VRM-Manager — Lieferantenbeziehungsmanagement
Abteilung: VRM — Lieferantenbeziehungsmanagement
Ebene: Management
Hauptziel: Strategie der Lieferantenbeziehungen — Segmentierung, Rahmenverträge, Performance, Risiko
Was diese Rolle tut
Der VRM-Manager definiert die Lieferantenbeziehungsrichtlinie: wer sind die strategischen Partner, welche Bedingungen werden auf Unternehmensebene ausgehandelt, wie werden sie bewertet und wann wird die Lieferantenbasis diversifiziert. Er arbeitet mit CRMconnect-Daten um Entscheidungen auf Basis tatsächlicher Performance, nicht Einschätzungen zu treffen. Er koordiniert den Lieferantenbeziehungsspezialisten und arbeitet direkt mit dem Einkaufsleiter zusammen.
Regelmäßig genutzte Module
| Modul | Wo zu finden | Wofür Sie es nutzen |
|---|---|---|
| Lieferanten | Einkauf → Lieferanten | Strategische Segmentierung, Lieferantenbasis-Aufsicht |
| Einkaufsverträge | Einkauf → Verträge | Verhandlung, Verlängerung, Rahmenkonditionen |
| Lieferantenartikelkatalog | Einkauf → Lieferantenartikel | Ausgehandelte Preise je Lieferant |
| Lastschriften | Einkauf → Lastschriften | Gutschriften, Strafen, Korrekturen |
| Bestellungen | Einkauf → Bestellungen | Termineinhaltung, Volumen je Lieferant |
| Workflow-Automatisierung | Integrationen → Automatisierung | Vertragsalarme, Erinnerungen, Eskalationen |
| Lieferanten-B2B-Portal | /purchase/vendors_portal/ |
Zugang und Berechtigungen konfigurieren |
Strategische Lieferantensegmentierung
Wo: Aus Lieferantendatei → Category-Feld
| Kategorie | Kriterien | Typische Maßnahmen |
|---|---|---|
| Strategisch A | Volumen > 30% der Einkäufe, schwer zu ersetzen, kritische Lieferungen | Mehrjähriger Rahmenvertrag, Quartalsgespräche, Kontinuitätsplan |
| Strategisch B | Signifikantes Volumen, einzigartige Spezifikationen, 1-2 Alternativen | Jährlicher Rahmenvertrag, Halbjahres-Review |
| Operativ | Verbrauchsmaterial- und laufende Dienstleistungslieferanten | Standardkonditionen, aktives Portal, kein Sondervertrag |
| Spot | Gelegentliche Lieferanten, kein garantiertes Volumen | Kein Vertrag, PO je Bestellung |
| Evaluierung | Neue Lieferanten in der Probezeit (3-6 Monate) | Strenge Überwachung: Lieferungen, Qualität, Kommunikation |
| Inaktiv | Lieferanten mit denen nicht mehr gearbeitet wird | Als inaktiv markiert — Dokumentenverlauf erhalten |
Konzentrationsregel: Regelmäßig überwachen dass Top-3-Lieferanten nicht mehr als 60% der Beschaffungsausgaben ausmachen. Konzentration > 60% → Abhängigkeitsrisiko → Diversifizierungsplan.
Rahmenverträge verwalten
Wo: /admin/purchase/contracts
Was in jedem Rahmenvertrag dokumentieren
| Feld | Inhalt |
|---|---|
contract_value |
Angagierter Wert je Periode (z.B. 500.000 RON/Jahr) |
payment_terms |
Ausgehandelte Konditionen (z.B. netto 45 Tage, 2/10 netto 30) |
payment_cycle |
Zahlungshäufigkeit: monatlich / vierteljährlich / jährlich |
service_category |
Abgedeckte Kategorie (Rohstoffe / Verpackung / IT-Dienstleistungen) |
buyer |
Verantwortlicher interner Einkäufer |
end_date |
Ablaufdatum — automatisch überwacht |
Vertragslebenszyklus
Verhandlung → Vertrag in CRM erstellt → Digital unterzeichnet (Lieferant im Portal)
↓
Aktiv — POs werden automatisch zu Vertragskonditionen ausgestellt
↓
60 Tage vor Ablauf → Workflow: Aufgabe „Neuverhandlung einleiten" → Sie
30 Tage vorher → Automatische E-Mail an Lieferant (Erinnerung)
↓
Neue Konditionen verhandeln → Neuer Vertrag aus Vorlage erstellt
Lieferantenperformance-Bewertung
CRMconnect hat kein dediziertes Scoring-Modul, aber Bewertung aus verfügbaren Daten aufbauen:
Aus Berichten extrahierte Kennzahlen
| Kennzahl | Wo extrahieren | Was verfolgen |
|---|---|---|
| Pünktliche Lieferrate | POs: delivery_date vs. GRN-Datum |
> 90% |
