Cum importați clienți din Excel

Module implicate: CRM → Clienți
Cine îl folosește: Admin vânzări, operațiuni, admin IT
Timp necesar: ~15 minute pentru primul import; mai rapid la rulările ulterioare

Prezentare generală

Adăugarea manuală a sute de clienți este predispusă la erori și lentă. Modulul Clienți suportă importul în masă prin CSV — pregătiți un fișier cu coloanele necesare, mapați-le la câmpurile platformei, iar sistemul creează toate înregistrările într-o singură operațiune.

Tip

Înainte de a importa date de producție, rulați un import de test cu 5–10 rânduri pentru a verifica că maparea coloanelor este corectă. Este mult mai rapid să corectați erorile de mapare pe un lot mic decât să curățați 500 de înregistrări greșite.

Pas cu pas

1. Exportați un șablon de exemplu

Navigați la CRM → Clienți. Faceți clic pe butonul Import din bara de instrumente pentru a deschide dialogul de import. Descărcați șablonul CSV de exemplu — acest fișier arată exact antetele de coloane pe care platforma le așteaptă (ex: company_name, vat_number, email, phone, address, city, country).

2. Pregătiți fișierul de date

Deschideți șablonul în Excel sau Google Sheets. Lipiți datele despre clienți în coloanele corespunzătoare. Reguli cheie:

company_name este obligatoriu; toate celelalte câmpuri sunt opționale
country acceptă coduri ISO de 2 litere (ex: RO, DE, PL)
Numere de telefon: includeți prefixul de țară fără spații (ex: +40723456789)
Eliminați rândurile cu valori duplicate vat_number — platforma respinge duplicatele în mod silențios

Salvați fișierul ca CSV (UTF-8) pentru a păstra caracterele speciale (ș, ț, ä, ç etc.).

3. Deschideți dialogul de import

Mergeți la CRM → Clienți → Import. Încărcați fișierul CSV. Platforma parsează primul rând ca anteturi.

4. Mapați coloanele

Mapperul de coloane afișează antetele CSV-ului dvs. în stânga și câmpurile platformei în dreapta. Potriviți fiecare coloană cu câmpul său. Coloanele nemapate sunt ignorate — nu trebuie să mapați fiecare coloană.

Warning

Nu mapați mai multe coloane CSV la același câmp al platformei. Dacă aveți atât o coloană "Companie" cât și una "Denumire" care reprezintă ambele numele companiei, alegeți una — importând ambele, prima este suprascrisă de cea de-a doua.

5. Previzualizare și validare

Faceți clic pe Previzualizare. Platforma afișează primele 10 rânduri așa cum vor fi importate. Verificați:

Denumirile nu sunt trunchiate sau alterate
Codurile de țară s-au rezolvat corect
Nu există câmpuri goale neașteptate

6. Rulați importul

Faceți clic pe Import. Un indicator de progres arată procesarea lotului. La finalizare, platforma raportează:

Importate: număr de înregistrări noi create
Actualizate: înregistrări potrivite după codul fiscal și actualizate
Erori: rânduri care nu au trecut validarea (afișate cu numărul rândului și motivul)

7. Gestionați erorile

Descărcați raportul de erori. Corectați rândurile marcate în fișierul sursă și reimportați doar rândurile cu erori — platforma se potrivește după vat_number și actualizează înregistrările existente în loc să creeze duplicate.

Rezultat

Toți clienții apar în CRM → Clienți și sunt imediat disponibili pentru facturare, asignare lead-uri și legare contracte. Etichetele, grupurile și reducerile pot fi asignate în masă din vizualizarea listă după import.

Tip

Descărcați șablonul de import clienți înainte de a pregăti fișierul de date — șablonul arată antetele exacte ale coloanelor și câmpurile obligatorii astfel importul reușește din prima rulare fără a ghici denumirile câmpurilor sau a descoperi că lipsesc câmpuri obligatorii.

Warning

Testați importurile de clienți cu 5-10 înregistrări înainte de rularea datasetului complet. Importurile nu sunt reversibile automat — o eroare de mapare a coloanelor pe un fișier mare necesită curățare manuală pe potențial mii de înregistrări de clienți.