Kreditorenbuchhalter — Kreditoren (AP)

Abteilung: Einkauf (enge Zusammenarbeit mit Finanzen)
Ebene: Operativ
Hauptziel: Lieferantenrechnungen validieren und Zahlungen koordinieren — korrekt, pünktlich, ohne Überzahlungen

Was diese Rolle tut

Der Kreditorenbuchhalter ist das Zahlungskontroll-Gateway für Lieferanten. Er kauft nicht ein und verhandelt nicht — er prüft, dass jede erhaltene Rechnung einer echten Bestellung und einer echten Lieferung entspricht (3-Wege-Abgleich: Bestellung + Wareneingang + Rechnung), genehmigt zur Zahlung, verwaltet Korrekturen durch Lastschriften und bereitet das Zahlungspaket für die Buchhaltung vor.

Täglich genutzte Module

Tagesablauf

Morgens — neue Rechnungswarteschlange

1. Lieferantenrechnungen → nach Status „Erhalten" oder „Nicht validiert" filtern
2. Für jede neue Rechnung → 3-Wege-Abgleich prüfen:
   • Gibt es die zugehörige Bestellung? → Bestellnummer aus der Rechnung in Bestellungen suchen
   • Hat das Lager den Wareneingang erfasst? → bei Unklarheit mit Lager bestätigen
   • Stimmen die Werte überein? → Preis, Menge, MwSt. identisch mit der Bestellung
3. Wenn alle 3 übereinstimmen → Rechnung zur Zahlung genehmigen
4. Bei Abweichung → je nach Fall behandeln (siehe Arbeitsabläufe)

Nachmittags — Fälligkeiten und Zahlungsvorbereitung

5. Genehmigte Rechnungen nach Fälligkeitsdatum filtern → was ist in 3-5 Tagen fällig
6. Zahlungsliste für Tresorei zusammenstellen (Export oder Bericht)
7. Zahlungsdaten des Lieferanten in Lieferanten prüfen (IBAN, Bank)

Wöchentlich

8. Rechnungen überfällig > 7 Tage nach Fälligkeit → an Manager zur Entscheidung eskalieren
9. Angesammelte Fiskalbelege abgleichen — alles was das Team in der aktuellen Woche gebracht hat

3-Wege-Abgleich — wie er funktioniert

Das grundlegende AP-Kontrollprinzip: Nichts bezahlen, was nicht bestellt und nicht erhalten wurde.

Lieferantenrechnung
       ↓
[1] Gibt es eine Bestellung für diese Rechnung?
    → Bestellnummer aus der Rechnung in Bestellungen suchen
    → Stimmen Rechnungspreise und -mengen = diejenigen der Bestellung?
       ↓ JA
[2] Wurde der Wareneingang erfasst?
    → Ist die Rechnungsmenge ≤ der empfangenen Menge?
       ↓ JA
[3] Ist die MwSt. korrekt berechnet?
    → Stimmt der angewandte MwSt.-Satz mit der Artikelkategorie überein?
       ↓ JA
Zur Zahlung genehmigen ✓

Wenn ein Schritt fehlschlägt → nicht genehmigen → Abweichung bearbeiten (siehe Arbeitsabläufe).

Wichtigste Arbeitsabläufe

Arbeitsablauf 1 — Korrekte Rechnung → Zur Zahlung genehmigen

Rechnung eingetroffen (physisch, E-Mail oder aus Lieferantenportal)
→ Rechnung in Lieferantenrechnungen erstellen/erfassen
→ Ausfüllen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Artikel, Werte, MwSt.
→ Zugehörige Bestellung verknüpfen
→ 3-Wege-Abgleich prüfen ✓
→ Status zu „Zur Zahlung genehmigt" ändern
→ Zur Zahlungsliste der Periode hinzufügen
→ Tresorei leistet Zahlung → Zahlung im System erfassen

Arbeitsablauf 2 — Rechnung mit anderem Preis als Bestellung

Rechnungspreis > Bestellpreis (Lieferant hat mehr berechnet)
→ Rechnung NICHT genehmigen
→ Lieferant kontaktieren → korrigierte Rechnung oder Erklärung anfordern
→ Wenn Differenz berechtigt (vereinbarte Mehrkosten): Manager-Genehmigung → Bestellung anpassen oder Zusatzbestellung erstellen → genehmigen
→ Wenn Lieferantenfehler: Rechnung zurückgeben → Lieferant stellt Storno + korrigierte Rechnung aus
→ Korrigierte Rechnung erfassen → genehmigen → Zahlung

Arbeitsablauf 3 — Teillieferung, Rechnung über Gesamtbetrag

Bestellung = 100 Stück / Wareneingang = 60 Stück / Rechnung = 100 Stück
→ 3-Wege-Abgleich schlägt bei Menge fehl
→ Option A: Rechnung teilweise genehmigen (für 60 Stück) + Lastschrift für 40 Stück erstellen
→ Option B: Rechnung ablehnen → Lieferant stellt Rechnung für 60 Stück aus

Lastschrift:
→ Einkauf → Lastschriften → Hinzufügen
→ Originalrechnung verknüpfen
→ Streitige Artikel und Mengen ausfüllen
→ Lastschriftwert reduziert automatisch den Zahlungssaldo gegenüber Lieferant

Arbeitsablauf 4 — Doppelte Rechnung

Rechnung mit gleicher Nummer / Lieferant / Wert bereits erfasst
→ Plattform kann auf Duplikate hinweisen — prüfen ob bereits vorhanden
→ Kein zweites Mal erfassen
→ Duplikat mit Notiz archivieren
→ Wenn bereits bezahlt → Storno vom Lieferanten anfordern + Gutschrift auf nächster Rechnung

Arbeitsablauf 5 — Rechnung aus Lieferantenportal erhalten

Lieferant stellt Rechnung direkt im Portal aus → erscheint automatisch in Lieferantenrechnungen (Quelle: Portal)
→ Vorgang identisch mit manuell erfasster Rechnung
→ Vorteil: Daten sind vom Lieferanten vorausgefüllt → Sie prüfen, nicht eingeben
→ Eigenes PDF anhängen falls Lieferant keines beigefügt hat
→ Abgleich validieren → genehmigen → Zahlung

Lastschriften — wann und wie verwenden

Eine Lastschrift reduziert den dem Lieferanten geschuldeten Betrag, ohne dass der Lieferant eine Gutschrift ausstellt. Verwenden wenn:

Wichtig: Eine Lastschrift ERSETZT NICHT die Kommunikation mit dem Lieferanten. Vor der Ausstellung den Lieferanten benachrichtigen — einige werden bevorzugen, selbst eine Gutschrift oder Stornorechnung auszustellen.

Kennzahlen

Praktische Tipps

Rechnung immer mit einer Bestellung verknüpfen. Eine ohne Bestellung erfasste Rechnung kann nicht per 3-Wege-Abgleich validiert werden und geht ohne Rückverfolgung im System verloren.

Rechnungen mit falscher MwSt. nicht genehmigen. Falsch berechnete MwSt. verursacht Probleme in Ihren Erklärungen. Rechnung zurückgeben — nicht selbst im System korrigieren.

Lastschriften so schnell wie möglich ausstellen. Eine Teillieferung aus letztem Monat, von der der Lieferant erst jetzt erfährt, schafft Beziehungsspannungen. Am Tag der Reklamation bearbeiten.

Fälligkeitsliste wöchentlich exportieren. Die Tresorei braucht Planungssicherheit — ein Export der in den nächsten 7-14 Tagen fälligen Rechnungen ermöglicht Liquiditätsplanung.