Референт Доставки
Отдел: Доставки
Ниво: Оперативно
Основна цел: Превръщане на одобрени заявки в твърди поръчки, управление на ежедневния оперативен поток
Какво прави тази роля
Референтът Доставки е оперативният изпълнител на отдела — обработва одобрени заявки за покупка, създава ОЦ и поръчки за покупка, проследява доставките и записва фискални документи с ниска стойност. Той не договаря стратегически, нито управлява отношенията с доставчиците — фокусиран е върху правилното и бързото изпълнение на транзакциите.
Използвани ежедневно модули
| Модул | Къде се намира | За какво го използвате |
|---|---|---|
| Заявки за покупка | Доставки → Заявки | Дневна опашка от одобрени заявки за обработка |
| ОЦ — Оферти за цени | Доставки → ОЦ | Създаване и изпращане на запитвания за оферти до доставчици |
| Получени оферти | Доставки → Получени оферти | Записване на получени оферти от доставчици |
| Поръчки за покупка | Доставки → Поръчки | Създаване на твърди поръчки към доставчици |
| Доставчици | Доставки → Доставчици | Проверка на данни за доставчик за всяка поръчка |
| Каталог на артикулите на доставчика | Доставки → Каталог доставчик | Намиране на правилни SKU и цени по доставчик |
| Фискални бележки | Доставки → Бележки | Записване на покупки в брой/карта под прага за фактуриране |
| Портал за доставчици | — | Проследяване на потвърждения и статус на доставка от портала |
Ежедневна рутина
Сутрин — обработка на одобрени заявки
- Отворете Заявки за покупка → филтрирайте по статус „Одобрена"
- За всяка одобрена заявка проверете:
- Посочен ли е предпочитан доставчик? → ако да, преминете директно към ПО
- Сумата надвишава ли прага за оферта? → ако да, първо създайте ОЦ
- Артикулите в каталога на доставчика ли са? → проверете Каталог на артикулите на доставчика
- Създайте съответното Поръчка за покупка или ОЦ
По-дял от деня — проследяване на активни поръчки
- Поръчки за покупка → филтриране по статус „Изпратена" или „Потвърдена"
- Проверете в Портала за доставчици дали доставчиците са потвърдили поръчките и актуализирали прогнозната дата на доставка
- Ако доставчик закъснее с потвърждение повече от 24ч → свържете се директно и актуализирайте ПО с получената информация
Следобед — различни документи
- Запишете Фискални бележки за покупки в брой или карта под прага за формална фактура
- Проверете получените оферти по отворени ОЦ → уведомете Купувача за сравнение и избор
Основни работни процеси
Работен процес 1 — Одобрена заявка → Директна поръчка (известен доставчик, фиксирана цена)
Заявка за покупка (статус: Одобрена)
→ Проверете предпочитания доставчик в записа на заявката
→ Проверете цената в Каталога на артикулите на доставчика
→ Създайте Поръчка за покупка с артикули, количества, цени
→ Изпратете ПО на доставчика (имейл директно от платформата или чрез Портала)
→ Доставчикът потвърждава в Портала → актуализирайте статуса в ПО
→ Складът приема стоките → записано приемане
→ Фактурата от доставчика пристига → предайте на Счетоводителя АП за съпоставяне
Работен процес 2 — Одобрена заявка → ОЦ (доставчикът неопределен или трябва оферта)
Заявка за покупка (статус: Одобрена)
→ Сумата > праг за офериране ИЛИ доставчикът неопределен
→ Създайте ОЦ с артикули и количества
→ Изберете поканени доставчици от списъка (минимум 2-3)
→ Изпратете ОЦ → доставчиците получават известие и отговарят в Портала
→ Офертите се появяват в Получени оферти
→ Предайте на Купувача за сравнение и избор на победителя
→ Купувачът избира → вие преобразувате спечелената оферта в ПО
Работен процес 3 — Записване на фискална бележка (покупка в брой/карта)
Служителят носи фискална бележка за извършена покупка
→ Проверете дали доставчикът съществува в системата (ако не → добавете минимален запис)
→ Доставки → Фискални бележки → Добавяне
→ Попълнете: доставчик, дата, артикули, стойност, ДДС
→ Прикачете изображение/PDF на бележката
→ Запазете → записът е достъпен за счетоводно съгласуване
Работен процес 4 — Нов доставчик (бързо добавяне)
Заявка за покупка от доставчик, все още несъществуващ в системата
→ Доставки → Доставчици → Добавяне на нов доставчик
→ Попълнете: наименование, ЕИК/ДДС номер, адрес, лице за контакт, условия за плащане, валута
→ Прикачете документи за съответствие (ако се изисква)
→ По желание: активирайте достъп до Портала за доставчици (раздел Контакти → имейл + парола)
→ Доставчикът вече може да получава ПО и да отговаря на ОЦ
Как работи Порталът за доставчици от вашата гледна точка
Когато изпращате ПО или ОЦ, доставчикът получава известие и го вижда в Портала за доставчици (/purchase/vendors_portal). Вие наблюдавате отвътре:
| Какво да проследявате | Къде |
|---|---|
| Потвърдил ли е доставчикът ПО? | Поръчки за покупка → статус |
| Актуализирана ли е прогнозната дата на доставка? | ПО → поле „Прогнозна дата на доставка" |
| Подал ли е доставчикът оферта по ОЦ? | Получени оферти → филтър ОЦ |
| Издал ли е доставчикът фактура в портала? | Фактури на доставчици → филтър по източник |
Забележка: Доставчиците могат да издават фактури директно от портала — те се появяват автоматично в Фактури на доставчици със статус „Получена от портала". Предайте на Счетоводителя АП за валидиране.
Ключови показатели
| Показател | Какво означава | Цел |
|---|---|---|
| Необработени заявки | Одобрени заявки без създадено ПО или ОЦ | 0 в края на деня |
| ПО без потвърждение от доставчика > 24ч | Изпратени поръчки, все още непотвърдени | Активно проследяване |
| ОЦ без оферта > 3 дни | Доставчици, не реагирали | Директен контакт |
| Средно време заявка → ПО | От одобрение до твърда поръчка | < 4 часа (известен доставчик) |
Практически съвети
Винаги проверявайте Каталога на артикулите на доставчика преди създаване на ПО. Цената, договорена от Купувача, може да се различава от стандартната цена — грешен SKU или стара цена генерират спорове при фактурирането.
Не изпращайте ПО без проверка на данъчните данни на доставчика. Доставчик с грешен ДДС номер или без регистриран IBAN създава проблеми при плащане.
Ясно маркирайте ОЦ, изискващи решение от Купувача. Не избирайте сами победителя, ако нямате правомощията — предайте офертите и изчакайте потвърждение.
Фискалните бележки, записани навреме, избягват несъответствия при съгласуване. Не ги оставяйте да се натрупват — записвайте ги в същия ден или най-късно на следващия.