| Retourenrate | Retouren je Lieferant / Gesamtempfangene Einheiten | < 2% |
| RFQ-Reaktionszeit | RFQ-Datum vs. Datum erstes Angebot | < 24 Std. strategische Lieferanten |
| Rechnungsfehler | Lastschriften je Lieferant — zeigt Korrekturbedarf | 0 für strategische Lieferanten |
Strukturierte vierteljährliche Notiz
Standardisierte interne Notizen für jeden strategischen Lieferanten nach jedem Quartal erstellen:
[Q2 2026 — Quartals-Review]
Pünktliche Lieferungen: 9/10 POs → 90% ✓
Qualität: 1 Retoure (50 Stück von 2.000) → 0,25% ✓
Preise: +3% ggü. Rahmenvertrag (durch Rohstoffanstieg erklärt) ⚠
Kommunikation: Durchschn. RFQ-Reaktionszeit 18 Std. ✓
Rechnungsstellung: 0 korrigierende Lastschriften ✓
ENTSCHEIDUNG: BEIBEHALTEN — Preisverhandlung bei Vertragsverlängerung (Okt. 2026)
Workflow-Automatisierung für VRM konfigurieren
Wo: /admin/workflow_automation
| Auslöser | Aktion | Aufgaben-Verantwortlicher |
|---|---|---|
| Vertrag läuft in 60 Tagen ab | Aufgabe „Neuverhandlung einleiten" | Sie (VRM-Manager) |
| Vertrag läuft in 30 Tagen ab | Automatische E-Mail an Lieferant | Automatisch |
| Bestellung nach 48 Std. unbestätigt | Benachrichtigung → VRM-Spezialist | VRM-Spezialist |
| Lieferant ohne Aktivität > 12 Monate | Aufgabe „Lieferantenstatus prüfen" | VRM-Spezialist |
| Lastschrift erstellt | Informations-E-Mail Lieferant + interne Genehmigungs-Aufgabe | Kreditorenbuchhalter |
Versorgungsrisiko verwalten
Einmal pro Quartal bewerten:
Einzelquellen-Lieferanten für kritische Kategorien — bei nur einem Lieferanten für wesentlichen Rohstoff: maximales Störungsrisiko. Maßnahme: mindestens einen Alternativlieferanten in der Evaluierungskategorie identifizieren.
Ausgabenkonzentration — Ausgaben je Lieferant aus Berichten extrahieren. Wenn Top-3-Lieferanten > 60% → Alternativen identifizieren und diversifizieren.
Lieferanten mit abgelaufenen Verträgen — ohne aktiven Rahmenvertrag ausgestellte POs → Spotpreisexponierung ohne Schutz.
Wichtige KPIs für VRM-Manager
| KPI | Formel | Ziel |
|---|---|---|
| Pünktliche Lieferrate | Pünktlich gelieferte POs / Gesamtgelieferte POs | > 90% |
| Lieferanten-Retourenrate | Retouren (Einheiten) / Gesamtempfangene Einheiten | < 2% |
| Vertragliche Abdeckung | % Ausgaben durch aktive Rahmenverträge abgedeckt | > 70% |
| Top-3-Lieferanten-Konzentration | % Ausgaben bei Top-3-Lieferanten | < 60% |
| Durchschn. Neuverhandlungszeit | Tage von Einleitung bis Unterzeichnung neuer Vertrag | < 30 Tage |
| Aktive Lieferanten mit Portal | % aktive Lieferanten mit genutztem Portalzugang | > 80% |
| Lastschriften je Lieferant | Lastschriften / Gesamtrechnungen je Lieferant | 0% strategische Lieferanten |
Praktische Tipps
Die Beziehung zum strategischen Lieferanten wird außerhalb der Notfallsituation aufgebaut. Quartalsweise Review-Gespräche — wenn alles gut läuft — schaffen das Beziehungskapital für schwierige Momente: Verzögerungen, Preiserhöhungen, Qualitätsprobleme.
Rahmenverträge schützen beide Seiten. Sie garantieren dem Lieferanten vorhersehbares Mindestvolumen; Sie erhalten festgeschriebene Preise und günstige Zahlungsbedingungen.
Preiskatalog = interne Transparenz. Wenn Einkäufer oder Kreditorenbuchhalter Sie fragen müssen was ein Artikel bei einem Lieferanten kostet — ist das ein Prozessproblem.
Die Quartalsbewertung ist Pflicht, nicht optional. Lieferanten wissen dass sie bewertet werden → Verhalten ändert sich. Ohne Daten verhandeln Sie nach Gefühl; mit Daten verhandeln Sie aus einer Position der Stärke.
Stellen Sie sicher, dass alle verhandelten Preise sofort nach jeder Verhandlung in den Lieferantenartikel-Katalog eingetragen werden.
Vierteljährliche Lieferantenbewertungen ändern das Lieferantenverhalten — Lieferanten, die wissen, dass sie bewertet werden, liefern besser.