OMS Оператор поръчки

Отдел: OMS и е-търговия
Ниво: Оперативно
Основна цел: Ежедневна обработка на поръчки от всички канали — от постъпването до потвърдената доставка

Какво прави тази роля

Операторът на поръчки управлява единната опашка за поръчки от всички източници: онлайн магазини (WooCommerce/Shopify), B2B Портал, ръчни поръчки от Продажбите, EDI поръчки от търговци и дистрибутори, и поръчки, получени чрез API от външни системи. Осигурява всяка поръчка да завърши правилно целия цикъл: валидиране → одобрение → потвърждение → доставна бележка → AWB → доставка → връщания.

Ежедневно използвани модули

Източници на поръчки — откъде идват поръчките

Всички поръчки пристигат в единната опашка /admin/omni_sales/order_list, независимо от извора:

Дневен режим

Сутрин — триаж (20–30 мин)

1. /admin/omni_sales/order_list → филтър: статус Чернова (0) или В обработка (1)
   → Нови поръчки, пристигнали през нощта (WooCommerce, B2B Портал, EDI)
   → Преглед и обработка

2. Поръчки с approve_status = 0
   → Изчакване на одобрение → изпращане до одобряващия или одобрение от вас (ако имате разрешение)

3. /admin/omni_sales/diary_sync
   → Грешки при синхронизацията на WooCommerce/Shopify от предходната нощ
   → Разрешаване на грешки (липсващ SKU, несъздаден клиент, неразпознато плащане)

4. Поръчки статус 16 (Наличностите не са достатъчни)
   → Отложени поръчки — уведомяване на Доставките за спешна ЗО

5. /admin/warehouse/manage_packing_list → пакети без AWB
   → Попълване на размери/тегло → генериране на AWB

През деня

Нова поръчка → преглед → потвърждение (статус 3)
  ↓
Фактура генерирана автоматично (ако е конфигурирано на канала)
  ↓
Доставна бележка създадена (автоматична или ръчна)
  ↓
Склад: комисиониране + пакетиране + претегляне + размери
  ↓
Генериране на AWB (Innoship или директен куриер)
  ↓
Поръчка → статус Изпращане (4)
  ↓
Куриерът доставя → статус Доставена (5) — автоматично чрез проследяване

Седмично

• Отчет за връщания: нови заявки + одобрени + повторно въведени в наличностите
• Поръчки На изчакване > 3 дни → ескалиране или разрешаване
• Поръчки Наличностите не са достатъчни > 7 дни → проверка на статуса на доставките

Статуси на поръчките — ръководство за действие

Потокът на одобрение

Ако правилото за одобрение е активно на канала:

Правилата за одобрение се конфигурират по канал — напр. „всички B2B поръчки > 10 000 RON изискват одобрение от Мениджър продажби".

Обработка по вид извор

Поръчки от WooCommerce / Shopify

Поръчката се появява в OmniSales (чрез webhook или cron)
  ↓
Проверка в diary_sync дали импортирането е работило без грешки
  ↓
Отваряне на поръчката:
  → Клиентът правилно ли е създаден/асоцииран?
  → Продуктите правилно ли са съпоставени (съвпадение на SKU)?
  → Плащането разпознато ли е (метод на плащане, съпоставен на канала)?
  ↓
Ако всичко е наред → потвърждение → автоматична фактура + доставна бележка
  ↓
Статусът се актуализира автоматично в WooCommerce/Shopify (двупосочна синхронизация)

Чести грешки при синхронизация:

Поръчки от B2B Портал

Клиентът поръчва от собствения си каталог
  ↓
Появява се в OmniSales с статус Чернова
  ↓
Проверка: цената съвпада ли с Ценовия лист на клиента?
  → Ако да → потвърдете
  → Ако не → проверете Ценовия лист на /admin/sales/price_lists
  ↓
Ако поръчката > праг за одобрение → изпратете до Мениджър продажби
  ↓
Одобрение → статус Потвърдена → доставна бележка + фактура

EDI поръчки (от търговци/дистрибутори)

EDIconnect обработва EDI поръчките напълно автоматично — без ръчни действия за всяка поръчка. Свързването на нов търговец включва няколко квадратчета за активиране; реалната конфигурация (съпоставяния, сертификати, протоколи) се извършва от екипа на CRMconnect.

Поддържани протоколи: API, AS2, sFTP, защитен FTP — плюс синхронизация с вътрешния ERP на клиента.

