Workflow: Recruit to Payroll

Modules involved: Recruitment · Staff (HR) · HR Profile · HR Payroll · Timesheets
Who uses it: HR manager, Recrutor, Manager departament, Financiar
Durata tipică: 2–8 săptămâni recrutare + continuu (lunar pentru payroll)

Overview

Ciclul complet de HR: de la identificarea nevoii de angajare până la primul fluturaj de salariu. Acoperă recrutarea structurată (propunere → campanie → candidați → interviuri → angajare), onboarding-ul HR, și calculul lunar al salariului (prezență → calcul brut → deduceri → net).

Diagrama fluxului

[PROPUNERE RECRUTARE]
  │  definești nevoia: poziție, departament, număr posturi, buget
  │  ↓ Aprobare propunere → lansare campanie
  │
[CAMPANIE RECRUTARE]
  │  anunț publicat pe canale (LinkedIn, job boards, etc.)
  │  ↓ Candidații aplică
  │
[CANDIDAT]
  │  status: Application (1) → Potential (2) → Interview (3)
  │         → Won Interview (4) → Send Offer (5) → Elect / Hired (6)
  │         ↘ Non-Elect (7) / Unanswer (8) / Transferred (9)
  │
[INTERVIU]
  │  programare + evaluare + scoring candidat
  │  ↓ Candidat selectat → status Elect (6)
  │
[ANGAJARE → STAFF creat automat]
  │  fișă de post, departament, rol, acces CRM
  │
[ONBOARDING HR PROFILE]
  │  checklist onboarding, contracte HR, persoane întreținere
  │  training, fișă HR completă
  │
[PONTAJ LUNAR]
  │  zile lucrate / concedii / absențe înregistrate
  │  ↓ Aprobare pontaj
  │
[CALCUL SALARIU (Payroll)]
  │  brut = salariu de bază + bonusuri + comisioane
  │  deduceri = asigurări + impozit pe venit + rețineri
  │  net = brut − deduceri
  │  ↓ Generare fluturaș
  │
[FLUTURAȘ (Payslip) ✓]
  │  status: payslip_opening → aprobat → distribuit

Pas cu pas

1. Propunere de Recrutare — Definirea nevoii

Unde: /admin/recruitment/recruitment_proposal

Ce conține propunerea:

• Poziția căutată (Job Position din HR Profile)
• Departamentul angajator
• Numărul de posturi necesare (amount_recruiment)
• Perioada: dată start – dată final
• Justificare / buget estimat

Flux de aprobare:
Propunerea trece prin aprobare managerială (dacă e configurat) înainte de a deveni campanie activă.

2. Campanie de Recrutare — Publicarea postului

Unde: /admin/recruitment/recruitment_campaign

Campania conține:

• Codul campaniei (campaign_code)
• Titlul postului și descrierea
• Canalul de recrutare (cp_position, cp_status)
• Canale de distribuție: LinkedIn, eJobs, BestJobs, intern, etc. (configurabile în /admin/recruitment/recruitment_channel)

Statusuri campanie:
Numerice (1–10) configurabile per implementare; tipic: Deschisă, Închisă, Suspendată.

3. Candidat — Evaluarea și selecția

Unde: /admin/recruitment/candidate_profile

Cum intră un candidat:

• Manual: HR introduce CV-ul
• Import: din fișier sau formular de aplicare public

Profilul candidatului include:

• Date personale: nume, dată naștere, gen, CNP
• Experiență profesională (cd_work_experience)
• Educație / certificări (cd_literacy)
• Informații familie (cd_family_infor)
• Note follow-up (cd_care)

Statusurile candidatului — mașina de stare:

Tranziția critică: Când statusul ajunge la 6 (Elect), sistemul creează automat un Staff record populat cu datele candidatului (nume, email, telefon). Candidatul devine angajat activ în CRM.

4. Interviu — Evaluarea structurată

Unde: /admin/recruitment/interview_schedule

Programare interviu:

• Data, ora (from → to)
• Intervievator (interviewer = staff)
• Legătura cu candidatul via cd_interview

Evaluare candidat:

• Formular de evaluare (rec_evaluation_form) cu criterii predefinite (rec_list_criteria)
• Scor per criteriu → scor total candidat
• Comparare candidați pentru aceeași poziție

5. Angajare — Crearea angajatului în sistem

Unde: /admin/staff (creat automat) + /admin/hr_profile

Ce se creează automat la status Elect (6):

• Staff record în tblstaff: firstname, lastname, email, phone din candidat
• Record de transfer (rec_transfer_records) pentru onboarding tracking

Ce se completează manual:

• Rol și permisiuni CRM (/admin/roles)
• Departament
• Data angajării
• Tip contract

6. Onboarding HR Profile — Integrarea angajatului

Unde: /admin/hr_profile

Modulul HR Profile acoperă:

Checklist onboarding:

• Lista de sarcini per angajat nou (acces sisteme, echipamente, inducție)
• Status per sarcină: status = 0 (pending) → status = 1 (complet)
• Alocate via group_checklist_allocation cu staffid

7. Pontaj (Timesheets) — Înregistrarea prezenței

Unde: /admin/hr_payroll/manage_attendance sau /admin/staff/timesheets

Date de pontaj lunare per angajat (hrp_employees_timesheets):

Aprobare pontaj:
Managerul aprobă înregistrările de prezență înainte de generarea payslip-ului. Fără aprobare, datele nu sunt incluse în calcul.

8. Calculul Salariului (Payroll) — Generarea fluturașului

Unde: /admin/hr_payroll

Fluxul de calcul — pas cu pas:

INTRĂRI:
  ├── Salariu de bază (din contractul HR)
  ├── Zile lucrate efectiv (din pontaj aprobat)
  ├── Bonusuri KPI (hrp_bonus)
  ├── Comisioane (din commission module)
  └── Deduceri (hrp_deductions)

CALCUL BRUT:
  salariu_zilnic = salariu_baza / standard_workday
  salariu_realizat = salariu_zilnic × actual_workday
  brut = salariu_realizat + bonusuri + comisioane

DEDUCERI:
  asigurari_angajat = brut × cota_CAS + cota_CASS + ...
  impozit_pe_venit = (brut - asigurari - rebate_personal) × cota_impozit
  retineri_diverse = din hrp_deductions

NET = brut - asigurari_angajat - impozit_pe_venit - retineri_diverse
COST_TOTAL = brut + contributii_angajator

Componente configurable (hrp_payroll_columns):

• taking_method: system (calculat automat), calculator (formulă custom), constant (sumă fixă)
• Rate de impozit: brackets progressive din hrp_income_tax_rates
• Deduceri: configurabile din /admin/hr_payroll/setting

Statusuri payslip:

Generare:
Buton Generează Fluturași pentru luna selectată → sistem calculează automat pentru toți angajații activi cu pontaj aprobat.

Ce se creează automat

Puncte unde fluxul poate bloca

Rapoarte relevante

• Rapoarte Recrutare — candidați per campanie, surse, timpi de angajare
• Rapoarte HR Payroll — /admin/hr_payroll/reports — costuri salariale per departament
• Timesheets — ore per angajat per perioadă
• Organigramă — /admin/hr_profile/organizational_chart — structura actualizată post-angajare

Module implicate — documentație detaliată

• Recruitment
• Staff · Departments · Roles
• HR Profile
• HR Payroll
• Timesheets
• Sales Commission

← Înapoi la Workflows