Workflow: Fleet Management — Viața unui Vehicul

Module implicate: Fleet (Vehicles · Bookings · Logbooks · Work Orders · Fuel · Maintenance · Inspections · Parts · Insurance) · HR Profile · Purchase · Expenses · Invoices
Cine îl folosește: Fleet Manager · Șoferi (Driver role) · Financiar · Mentenanță
Durata tipică: Continuu (booking zilnic) + ciclu lunar (costuri) + ciclu anual (inspecții, asigurări)

Overview

Modulul Fleet gestionează întregul ciclu de viață al unui vehicul de companie: înregistrare, asignare șofer, rezervări (booking), logbook de deplasare, mentenanță, piese de schimb, combustibil, inspecții și asigurări. Costurile de mentenanță sunt trasate financiar prin Expenses (from_fleet=1), iar rezervările facturate prin Invoices (from_fleet=1).

Dependențe obligatorii: Modulele hr_profile și purchase trebuie să fie active. Fleet verifică la fiecare încărcare — dacă unul lipsește, redirecționează cu eroare. Fără aceste module, Fleet nu funcționează.

Note despre Assets: Nu există o legătură funcțională între modulul Fleet și modulul Assets (tblassets). Stub-urile de integrare există în cod dar metodele referite nu sunt implementate.

Diagrama fluxului

[CONFIGURARE INIȚIALĂ — admin]
  │
  ├── Vehicle Groups + Vehicle Types
  ├── Garages (+ Maintenance Teams)
  ├── Insurance Categories / Types / Status / Companies
  ├── Part Groups + Part Types
  ├── Inspection Forms (cu întrebări și criterii de eșec)
  ├── Criteria (pentru beneficii/penalități șoferi)
  └── Atribuire rol 'Fleet: Driver' angajaților care conduc
  │
  ↓
[ÎNREGISTRARE VEHICUL]
  │
  ├── Vehicul nou: tip, grup, număr înmatriculare, VIN, date tehnice
  ├── Asigurare adăugată: categorie, tip, companie, valabilitate, sumă
  └── Piese inventariate și asignate vehiculului
  │
  ↓
[BOOKING — REZERVARE]
  │
  ├── Client sau intern depune rezervare (Fleet_client controller)
  ├── Status inițial: new
  ├── Fleet Manager aprobă manual: new → approved
  │     (sau: rejected / processing)
  └── Booking confirmat → Amount setat pentru facturare ulterioară
  │
  ↓
[LOGBOOK — EXECUȚIE DEPLASARE]
  │
  ├── Logbook creat pentru booking confirmat: vehicul + șofer + dată
  ├── Time Cards adăugate: start_time / end_time per sesiune de lucru
  ├── Status logbook: new → processing → complete
  └── Înregistrare combustibil: odometru, litri, preț, tip, furnizor
  │
  ↓
[MENTENANȚĂ / WORK ORDER (dacă apare defecțiune sau service planificat)]
  │
  ├── Work Order creat: vehicul, furnizor, odometru intrare/ieșire
  ├── Status: open → in_progress → parts_ordered → complete
  ├── Piese consumate adăugate ca Work Order Details (part_id, qty, price)
  ├── La finalizare: Create Expense → Expense creat cu category 'Fleet: Work Order'
  │     from_fleet=1 · vendor = furnizorul din Work Order
  └── (Alternativă mentenanță simplă: Maintenance record fără Work Order)
  │
  ↓
[INSPECȚIE (periodică sau la incident)]
  │
  ├── Inspecție creată pe baza unui Inspection Form configurat
  ├── Rezultate completate per întrebare (answer, boxdescriptionid)
  ├── Răspunsuri cu is_fail=1 → inspecție marcată ca eșuată
  └── Inspecțiile pot fi recurente (recurring_type, cycles)
  │
  ↓
[FACTURARE BOOKING]
  │
  ├── Din booking finalizat: butonul Create Invoice
  ├── Invoice creat automat cu amount din booking + from_fleet=1
  └── Factură urmărită și plătită ca orice invoice standard
  │
  ↓
[RAPOARTE & COSTURI]
  │
  ├── Fleet → Transactions: toate invoice + expense cu from_fleet=1
  ├── Fleet → Reports: Profit & Loss · Sales Chart per vehicul
  └── Beneficii/Penalități șoferi: înregistrate cu criteriu + sumă

[VEHICUL SCOS DIN SERVICIU → out_of_service_date + odometru final]

Pas cu pas

1. Configurare inițială (admin)

Unde: /admin/fleet → Settings

Ordinea de configurare contează — unele entități depind de altele:

1a. Lookup-uri vehicule

Unde: Settings → Vehicle Groups + Vehicle Types

Creați cel puțin un grup (ex: „Autoturisme", „Utilitare") și un tip (ex: „Sedan", „SUV", „Camion"). Sunt obligatorii la crearea unui vehicul.

