Workflow: Resource Planning — Planificare Resurse

Module implicate: Resource Workload · Tasks · Projects · Timesheets (task timers — NU modulul HR Timesheets)
Cine îl folosește: Project Manager · Team Lead · Management
Durata tipică: Planificare săptămânală/lunară continuă

Overview

Modulul Resource Workload oferă o vedere consolidată a capacității și încărcării echipei pe baza task-urilor asignate. Planificarea se face prin asignarea de task-uri cu startdate, duedate și Estimate hour (câmp custom injectat automat pe task-uri).

Distincție critică: Modulul Resource Workload citește exclusiv orele loggate via timere de task (core CRM tbltaskstimers). Nu citește din modulul HR Timesheets (tbltimesheets_timesheet, tblcheck_in_out etc.) — acel modul este pentru pontaj HR (prezență, concedii), nu pentru ore de proiect.

Numai staff — nu echipamente. Nu există conceptul de resurse non-umane (sali, utilaje, vehicule).

Supraîncărcarea este vizuală, nu blocantă. Sistemul marchează celulele roșii când sunt depășite orele de capacitate, dar nu blochează asignarea.

Diagrama fluxului

[SETUP — admin, o singură dată]
  │
  ├── Standard workload global: 8h/zi (implicit), zile lucrătoare (L–V implicit)
  ├── Per staff (opțional): capacitate individuală per zi a săptămânii
  │     (ex: part-timer: L=4h, M=4h, Mi=0h, J=4h, V=4h)
  └── Day-offs: date blocate company-wide (diferit de concediile HR!)
  │
  ↓
[PLANIFICARE TASK-URI]
  │
  ├── Task creat/editat cu:
  │     ├── startdate (data de start)
  │     ├── duedate (deadline — obligatoriu pentru spread corect)
  │     ├── Assigned staff (tbltask_assigned)
  │     └── Estimate hour (câmp custom tasks_estimate_hour) ← setat manual de PM
  │
  ├── Sistemul distribuie orele estimate zi cu zi:
  │     spread = estimate_hour / zile_lucrătoare(start → due)
  │     cap = capacitate_zilnică_staff → surplus → ziua următoare
  └── Dacă duedate lipsă: sistemul folosește datefinished sau azi
  │
  ↓
[VIZUALIZARE WORKLOAD]
  │
  ├── Reports → Resource Workload
  │
  ├── Tab Workload (grid spreadsheet):
  │     ├── Coloane: Staff | Departament | Rol | [Dată E/S per zi în range]
  │     ├── E = ore estimate (din Estimate hour + spread)
  │     ├── S = ore efectiv loggate (din task timers)
  │     ├── Celule ROȘII = depășire capacitate zilnică
  │     └── Hover pe celulă = lista task-urilor care contribuie la acea zi
  │
  ├── Tab Timeline (Gantt Frappe):
  │     ├── Staff ca rânduri, task-uri ca bare colorate per tip relație
  │     ├── Drag bar = schimbă startdate/duedate pe task + recalculează Estimate hour
  │     └── Click bar = deschide modalul standard de task
  │
  ├── Tab Chart (Highcharts):
  │     ├── Pie: Estimate ore — Normal vs Overload
  │     ├── Pie: Spent ore — Normal vs Overload
  │     └── Stacked column: ore pe departamente
  │
  └── Tab Kanban:
        ├── O coloană per staff cu task-urile sale
        ├── 10 task-uri per pagină, paginare disponibilă
        └── Task-uri restante marcate ca overdue
  │
  ↓
[LOGARE ORE EFECTIVE]
  │
  ├── Staff folosește timer pe task (butonul Start Timer din task)
  │     → insert în tbltaskstimers: staff_id, task_id, start_time, end_time
  └── Orele loggate apar în coloana S (Spent) din grila Workload
  │
  ↓
[REBALANSARE (dacă supraîncărcare detectată)]
  │
  ├── PM vede celule roșii → identifică task-urile supraîncărcate (hover)
  ├── Ajustare duedate: drag pe Gantt SAU editare manuală duedate pe task
  └── Redistribuire task: schimbare assigned staff pe task

