OMS & E-commerce — Order Management System

Roluri acoperite: Operator OMS · Manager E-commerce · Administrator Canal · Responsabil Retururi
Module principale: OmniSales (Comenzi · Canale · Discounturi · Rapoarte) · Warehouse (Delivery Notes · Packing Lists) · Innoship · Invoices

Cine sunt utilizatorii acestui ghid

Harta modulului OmniSales

CANALE DE VÂNZARE              COMENZI (CART)
──────────────────              ──────────────
POS (Point of Sale)            Draft (0)
Portal B2B (clienți)           Processing (1)
WooCommerce                    Pending Payment (2)
Shopify                        Confirmed (3) ──→ factură auto
Manual (staff)                 Shipping (4)
Pre-order                      Delivered (5) ✓

DISCOUNTURI                    FULFILLMENT
───────────                    ───────────
Trade Discounts                Aviz Livrare (Delivery Note)
Voucher Codes                  Packing List
Reduceri per client/grup       AWB Innoship
Reduceri per produs/canal      Tracking curier

RETURURI                       RAPOARTE & AUDIT
────────                       ────────────────
Cerere retur client            Rapoarte OmniSales
Aprobare retur                 Audit sync (diary_sync)
Restituire stoc                Venituri per canal
Rambursare (refund)            Efectivitate discounturi

Rutina zilnică recomandată

Dimineața (20–30 min)

1. Comenzi noi neconfirmate
/admin/omni_sales/order_list → filtrează status Draft (0) sau Processing (1)
Reviziezi și confirmi comenzile primite peste noapte (din WooCommerce, portal B2B).

2. Comenzi în așteptarea aprobării
approve_status = 0 — Comenzi blocate în fluxul de aprobare
Le procesezi sau le trimiți aprobatorului relevant.

3. Verificare sync WooCommerce
/admin/omni_sales/diary_sync → tab Comenzi
Verifici dacă importul automat a rulat corect — identifici erori de import.

4. Packing list-uri de finalizat
/admin/warehouse/manage_packing_list — Colete nearanjate
Completezi dimensiunile și greutatea pentru a genera AWB-ul.

5. Retururi noi
/admin/omni_sales → tab Retururi — cereri noi de la clienți
Revizuiești și iei decizia de aprobare.

Cursul zilei

Comandă nouă (orice canal)
  ↓ Verifici produse + prețuri + client
  ↓ Confirmi (status 0→3)
  ↓ Factură generată automat (dacă configurat)
  ↓ Aviz de livrare creat (manual sau automat)
  ↓ Picking + Packing + AWB
  ↓ Predai curierului → status → Shipping (4)
  ↓ Curier confirmă livrarea → status → Delivered (5)

Săptămânal

• Rapoarte OmniSales — venituri per canal, volum comenzi, top produse
• Audit sync — comenzi importate vs. erori în ultimele 7 zile
• Discounturi — verifici dacă regulile de discount expiră în curând
• Retururi — reconciliere retururi aprobate vs. stoc reintrat

Canalele de vânzare

Unde: /admin/omni_sales/omni_sales_channel

Tipuri de canale disponibile

Configurare per canal

Diferențe operaționale per canal

POS:

• Plată imediată (cash/card la ghișeu)
• Bon de casă generat automat (template configurabil: bill_header_pos, bill_footer_pos)
• Shift-uri de lucru cu tracking per operator

Portal B2B:

• Clientul se autentifică și navighează catalogul
• Vede prețurile negociate cu el (per canal sau per grup)
• Plasează comanda → merge în aprobare dacă e configurat
• Primește email de confirmare

WooCommerce:

• Comenzile se importă automat via cron (frecvența configurabilă per store)
• Clientul e creat automat în CRM dacă nu există
• Statusurile se sincronizează bidirecțional (CRM → WooCommerce)

Statusurile comenzii — ghidul complet

Fluxul de aprobare (`approve_status`)

Regulile de aprobare se configurează per canal și tip de comandă în setările OmniSales (omni_order_approval_rules). Exemplu: toate comenzile B2B portal > 10.000 RON necesită aprobarea managerului de vânzări.

Procesarea comenzilor pas cu pas

Comandă din Portal B2B

1. Clientul plasează comanda → status: Draft (0)
   ↓
2. Notificare automată → Operator OMS
   ↓
3. Operator deschide comanda:
   - Verifică produsele și cantitățile
   - Verifică prețul și discounturile aplicate
   - Verifică adresa de livrare
   ↓
4. Trimite la aprobare (dacă regula e activă)
   → Managerul aprobă → approve_status = 1
   ↓ (sau dacă nu necesită aprobare: direct la pasul 5)
5. Confirmare → status: Confirmed (3)
   → Factură generată automat (dacă create_invoice = on)
   → Aviz de livrare creat automat (dacă auto_create_goods_delivery = on)
   ↓
6. Depozit: picking + packing + cântărire
   ↓
7. Generare AWB Innoship → status: Shipping (4)
   ↓
8. Curier confirmă livrarea → status: Delivered (5)

Comandă din WooCommerce

1. Cron rulează la interval configurat (ex: la fiecare 15 min)
   → Importă comenzile noi din WooCommerce API
   → Creează cart + cart_detailt + client (dacă nou)
   → Status: corespunzător statusului WooCommerce
   ↓
2. Operator vede comanda nouă în lista OmniSales
   (Notificare dacă regula de aprobare e activă)
   ↓
3. Dacă status WooCommerce = Processing → CRM status = 1 (Processing)
   Operator confirmă → status = 3 → factură + aviz
   ↓
4. La schimbarea statusului în CRM → actualizare automată în WooCommerce
   (Sync bidirecțional)

Comandă tip Back-order (status 16 — Stoc indisponibil)

Comandă primită → verificare stoc → LIPSĂ
  ↓ status: 16 (Stock Unavailable)

Ce faci:
1. Notifici Achizițiile → creare RFQ pentru produsul lipsă
2. Comanda rămâne în status 16 până la aprovizionare
3. La intrarea stocului (aviz recepție aprobat):
   → Schimbi manual statusul la 3 (Confirmed)
   → Creezi avizul de livrare
   → Continui fluxul normal

Important: Sistemul nu promovează automat comenzile din status 16. Monitorizezi manual lista de comenzi cu stoc indisponibil.

