Contabil General / Contabil Fiscal

Departament: Financiar
Nivel: Senior operațional
Obiectiv principal: Menține structura contabilă corectă, asigură conformitatea fiscală și sincronizează CRMconnect cu software-ul de contabilitate

Ce face acest rol

Contabilul General/Fiscal configurează și menține infrastructura financiară a CRMconnect: planul de conturi, cotele de TVA, monedele și cursurile de schimb, modalitățile de plată. Gestionează conformitatea eFactura la nivel de sistem și exportă datele operative din CRM în softurile de contabilitate (Saga, WinMentor). Este persoana care știe de ce un document fiscal arată cum arată.

Module utilizate regulat

Configurări pe care le gestionezi tu

Plan de Conturi (`/admin/chart_of_accounts`)

Structura contabilă pe care se mapează toate tranzacțiile din CRM. O organizezi pe clase:

• Clasa 1-4: Conturi bilanțiere (active, datorii, capitaluri)
• Clasa 5: Conturi de trezorerie
• Clasa 6: Cheltuieli (facturi furnizori, salarii, amortizare)
• Clasa 7: Venituri (facturi emise, alte venituri)

Când o actualizezi: La deschiderea exercițiului contabil, la adăugarea de activități noi, la solicitarea auditorului extern.

Taxe / TVA (`/admin/taxes`)

Definești fiecare cotă de TVA folosită în documente:

Când o actualizezi: La modificări legislative, la adăugarea de noi categorii de produse cu cote diferite.

Monede (`/admin/currencies`)

Configurezi fiecare monedă în care facturezi sau cumperi:

• Cursul de schimb: manual (actualizat zilnic/săptămânal) sau flux automat de la BNR/ECB
• Moneda de bază: RON (pentru raportare)
• Impact: Toate facturile în valută sunt convertite automat la RON pentru raportare

Când o actualizezi: Zilnic sau săptămânal dacă ai volume mari în valută; la lansarea de noi piețe externe.

Modalități de Plată (`/admin/paymentmodes`)

Definești metodele acceptate: Transfer bancar, Card (Visa/MC/Amex), Numerar, PayPal, Stripe, alte gateway-uri.

Configurare per modalitate:

• Comision (%) — dedus automat la înregistrarea plății
• Cont de reconciliere — contul G/L pe care se înregistrează
• Număr zile decontare — pentru gateway-uri care decontează cu întârziere

Configurare eFactura — responsabilitate de sistem

Setup inițial (o singură dată)

1. /admin/billing/efactura → link de autorizare afișat
2. Trimiți link-ul reprezentantului legal sau împuternicitului cu certificat digital
3. Persoana se autentifică cu certificatul → tokenul se salvează automat
4. Verifici că company_vat în setări conține CIF-ul numeric (fără prefix RO)
5. Setezi:
   • Auto-import eFactura: ON (importă automat facturile furnizorilor din SPV, interval 3-6h)
   • Auto-send eFactura: ON, zile = 3 (trimite automat după 3 zile — dă timp echipei să corecteze eventuale erori)

Mentenanță periodică

Integrarea cu SAGA

Unde: /admin/saga

SAGA este cel mai utilizat software de contabilitate din România. Integrarea permite ca datele operative din CRMconnect (facturi, plăți, cheltuieli) să ajungă automat în SAGA fără retasare manuală.

Fluxul tipic:

CRMconnect → tranzacții operate în zi
       ↓
Export SAGA (zilnic sau săptămânal)
  → Facturi emise: cu număr, client, sume, conturi G/L
  → Plăți primite: cu asociere la factură
  → Facturi furnizori: cu PO asociat, conturi cheltuieli
       ↓
SAGA → înregistrări contabile automate
  → Generare note contabile
  → Balanță de verificare actualizată
  → Declarații fiscale (D300, D394)

Ce configurezi în CRM pentru SAGA:

• Maparea conturilor G/L din CRM la conturile din SAGA
• Frecvența exportului (zilnic recomandat pentru volum mare)
• Filtrele de export (ce perioadă, ce tipuri de documente)

Integrarea cu WinMentor

Unde: /admin/winmentor

WinMentor este utilizat de companiile care au nevoie de un ERP contabil mai complet. Integrarea funcționează similar cu SAGA:

CRMconnect (operațiuni) ←→ WinMentor (contabilitate)
  → Export facturi emise și primite
  → Import plan de conturi din WinMentor
  → Sincronizare parteneri (clienți, furnizori)

Diferența față de SAGA: WinMentor gestionează și stocul și producția — asigură-te că nu există duplicate între modulul WMS din CRM și modulul de stoc din WinMentor.

Rutina lunară — închidere lună

Săptămâna 1 a lunii noi (pentru luna precedentă)

1. Verificare facturi emise: Toate facturile din luna precedentă au status final (Plătită / Restantă / Anulată)?
2. eFactura: Toate facturile B2B eligibile au status „Validată" la ANAF? Există erori nerezolvate?
3. Extras Bancar: Toate tranzacțiile din luna precedentă sunt reconciliate?
4. Export SAGA/WinMentor: Execuți exportul complet al lunii precedente
5. Verificare TVA: Suma TVA colectată (pe facturi) și TVA deductibilă (pe facturi furnizori) corespund cu D300?

Verificări de calitate înainte de export

Metrici de urmărit

Sfaturi practice

Tokenul ANAF expiră — setează un reminder cu 2 săptămâni înainte. Un token expirat = eFactura nu se mai trimite = amenzi potențiale. Verifică data de expirare lunar.

Auto-send cu delay de 3 zile este mai sigur decât trimitere imediată. Dacă Vânzările au greșit ceva pe factură, ai 3 zile să corectezi înainte să ajungă la ANAF. O factură trimisă la ANAF cu date greșite se stornează greu.

Nu schimba cotele TVA în mijlocul lunii. Modificarea unei cote TVA active afectează retroactiv calculele pe documentele nefinalizate. Fă modificările la 1 ale lunii.

Menține maparea conturilor G/L sincronizată cu SAGA/WinMentor. Dacă adaugi un cont nou în SAGA și uiți să-l mapezi în CRM, tranzacțiile aferente nu se exportă.