Specialist Relații Furnizori

Departament: VRM — Vendor Relationship Management
Nivel: Operațional
Obiectiv principal: Menținerea relațiilor zilnice cu furnizorii — portal, catalog, documente, comunicare

Ce face acest rol

Specialistul Relații Furnizori este interfața operațională dintre companie și furnizorii săi. Gestionează accesul la portal, întreținem catalogul de articole și prețuri, urmărește comenzile și ofertele, procesează retururile și asigură că fiecare furnizor are informațiile actualizate. Lucrează strâns cu Buyerul din Achiziții și cu Contabilul AP.

Module utilizate regulat

Rutina zilnică

Dimineața — verificare inbox și portal

1. Portal furnizori → sunt cotații noi trimise de furnizori? → notifici Buyerul
2. Comenzi Achiziție → PO-uri neconfirmate de furnizor > 48h → follow-up direct sau prin portal
3. RFQ-uri → au răspuns toți furnizorii invitați? → urmărești cei care nu au răspuns
4. Retururi → cereri de retur în așteptare la furnizor → verifici status

În cursul zilei — gestionare curentă

5. Onboardezi furnizori noi — profil complet + acces portal
6. Actualizezi cataloage de prețuri când primeșți liste noi de la furnizori
7. Procesezi comentariile furnizorilor pe documente (PO, oferte, contracte)
8. Introduci note interne despre interacțiunile cu furnizorii

Săptămânal

9. Verifici contracte cu expirare în 60 de zile → escaladezi la Manager
10. Curăți furnizori inactivi (marchezi ca Inactive în categorie)
11. Verifici dacă toți furnizorii activi au persoane de contact cu acces portal activat

Onboardingul unui furnizor nou

1. Achiziții → Furnizori → Adaugă furnizor nou
   → Completezi: Denumire companie, CUI/VAT, adresă, monedă, termeni plată
   → Adaugi detalii bancare (IBAN, bancă)
   → Setezi categoria (Strategic A / B / Operațional / Spot / Evaluare)

2. Tab Contacte → Adaugă persoana de contact primară
   → Prenume, Nume, Email, Telefon, Funcție
   → Bifezi is_primary = DA
   → Activezi preferințe email: facturi + comenzi + contracte

3. Activezi accesul portal:
   → Din fișa contactului → Trimite invitație portal
   → Furnizorul primește email cu credențiale pentru /purchase/vendors_portal/

4. Verifici că furnizorul s-a logat și și-a completat profilul companiei
   (CIF, adresă, IBAN din portal → `/purchase/vendors_portal/company`)

Alternativ — furnizorul se înregistrează singur:

• Trimiți link /purchase/authentication_vendor/register
• Furnizorul completează singur datele
• Tu verifici și validezi înregistrarea în /admin/purchase/vendors

Gestionarea catalogului de prețuri

Unde: /admin/purchase/vendor_items

Fiecare articol din catalogul de achiziție poate fi asociat cu mai mulți furnizori, fiecare cu prețul propriu:

Exemplu: Articol „Hârtie A4 80g/m²"
  → Furnizor A (FZ-001): 15,50 RON/top — cod lor: HAR-001
  → Furnizor B (FZ-002): 16,20 RON/top — cod lor: A4-STD
  → Furnizor C (FZ-003): 14,80 RON/top — cod lor: P-A4-80

La creare RFQ → selectezi furnizori → prețurile din catalog se pre-completează automat

Când actualizezi cataloagele:

• La primirea listelor de prețuri noi de la furnizori
• Lunar sau trimestrial (depinde de volatilitatea prețurilor)
• Imediat la notificarea unei modificări de preț de la furnizor

Catalogul furnizorului din portal: Furnizorul își poate gestiona singur catalogul din portal (/purchase/vendors_portal/items) — adaugă produse noi, actualizează prețuri, importă din Excel. Tu validezi articolele introduse de furnizor și le mapezi la articolele interne.

Urmărirea RFQ-urilor și ofertelor

Unde: Achiziții → Cereri de Ofertă / Oferte

1. Buyerul creează RFQ și selectează furnizorii invitați
2. Tu monitorizezi: care furnizori au răspuns, care nu

3. Urmărire furnizori care nu au răspuns în termenul stabilit:
   → Verifici în portal dacă au deschis RFQ-ul
   → Contact direct (telefon/email) cu persoana de contact
   → Notă internă pe RFQ: „FZ-002 contactat 05.06 — confirmă răspuns până 07.06"

4. La primirea cotațiilor → notifici Buyerul că poate compara ofertele
5. Buyerul aprobă/respinge cotațiile → furnizorul vede statusul în portal

Comunicarea cu furnizorii

Comentarii pe documente (vizibile în portal)

Fiecare document (PO, RFQ, contract, factură) are thread de comentarii accesibil furnizorului în portal:

Exemplu utilizare:
→ PO trimis → tu adaugi comentariu: „Vă rugăm să confirmați ETA pentru
  articolele din poziția 3 și 5"
→ Furnizorul răspunde în portal → tu primești notificare
→ Tot schimbul rămâne documentat pe PO

Note interne (invizibile furnizorului)

Din fișa furnizorului → tab Notes → adaugi note despre relație:

• Feedback din negocieri recente
• Puncte de atitudine sau comportament
• Preferințe comunicare (preferă apeluri de dimineață)
• Evaluare calitate livrări

Email-uri automate (nu necesită acțiune manuală)

Furnizorul primește automat email la:

• Emitere PO → PDF atașat
• Creare RFQ → link portal
• Aprobare sau respingere cotație
• Creare notă de debit
• Aprobare cerere de retur

Gestionarea retururilor de la furnizori

Unde: Achiziții → Comenzi Achiziție → din PO → Crează Retur

Motiv retur: marfă defectă / cantitate incorectă / neconformitate specificații

1. Deschizi PO-ul original → Crează Retur
2. Selectezi articolele cu problemă + cantitățile + motivul
3. Cererea apare la furnizor în portal → `/purchase/vendors_portal/order_returns`
4. Furnizorul actualizează statusul: Primit / Aprobat / Respins
5. La aprobare → marfa iese din stoc (aviz de livrare retur)
6. Primești credit: Nota de Debit creată → vizibilă în Achiziții → Note de Debit

Fereastra de retur per furnizor: setată în profilul furnizorului (return_within_day). Dacă nu e setată individual, se aplică setarea globală din /admin/purchase/mysetting.

Metrici de urmărit zilnic/săptămânal

Colaborare cu alte departamente

Sfaturi practice

Notele interne sunt memoria echipei. Orice conversație cu un furnizor care conține o promisiune, un acord verbal sau un feedback important → documentat imediat în Notes din fișa furnizorului. Dacă nu e scris, nu există.

Verifică statusul portalului la onboarding. Nu e suficient că ai trimis invitația — verifici că furnizorul s-a logat efectiv și a completat datele companiei. Un portal neutilizat înseamnă că comunicarea revine pe email și se pierde trasabilitatea.

Prețurile din catalog sunt sursa de adevăr. Orice preț negociat verbal sau prin email → intrat imediat în Catalog Articole Furnizori. Buyerul trebuie să poată crea un PO fără să te întrebe „cât costă la X?".

Nu șterge furnizori — marchează-i ca Inactive. Istoricul documentelor (PO-uri, retururi, plăți) rămâne intact pentru audit.

Referințe

VRM — Ghid Departament · Portal B2B Furnizori · Flux Purchase to Pay · Manager VRM