Portalul B2B — perspectiva clientului

URL portal: /omni_sales/omni_sales_client/

Ce poate face clientul B2B

Configurare vizibilitate produse

Poți restricționa ce vede fiecare client B2B:

• Per grup de clienți — câmpul customer_group pe canalul portal
• Per client specific — câmpul customer cu ID-urile clienților
• Per departament — dacă omni_show_products_by_department = 1

Prețuri B2B

Prețurile se aplică în ordinea:

1. Preț specific client — din sales_channel_detailt.prices + regula de discount omni_trade_discount.clients
2. Preț grup client — discount per grup din omni_trade_discount.group_clients
3. Preț canal — prețul configurat pe canalul Portal
4. Preț standard — prețul din catalogul de articole

Discounturi comerciale (Trade Discounts)

Unde: /admin/omni_sales/trade_discount

Structura unui discount

Aplicabilitate

Tipuri de discount

Jurnalul de discounturi aplicate

Fiecare discount aplicat pe o comandă e înregistrat automat în omni_log_discount:

• Clientul, produsul, comanda
• Prețul original vs. prețul după discount
• Valoarea economisită
• Canalul și codul de voucher (dacă aplicabil)

Util pentru raportarea efectivității campaniilor de discount.

Retururi — procesul complet

Unde: /admin/omni_sales → tab Retururi sau /admin/warehouse/manage_order_return_receipt

Inițierea returului

De la client (din portal B2B):

1. Clientul accesează istoricul comenzilor
2. Selectează comanda livrată (status 5)
3. Apasă „Solicită Retur"
4. Sistemul verifică: omni_return_request_within_x_day (default 30 zile de la livrare)
5. Clientul selectează produsele + cantitățile + motivul
6. Cererea ajunge la tine în CRM cu status approval = 0

De la operator (manual): Din comanda livrată → buton Crează Retur → completezi articolele, cantitățile și motivul.

Câmpuri cheie pe returul OmniSales

Statusuri retur și acțiunile tale

La aprobarea returului

Automat se creează:

1. Aviz de recepție retur — marfa reintrată în stoc (receipt_delivery_id completat)
2. Tranzacție stoc — inventory_manage.inventory_number += cantitate
3. Înregistrare rambursare — în omni_refunds cu suma și modalitatea de plată

Rambursarea (Refund)

Unde: Din returul aprobat → Procesează Rambursare

Câmpuri rambursare (omni_refunds):

• amount — Suma de rambursat (original − taxă retur)
• payment_mode — Modalitatea de rambursare (același canal cu plata originală)
• refunded_on — Data rambursării
• note — Note interne

Puncte de loialitate: Dacă omni_refund_loyaty_point = 1 → punctele câștigate pe comanda originală sunt anulate automat.

Configurare politică de retur

Unde: /admin/omni_sales/setting

Sincronizarea WooCommerce

Unde: /admin/omni_sales/diary_sync

Ce se sincronizează bidirecțional

Configurare per magazin WooCommerce

Unde: /admin/woocommerce/stores sau din setările OmniSales

Fiecare magazin WooCommerce are:

• URL magazin
• Consumer Key + Consumer Secret (din WooCommerce → Settings → REST API)
• Intervalele de sincronizare (time1 până la time8 în minute)

Rezolvarea erorilor de sync

Cele mai comune erori în diary_sync:

Retenția log-urilor de sync

Jurnalul de sync se păstrează implicit 30 de zile (number_of_days_to_save_diary_sync). Cron-ul curăță automat intrările mai vechi.

Rapoarte OmniSales

Unde: /admin/omni_sales/report

Rapoarte disponibile

Filtre disponibile

• Canal de vânzare
• Perioadă (date range)
• Status comandă
• Produs specific
• Grup de produse

Export

Toate rapoartele suportă export Excel/CSV prin butonul DataTables integrat.

Setări OmniSales

Unde: /admin/omni_sales/setting

Setări esențiale

Configurare taxe de livrare per canal

Receipt POS (Bon de casă)

bill_header_pos = HTML header pe bonul de casă
bill_footer_pos = HTML footer pe bonul de casă

Personalizezi cu logo, datele companiei, mesaj de mulțumire.

Integrare cu alte departamente

Workflow Automation pentru OMS

Configurabile în Workflow Automation (/admin/workflow_automation):

Permisiuni recomandate

Solicită administratorului la /admin/roles:

Referințe rapide

Workflow-uri: OmniSales Fulfillment · Full Commercial Cycle · Warehouse Inbound → Outbound

Module: Omni Sales Orders · Sales Channels · Trade Discounts · Channel Sync Audit · Omni Sales Reports · Omni Sales Settings · Delivery Notes · Packing Lists · Innoship Couriers · WooCommerce · Shopify

Departamente înrudite: Departament Vânzări · Depozit & Logistică · Departament Financiar · Departament Achiziții

← Înapoi la Department Guides