп)

Счетоводител АС:
  Фактури: view + edit
  Плащания: view + create
  Банкови извлечения: view + create
  Клиенти: view
  Настройки: ✗

Оператор склад:
  Склад (всички подмодули): view + create + edit
  Поръчки за продажба: view
  Доставки: view
  Настройки: ✗

HR Администратор:
  Персонал: view + create + edit
  HR профил: view + create + edit
  Набиране: view + create + edit
  Заплати: view + create + edit
  Настройки: ✗

Индивидуални замени на разрешения

Ако служител се нуждае от различни разрешения от ролята му:

• Запис на персонал → раздел Разрешения → задаване на индивидуални замени
• Заместването има приоритет пред общата роля

Ежедневно и седмично наблюдение

Ежедневно (5 минути)

/admin/utilities → Опашка за имейли:
  → Блокирани имейли? → Обработи всички или разследвайте грешката

/admin/utilities → pipe_log (ако използвате email pipe за тикети):
  → Грешки при импортиране? → проверете конфигурацията за пренасочване

/admin/webhooks → Журнали (ако има активни webhooks):
  → Неуспешни заявки? → проверете URL на дестинацията

Седмично (15–20 минути)

/admin/utilities/activity_log:
  → Необичайни действия? (масови изтривания, достъп в необичайни часове)
  → Влизания от непознати IP?

/admin/api/api_management:
  → API токени с неочаквано висока употреба?
  → Токени неактивни > 6 месеца → деактивирайте ги

/admin/staff → филтриране last_login:
  → Активни потребители без влизане за 90+ дни → оценете деактивирането

Статус 2FA (/admin/authenticator_2fa/userlist):
  → Всички администратори имат ли активиран 2FA? Ако не → напомнете или наложете

Интеграции — API и Webhooks

API управление

За всяка нова интеграция:
  /admin/api/api_management → Добавяне на токен
  → Изрично Собствено: „[Система] - [Цел]" (напр. „Make.com - Leads Sync")
  → Асоцииран персонал: специализиран потребител за интеграция (не личния ви акаунт)
  → Копирайте токена НЕЗАБАВНО (показва се само веднъж)
  → Изпратете токена сигурно на получателя

При напускане на служител, притежавал токени:
  → Идентифицирайте всички токени, асоциирани с тях → деактивирайте ги
  → Създайте нови токени и актуализирайте интеграциите

Webhooks

При конфигуриране на нов webhook:
  1. Добавете webhook с URL на дестинационната система
  2. Изберете обект (Потенциален клиент, Фактура, Тикет и др.) и събития (създаден, актуализиран, изтрит)
  3. Активирайте debug_mode = 1 ВРЕМЕННО
  4. Изпратете тестово събитие
  5. Проверете Журналите дали заявката е пристигнала и отговорът е 200 OK
  6. Деактивирайте debug_mode = 1 (иначе журналите нарастват бързо)

Автоматизация на работни потоци — конфигуриране на вътрешни потоци

/admin/workflow_automation → Добавяне на автоматизация

Структура:
  Задействане: кое събитие го активира (Потенциален клиент създаден, Статус на тикет променен и др.)
  Условие: допълнителни филтри (напр. само потенциални клиенти от извор X)
  Действие: какво се изпълнява (известие, задача създадена, изпратен имейл, статусът е променен)

Стандартни примери за конфигуриране при начална настройка:
  1. Спешен потенциален клиент → незабавно известие до Мениджър продажби
  2. Нов тикет → известие до агента на отдела
  3. Договор изтичащ след 60 дни → задача за подновяване за KAM
  4. Фактура просрочена > 30 дни → автоматичен имейл напомняне
  5. Нов служител създаден → задача за въвеждане за HR

Импортиране на данни

Масово Excel импортиране

/admin/excel_import → изберете модул (Потенциални клиенти, Клиенти, Продукти и др.)
→ Изтеглете Excel шаблона
→ Попълнете данните в шаблона (не променяйте структурата на колоните!)
→ Качете файла
→ Системата валидира → показва грешки ред по ред
→ Потвърдете импортирането

Преди всяко голямо импортиране:
  → Направете резервно копие на съществуващите данни
  → Импортирайте 10 тестови реда преди пълния файл
  → Проверете дали данните са въведени правилно

Персонализирани полета — бързо ръководство

/admin/custom_fields → Обект → Добавяне на поле

Важни опции:
  required: задължително при създаване (мислете внимателно — не може да бъде деактивирано ретроактивно без липсващи данни)
  show_on_pdf: полето се появява на PDF на фактура/договор
  show_on_client_portal: клиентът вижда полето в своя портал
  only_admin: полето е видимо само за администратори
  bs_column: ширина в формуляра (6 = половин ширина, 12 = пълна ширина)

Препоръчителни видове по цел:
  Външен код/препратка → text (кратък)
  Категория/Статус → select (падащо меню с предварително зададени стойности)
  Дата на изтичане → date_picker
  Дълги бележки → textarea
  Да/Не → checkbox

Сигурност — постоянен контролен списък

GDPR — заявки за права

Където: /admin/gdpr

При получаване на заявка за права по GDPR:

Право на достъп / Преносимост:
  → GDPR → идентифицирайте лицето
  → Експортирайте всички данни, асоциирани с техния имейл/ID
  → Изпратете данните в структуриран формат (JSON/CSV)
  → Правен срок: 30 дни от получаването на заявката

Право на изтриване (право да бъдеш забравен):
  → GDPR → Заявка за изтриване → въведете имейл
  → Системата анонимизира: заменя личните данни с [DELETED]
  → Историята на транзакциите остава (за правни фискални задължения)
  → Документирайте заявката и датата на обработване

Мениджър на екипни пароли

Където: /admin/team_password

Съхранявайте сигурно споделени пароли на екипа (достъп до социални медии, акаунти за външни услуги, споделени идентификационни данни и др.):

• Паролите организирани по категория
• Достъпът контролиран по роля/отдел
• Видимостта отделна от личните пароли на служителите

Показатели за здравето на системата

Практически съвети

Принципът на минималния привилегия е вашата защита. Ако служител има достъп до нещо и направи грешка, вие носите отговорност за предоставянето на този достъп. Конфигурирайте ролите рестриктивно и коригирайте при нужда — не разрешително и ограничавайте по-късно.

Никога admin = 1 за сервизни акаунти. API токените и акаунтите за интеграции трябва да са нормален персонал с ограничени роли — не Супер администратор. Компрометиран токен с права на администратор е катастрофален.

Тествайте SMTP след всяка промяна на идентификационните данни. Неправилен SMTP означава, че платформата не изпраща имейли (фактури, известия, нулиране на пароли) — и вие няма да разберете незабавно. Бутонът Тест изпраща имейл за верификация.

Документирайте всеки създаден API токен. Използвайте ясни Собствени: „Make.com - Leads 2026" не „Токен 1". Когато трябва да отмените или замените, знаете точно какво е засегнато.

Резервно копие преди всяко голямо импортиране. Неправилно импортиране на 10 000 реда е трудно за отмяна. 5 минути резервно копие спестяват часове ръчно почистване.