Lieferantenbeziehungsspezialist

Abteilung: VRM — Lieferantenbeziehungsmanagement
Ebene: Operativ
Hauptziel: Tägliche Beziehungen mit Lieferanten pflegen — Portal, Katalog, Dokumente, Kommunikation

Was diese Rolle tut

Der Lieferantenbeziehungsspezialist ist die operative Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten. Er verwaltet den Portalzugang, pflegt den Artikel- und Preiskatalog, verfolgt Bestellungen und Angebote, verarbeitet Retouren und stellt sicher, dass jeder Lieferant aktuelle Informationen hat. Er arbeitet eng mit dem Einkäufer und dem Kreditorenbuchhalter zusammen.

Regelmäßig genutzte Module

Tagesablauf

Morgens — Posteingang und Portal prüfen

1. Lieferantenportal → neue Angebote von Lieferanten eingegangen? → Einkäufer benachrichtigen
2. Bestellungen → Bestellungen > 48 Std. ohne Lieferantenbestätigung → direktes Follow-up oder über Portal
3. RFQs → haben alle eingeladenen Lieferanten geantwortet? → Nicht-Antwortende nachfassen
4. Retouren → ausstehende Retouranträge beim Lieferanten → Status prüfen

Tagsüber — laufendes Management

5. Neue Lieferanten onboarden — vollständiges Profil + Portalzugang
6. Preiskataloge aktualisieren wenn neue Preislisten von Lieferanten erhalten
7. Lieferantenkommentare zu Dokumenten verarbeiten (PO, Angebote, Verträge)
8. Interne Notizen zu Lieferanteninteraktionen hinzufügen

Wöchentlich

9. In 60 Tagen ablaufende Verträge prüfen → an Manager eskalieren
10. Inaktive Lieferanten bereinigen (als Inactive in Kategorie markieren)
11. Prüfen ob alle aktiven Lieferanten Ansprechpartner mit aktiviertem Portalzugang haben

Onboarding eines neuen Lieferanten

1. Einkauf → Lieferanten → Neuen Lieferanten hinzufügen
   → Ausfüllen: Firmenname, Umsatzsteuer-ID, Adresse, Währung, Zahlungsbedingungen
   → Bankverbindung hinzufügen (IBAN, Bank)
   → Kategorie setzen (Strategisch A / B / Operativ / Spot / Evaluierung)

2. Tab Kontakte → Primären Ansprechpartner hinzufügen
   → Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Funktion
   → is_primary = JA ankreuzen
   → E-Mail-Präferenzen aktivieren: Rechnungen + Bestellungen + Verträge

3. Portalzugang aktivieren:
   → Aus Kontaktdatensatz → Portal-Einladung senden
   → Lieferant erhält E-Mail mit Zugangsdaten für /purchase/vendors_portal/

4. Prüfen dass Lieferant sich eingeloggt und Unternehmensprofil ausgefüllt hat

Preiskatalog verwalten

Wo: /admin/purchase/vendor_items

Jeder Artikel im Beschaffungskatalog kann mehreren Lieferanten zugeordnet werden, jeder mit eigenem Preis:

Beispiel: Artikel „A4-Papier 80g/m²"
  → Lieferant A (L-001): 15,50 RON/Ries — deren Code: HAR-001
  → Lieferant B (L-002): 16,20 RON/Ries — deren Code: A4-STD
  → Lieferant C (L-003): 14,80 RON/Ries — deren Code: P-A4-80

Bei RFQ-Erstellung → Lieferanten auswählen → Preise aus Katalog werden automatisch vorausgefüllt

Wann aktualisieren:

• Bei Erhalt neuer Preislisten von Lieferanten
• Monatlich oder quartalsweise (je nach Preisvolatilität)
• Sofort bei Preisänderungsbenachrichtigung vom Lieferanten

RFQs und Angebote verfolgen

1. Einkäufer erstellt RFQ und wählt eingeladene Lieferanten
2. Sie überwachen: welche Lieferanten haben geantwortet, welche nicht

3. Lieferanten nachfassen die bis zur Frist nicht geantwortet haben:
   → Im Portal prüfen ob sie das RFQ geöffnet haben
   → Direktkontakt (Telefon/E-Mail) mit Ansprechpartner
   → Interne Notiz auf RFQ: „L-002 am 05.06 kontaktiert — Bestätigung bis 07.06"

4. Bei Eingang von Angeboten → Einkäufer benachrichtigen dass Vergleich möglich
5. Einkäufer genehmigt/lehnt Angebote ab → Lieferant sieht Status im Portal

Lieferantenretouren verwalten

Wo: Einkauf → Bestellungen → aus PO → Retoure erstellen

Retourengrund: fehlerhafte Ware / falsche Menge / Spezifikations-Nichtkonformität

1. Original-PO öffnen → Retoure erstellen
2. Artikel mit Problem + Mengen + Grund auswählen
3. Retouranfrage erscheint beim Lieferanten im Portal → `/purchase/vendors_portal/order_returns`
4. Lieferant aktualisiert Status: Erhalten / Genehmigt / Abgelehnt
5. Bei Genehmigung → Ware verlässt Bestand (Retour-Lieferschein)
6. Sie erhalten Gutschrift: Lastschrift erstellt → sichtbar in Einkauf → Lastschriften

Zu verfolgende Kennzahlen täglich/wöchentlich

Praktische Tipps

Interne Notizen sind das Teamgedächtnis. Jedes Gespräch mit einem Lieferanten das ein Versprechen, eine mündliche Vereinbarung oder wichtiges Feedback enthält → sofort in Notizen der Lieferantendatei dokumentiert. Was nicht aufgeschrieben ist, existiert nicht.

Portalstatus beim Onboarding prüfen. Es reicht nicht die Einladung gesendet zu haben — prüfen dass der Lieferant sich tatsächlich eingeloggt und Unternehmensdaten ausgefüllt hat. Ein nicht genutztes Portal bedeutet Kommunikation kehrt zu E-Mail zurück und Rückverfolgbarkeit geht verloren.

Katalogpreise sind die Quelle der Wahrheit. Jeder verbal oder per E-Mail ausgehandelte Preis → sofort im Lieferantenartikelkatalog erfasst. Der Einkäufer muss eine Bestellung erstellen können ohne Sie zu fragen „was kostet es bei X?".

Lieferanten nicht löschen — als Inaktiv markieren. Dokumentenverlauf (POs, Retouren, Zahlungen) bleibt für Audits erhalten.