OMS-Auftragsbearbeiter

Abteilung: OMS & E-Commerce
Ebene: Operativ
Hauptziel: Tägliche Verarbeitung von Aufträgen aus allen Kanälen — von der Eingang bis zur bestätigten Lieferung

Was diese Rolle tut

Der Auftragsbearbeiter verwaltet die einheitliche Auftragswarteschlange aus allen Quellen: Online-Shops (WooCommerce/Shopify), B2B-Portal, manuelle Aufträge aus dem Vertrieb, EDI-Aufträge von Händlern und Distributoren sowie über API aus externen Systemen empfangene Aufträge. Er stellt sicher, dass jeder Auftrag den vollständigen Zyklus korrekt durchläuft: Validierung → Genehmigung → Bestätigung → Lieferschein → AWB → Lieferung → Retouren.

Täglich genutzte Module

Auftragsquellen

Alle Aufträge kommen in der einheitlichen Warteschlange /admin/omni_sales/order_list an, unabhängig von der Quelle:

Tagesablauf

Morgens — Triage (20–30 Min.)

1. /admin/omni_sales/order_list → Filter: Status Entwurf (0) oder In Bearbeitung (1)
   → Über Nacht eingegangene neue Aufträge (WooCommerce, B2B-Portal, EDI)
   → Prüfen und verarbeiten

2. Aufträge mit approve_status = 0
   → Ausstehende Genehmigung → an Genehmiger senden oder selbst genehmigen (falls berechtigt)

3. /admin/omni_sales/diary_sync
   → WooCommerce/Shopify-Sync-Fehler der vorigen Nacht
   → Fehler beheben (fehlende Artikelnummer, nicht erstellter Kunde, nicht erkannte Zahlung)

4. Aufträge Status 16 (Bestand nicht verfügbar)
   → Back-Orders — Einkauf für dringende RFQ benachrichtigen

5. /admin/warehouse/manage_packing_list → Pakete ohne AWB
   → Abmessungen/Gewicht ergänzen → AWB erstellen

Auftragsstatus — Aktionsleitfaden

EDI-Aufträge (von Händlern/Distributoren)

EDIconnect verarbeitet EDI-Aufträge vollständig automatisch — keine manuellen Aktionen bei jedem Auftrag erforderlich. Die Verbindung mit einem neuen Händler beinhaltet einige Aktivierungshäkchen; die eigentliche Konfiguration (Zuordnungen, Zertifikate, Protokolle) wird vom CRMconnect-Team durchgeführt.

Unterstützte Protokolle: API, AS2, sFTP, gesichertes FTP — plus Synchronisierung mit dem eigenen ERP des Kunden.

AWB-Erstellung — Kurierdienste

Option A — Innoship (Aggregator, 230+ Kurierdienste, 35 Länder)

Wenn: internationale Lieferungen, hohes Volumen, Tarifvergleich, Stapeldruck

Aus genehmigter Packliste → AWB erstellen
  → Kurierdienst und Service auswählen
  → System sendet Anfrage an Innoship-API
  → Innoship gibt zurück: AWB-Nummer + Tracking-Code
  → Status automatisch → Versand (4) in OmniSales
  → Status automatisch in WooCommerce/Shopify aktualisiert

Option B — Direktkurier (ohne Aggregator)

Kennzahlen

Praktische Tipps

Diary Sync = Kanalgesundheit. Morgens vor allem anderen prüfen. Ein nicht erkannter Sync-Fehler kann Dutzende nicht importierte Aufträge hinterlassen — Kunden die gezahlt haben und keine Bestätigung haben.

Status 16 wird nicht vergessen, sondern überwacht. Jeder ungelöste Back-Order ist ein Kunde der bezahlt hat und keine Ware hat. Liste der nicht verfügbaren Aufträge täglich prüfen und proaktiv mit dem Kunden kommunizieren.