Търговецът/дистрибуторът изпраща Поръчка за покупка (X12 850 / EDIFACT ORDERS)
  ↓
EDIconnect получава и обработва автоматично
  ↓
Поръчката за продажба е създадена автоматично в OmniSales
  → Клиентът е идентифициран по EDI ID на партньора
  → Продуктите съпоставени по конфигурираните EDI кодове
  ↓
Проверете създадената поръчка:
  → Количествата и цените съвпадат ли с договора?
  → Наличностите достатъчни ли са?
  ↓
Потвърждение → системата автоматично изпраща EDI изходящи:
  Потвърждение на поръчката (X12 855 / EDIFACT ORDRSP) → партньор
  ↓
При изпращане → Доставна бележка EDI (X12 856 / EDIFACT DESADV) → партньор автоматично
При фактуриране → Фактура EDI (X12 810 / EDIFACT INVOIC) → партньор автоматично

Наблюдение на EDI: /admin/edi → журнал за одит → получени/изпратени съобщения по партньор

Поръчки чрез външен API

Външна система (ERP, marketplace, мобилно приложение) POST-ва към:
  POST {{base_url}}omni_sales/orders

  → Поръчката се появява в OmniSales с съответния channel_id
  → Клиентът е асоцииран по ID или имейл
  → Продуктите са идентифицирани по SKU
  ↓
Проверете дали данните са пълни и правилни
  ↓
Обработете нормално като всяка друга поръчка

Управление на отложени поръчки (статус 16 — Наличностите не са достатъчни)

Поръчката е получена → проверка на наличностите → ЛИПСВАЩИ
  ↓ статус: 16 (Наличностите не са достатъчни)

1. Уведомяване на Доставките → създаване на ЗО за липсващите продукти
2. Уведомяване на клиента с прогнозен ETA (ръчно или чрез Работен поток)
3. Поръчката остава в статус 16 → наблюдение ежедневно

При попълване (одобрена приемна бележка в склада):
4. Проверете дали наличностите са влезли в системата
5. Ръчно смяна на статуса на Потвърдена (3)
6. Създайте доставна бележка → продължете нормалния поток

Важно: Системата не повишава автоматично от статус 16. Вие наблюдавате списъка ежедневно.

Генериране на AWB — куриери

Вариант A — Innoship (агрегатор, 230+ куриера, 35 държави)

Кога: международни доставки, голям обем, сравняване на тарифи, групово отпечатване

От одобрен списък за пакетиране → Генериране на AWB
  → Избор на куриер и услуга (Стандартна, Експрес, Същия ден)
  → Системата изпраща заявка към Innoship API
  → Innoship връща: AWB номер + код за проследяване
  → Етикетът е достъпен: A4 или термо 100×150мм
  → Автоматичен статус → Изпращане (4) в OmniSales
  → Статусът се актуализира автоматично в WooCommerce/Shopify

Предпоставки: попълнени размери (Д×Ш×В) + тегло в списъка за пакетиране. Без тях AWB не може да бъде генериран.

Вариант B — Директни куриери (без агрегатор)

Кога: директен договор, вътрешни доставки

Връщания — пълен процес

Иницииране на връщане

От клиента (чрез B2B портал):

• Клиентът заявява връщане от историята на поръчките → заявката се появява с approval = 0

Ръчно (оператор):

• От доставената поръчка → бутон Създаване на връщане → попълване на артикули + количества + причина

Вашето решение

При одобрение, автоматично се създава:

1. Приемна бележка за връщане → наличностите са повторно въведени (или под карантина)
2. Запис за възстановяване в omni_refunds → Финансите обработват плащането
3. Точките за лоялност на клиента са отменени (ако е конфигурирано)

Видове връщания:

• fully — поръчката е върната изцяло → статус 7
• partially — някои продукти → статус 12
• manual — корекция без физическо връщане (дефектен продукт без връщане)

Фактури и е-фактуриране

Генериране на фактура — зависи от конфигурацията на канала:

• При потвърждение (статус 3) → ако create_invoice = on на канала
• При изпращане (статус 4 / генериран AWB)
• Ръчно → от потвърдена поръчка → бутон Създаване на фактура

ANAF е-фактуриране — автоматично за B2B клиенти с валиден ДДС номер:

• XML генериран и изпратен до ANAF при издаване на фактурата
• Регистрационният номер на ANAF е върнат и съхранен на фактурата
• Проверка на статуса: /admin/invoices → фактура → раздел е-Фактура

Показатели за проследяване

Сътрудничество с другите отдели

Практически съвети

Diary sync = здравето на каналите ви. Проверявайте го сутринта преди всичко останало. Неоткрита грешка при синхронизация може да остави десетки поръчки неимпортирани — клиенти, платили без потвърждение.

Статус 16 не се забравя, а се наблюдава. Всяка неразрешена отложена поръчка е клиент, платил без да получи стоки. Проверявайте ежедневно списъка с поръчки при недостатъчни наличности и комуникирайте проактивно с клиента.

Размерите в списъка за пакетиране не са опционални. Без Д×Ш×В + тегло AWB не може да бъде генериран. Ако складът не ги попълни → AWB не излиза → поръчката се блокира. Въведете напомняне или контролен списък заедно със склада.

EDI изходящото е автоматично, но вие проверявате. Потвърждението на поръчката и доставната бележка се изпращат автоматично до EDI партньора при потвърждение на поръчката в CRM. Наблюдавайте в /admin/edi дали съобщенията са доставени (получен MDN потвърд).