[ECHIPĂ PLANIFICATĂ ✓ · ORE MONITORIZATE ✓]

Pas cu pas

1. Configurare capacitate (admin)

Unde: /admin/settings → Staff → Workload

1a. Setări globale

1b. Capacitate individuală per staff (opțional)

Unde: Settings → Workload → Customize Standard Workload

Grid Handsontable: fiecare rând = un staff, fiecare coloană = o zi a săptămânii. Introduceți ore per căsuță (ex: 4 pentru part-timer).

Dacă nu există înregistrare în tblstandard_workload pentru un staff, se folosește valoarea globală standard_workload.

1c. Day-offs (zile libere companie)

Unde: Settings → Workload → Manage Day-off → Add Day-off

Atenție: Day-off-urile din Resource Workload sunt separate de concediile din modulul HR Timesheets (tblday_off). Modulul HR Timesheets nu afectează grila Resource Workload.

2. Creare task-uri cu date pentru planificare

Unde: orice modul care suportă task-uri (Projects, Clients, Leads, Tickets etc.)

Câmpuri esențiale pentru Resource Workload:

Câmpul Estimate hour: este un câmp custom de tip number cu slug tasks_estimate_hour, injectat automat pe toate task-urile la instalarea modulului. Apare în formularul de task sub numele „Estimate hour".

3. Vizualizare încărcare

Unde: /admin/reports/resource_workload (necesită permisiunea pw_rp_resource_workload → view)

3a. Tab Workload

Filtre disponibile:

• Interval de date (implicit: ultimele 7 zile → azi)
• Filtrare per staff individual, departament, rol sau proiect

Citire grid:

• E (Estimate) = ore distribute din Estimate hour per zi
• S (Spent) = ore loggate efectiv via task timer per zi
• Roșu = E sau S depășesc capacitatea zilnică a staff-ului respectiv
• Tooltip la hover = lista task-urilor care contribuie la celula respectivă

3b. Tab Timeline (Gantt)

Bare colorate per tip de relație al task-ului:

• Albastru = task de proiect (rel_type = 'project')
• Verde = task de client (rel_type = 'customer')
• Portocaliu = task de tichet (rel_type = 'ticket')
• etc.

Drag & drop pe bare: modifică startdate și duedate direct pe task → Estimate hour se recalculează automat bazat pe zile lucrătoare × capacitate zilnică.

4. Logare ore efective

Orele efective (coloana S) provin din timerele de task, nu din modulul HR Timesheets:

Unde: orice task → butonul Start Timer (sau Log Time manual)

Ore din HR Timesheets (check-in/check-out, foi de prezență) NU apar în Resource Workload.

5. Identificarea supraîncărcărilor și rebalansare

1. Detectare: celule roșii în grila Workload sau slices „Overload" în Chart tab
2. Identificare task vinovate: hover pe celula roșie → tooltip listează task-urile
3. Acțiuni de rebalansare:
   • Extindere deadline: drag pe Gantt sau editare duedate pe task
   • Redistribuire: schimbare staff asignat pe task
   • Reducere estimat: editare câmp Estimate hour pe task
4. Verificare: reîncărcați grila pentru a confirma că celulele sunt verzi

Permisiuni necesare

Notă: Nu există permisiuni granulare view/edit/delete separate pentru Resource Workload. Un singur flag view controlează tot — inclusiv capacitatea de a modifica capacitățile per staff și de a reprograma task-uri via Gantt.

Gotchas

Referințe module

• Tasks — task-uri cu Estimate hour și timere
• Projects — proiecte și task-uri de proiect
• Timesheets — pontaj HR (separat de Resource Workload)
• Reports — alte rapoarte de performanță