1b. Garaje

Unde: Settings → Garages → Add Garage

Câmpuri: name, country, city, address. După creare, puteți adăuga Maintenance Team: angajați (staff) asignați acelui garaj pentru mentenanță.

1c. Insurance setup (4 tabele separate)

Unde: Settings → Insurance Categories / Insurance Types / Insurance Status / Insurance Company

Toate 4 sunt necesare înainte de adăugarea unei polițe de asigurare pe vehicul.

1d. Part Groups + Part Types

Unde: Settings → Part Groups + Part Types

Necesare înainte de crearea pieselor de inventar.

1e. Inspection Forms

Unde: Settings → Inspection Forms → New Form

Fiecare formular are:

• Întrebări cu tipuri de răspuns (checkbox, text, etc.)
• is_fail setat pe răspunsurile care marchează inspecția ca eșuată

Formularele pot fi configurate ca recurente (recurring=1, recurring_type, cycles).

1f. Criteria (pentru beneficii/penalități)

Unde: Settings → Criteria → Add Criteria

Utilizate în Fleet → Benefits & Penalties pentru înregistrarea formală a recompenselor sau penalităților șoferilor.

1g. Atribuire rol șofer

Unde: /admin/staff → editare staff → Roles → bifați „Fleet: Driver"

Rolul Fleet: Driver este creat automat la instalarea modulului. Numai staff-ul cu acest rol apare în dropdown-urile de șofer din Fleet (Assignments, Logbooks, Work Orders etc.).

2. Înregistrare vehicul

Unde: /admin/fleet → Vehicles → Add Vehicle

Câmpuri obligatorii:

Câmpuri recomandate:

Asigurare vehicul: Unde: fișa vehiculului → tab Insurance → Add Insurance

Piese asignate vehiculului: Unde: /admin/fleet → Parts → Add Part → asignare vehicul

3. Asignare șofer la vehicul

Unde: /admin/fleet → Vehicle Assignments → Add Assignment

Un vehicul poate avea mai multe asignări succesive. Istoricul se păstrează integral.

4. Booking — rezervare vehicul

Unde: client extern → portal /clients/fleet (Fleet_client controller) sau admin → /admin/fleet/bookings

Statusuri booking (fleet_bookings.status):

Important: Nu există flux de aprobare automatizat. Coloana approved (INT) există în tabel dar nu este citită sau scrisă de nicio metodă activă din cod. Tranziția statusului este exclusiv manuală — fleet manager-ul schimbă statusul explicit.

Permisiune necesară pentru schimbare status: service_management → edit SAU is_admin().

Câmpuri cheie booking:

5. Logbook — execuție deplasare

Unde: /admin/fleet → Work Performance (Logbooks) → Add

Logbook-ul documentează execuția unui booking sau o deplasare independentă.

Statusuri logbook (fleet_logbooks.status):

Time Cards: per logbook se adaugă sesiuni de lucru cu start_time și end_time (fleet_time_cards). Permit calculul orelor totale.

Combustibil: Unde: /admin/fleet → Fuel History → Add

6. Work Order — mentenanță cu piese

Unde: /admin/fleet → Work Orders → New Work Order

Statusuri work order (fleet_work_orders.status):

Câmpuri cheie:

Piese consumate (Work Order Details): Adăugați linii cu part_id (din inventarul Fleet), qty, price → total se calculează automat.

Generare cheltuială din Work Order (status=complete): Butonul Create Expense din Work Order → crează automat:

• tblexpenses cu from_fleet=1, amount=work_order.total, category='Fleet: Work Order', vendor_id=work_order.vendor_id
• Work Order primește expense_id în câmpul de legătură

7. Inspecție vehicul

Unde: /admin/fleet → Inspections → New Inspection

Selectați vehiculul + Inspection Form. Completați răspunsurile per întrebare. Răspunsurile marcate is_fail=1 marchează inspecția ca eșuată automat.

Inspecțiile pot fi setate ca recurente (recurring=1): sistemul generează automat viitoarele inspecții conform recurring_type și cycles.

8. Facturare booking

Unde: /admin/fleet → Bookings → fișa booking → Create Invoice

Metoda create_invoice_by_booking($id) generează automat:

• O factură standard (tblinvoices) cu amount din booking și from_fleet=1
• Booking-ul primește invoice_id și invoice_hash în câmpurile de legătură

Factura generată apare și în /admin/invoices și poate fi gestionată ca orice factură standard (trimitere, plată, reminder, eFactura).

9. Rapoarte și costuri

Unde: /admin/fleet → Transactions / Reports

Permisiuni necesare

Gotchas

Referințe module

• Fleet — documentație modul
• Assets — managementul activelor (separat de Fleet)
• Expenses — cheltuielile generate de Work Orders
• Invoices — facturile generate din Bookings
• HR — Staff — asignare rol Fleet: Driver