Счетоводител ВзС — Вземания от клиенти

Отдел: Финанси
Ниво: Оперативно
Основна цел: Събиране на парични средства от клиенти — проследяване на фактури, записване на плащания, съгласуване на банкови извлечения, управление на съответствието с е-фактурирането

Какво прави тази роля

Счетоводителят ВзС отговаря за цялото събиране от клиенти: издава или проверява фактури, следи закъснели плащания, записва постъпили плащания, съгласува банкови извлечения и гарантира, че B2B фактурите са правилно изпратени до АНАФ чрез е-фактуриране. Той е първият, който разбира, когато клиент закъснява с плащане, и първият, който предприема действия.

Ежедневно използвани модули

Ежедневна рутина

Сутрин — статус на събирането

1. Фактури → филтриране по статус „Просрочена" (след падеж) + „Частично платена"
2. Сортиране по брой дни просрочие низходящо — най-старите първи
3. Фактури просрочени > 7 дни → изпращане на напомняне (имейл от платформата или телефонно обаждане)
4. Фактури просрочени > 30 дни → ескалация към Мениджър продажби / CFO

Записване на постъпили плащания

5. Отворете банковото извлечение, получено от банката (MT940 или CSV)
6. Банково извлечение → импортирайте извлечението или добавете ръчно всяка постъпила транзакция
7. За всеки банков запис → свържете съответната фактура → статусът на фактурата се променя на „Платена" или „Частично платена"
8. Неидентифицирани плащания (клиентският референс е написан неправилно) → поставете в изчакване и проверете

е-Фактура АНАФ (B2B клиенти с ДДС номер)

9. е-Фактура → проверете списъка с фактури със статус „Чакащи" или „Грешка при валидация"
10. Фактури, отхвърлени от АНАФ → идентифицирайте грешното поле → коригирайте фактурата → изпратете отново
11. Валидирани фактури → изтеглете подписания архив, ако ви е необходим PDF от АНАФ

Край на деня — съгласуване

12. Проверете дали всички плащания, получени днес, са записани в платформата
13. Съответства ли салдото в Банково извлечение на плащанията, записани в Плащания? Ако не → идентифицирайте несъответствието

Основни работни процеси

Работен процес 1 — Записване на пълно плащане от клиент

Клиентът превежда пълната сума
→ Получавате банково известие (имейл или извлечение)
→ Продажби → Плащания → Добавяне
  → Клиент: изберете от списъка
  → Фактура: изберете съответната фактура
  → Сума, дата, начин на плащане (банков превод)
→ Запазване → фактурата автоматично преминава в статус „Платена"
→ Съгласуване с банковото извлечение: свържете банковия ред с записаното плащане

Работен процес 2 — Частично плащане

Клиентът превежда частично (напр. 60% от фактурата)
→ Продажби → Плащания → Добавяне
  → Сума: действително получената сума (не общата стойност на фактурата)
→ Фактурата преминава в статус „Частично платена"
→ Оставащото салдо се вижда на фактурата
→ При втора вноска → добавете още едно плащане за разликата
→ При 100% изпълнение → фактурата преминава в „Платена"

Работен процес 3 — Клиентът не плаща — преследване на просрочие

Фактура просрочена > 7 дни
→ Отворете фактурата → бутон „Изпращане на напомняне" (автоматичен имейл с платежна връзка)
→ Запишете дейност (бележка в досието на клиента)

> 14 дни без плащане
→ Телефонно обаждане + официален имейл за уведомление
→ Запишете дейност

> 30 дни без плащане
→ Докладвайте на Мениджър продажби и CFO
→ Доставките на нови поръчки могат да бъдат спрени до уреждане

> 60 дни без плащане → решение на ръководството: план за плащане или събиране на дълг

Работен процес 4 — е-Фактура за B2B клиент

Издадена фактура за клиент с валиден ДДС номер
→ Финанси → е-Фактура → бутон „Изпращане до АНАФ" на фактурата
  ИЛИ
→ Автоматично изпращане (ако Auto-send = ON, след X дни)

АНАФ обработва → 3 възможни статуса:
├── Валидирана (OK) → изтеглете подписания архив при необходимост
├── Грешка при валидация → идентифицирайте грешното поле (адрес, ДДС, данъчна ставка) → коригирайте фактурата → изпратете отново
└── Дублирана → фактурата е изпратена преди → проверете съществуващия архив

Импортиране на фактури от доставчици (обратна операция):
→ е-Фактура → Импортиране от е-Фактура → фактурите на вашите доставчици от SPV влизат автоматично
→ Съгласувайте с поръчките за покупка (предайте на счетоводителя на задълженията)

Работен процес 5 — Сторно / Кредитно известие

Клиентът връща стоки или иска корекция на фактура
→ Продажби → Кредитни известия → Добавяне
  → Свържете с оригиналната фактура
  → Попълнете артикулите и сумите за сторниране
→ Кредитното известие автоматично намалява салдото на клиента
→ Ако кредитното известие покрива просрочена фактура → фактурата се счита за „частично платена"
→ Ако клиентът има право на възстановяване → запишете обратното плащане
→ Кредитното известие трябва да бъде изпратено до АНАФ, ако оригиналната фактура е изпратена чрез е-фактура

е-Фактура — какво трябва да знаете като счетоводител ВзС

Условия за допустимост на фактура за е-фактуриране

Чести грешки при валидация от АНАФ

Показатели за проследяване

Практически съвети

Съгласувайте банковото извлечение същия ден. Незаписано плащане означава, че фактурата продължава да изглежда просрочена — клиентът получава напомняне, въпреки че е платил. Това уврежда взаимоотношенията.

Проверете ДДС номера на клиента преди изпращане до АНАФ. Неправилен ДДС = грешка при валидация = фактурата не стига до АНАФ = потенциална глоба. 30 секунди на anaf.ro спестяват много загубено време.

Не издавайте Кредитно известие, без да знаете дали оригиналната фактура е изпратена до АНАФ. Ако е изпратена, кредитното известие трябва да бъде изпратено до АНАФ. Нерегистриран кредит създава несъответствие.

Документирайте всеки контакт с просрочен клиент. Бележка, добавена в досието на клиента с датата, лицето за контакт и договореното, защитава компанията в случай на спор.