Workflow: OKR Cycle — Planificare & Evaluare

Module implicate: OKR (Circulation · OKRs · Key Results · Check-ins · Approval) · Goals · DataPulse
Cine îl folosește: Management · Manageri Departamente · Toți Angajații
Durata tipică: Un ciclu = 1 trimestru sau 1 an (configurat în Circulation)

Overview

Modulul OKR implementează metodologia Objectives & Key Results. Un ciclu complet acoperă: definirea perioadei (Circulation), crearea obiectivelor cu rezultate cheie cuantificabile (OKRs + Key Results), check-in-uri periodice de progres cu aprobare opțională pe lanț ierarhic, și închiderea ciclului când progresul atinge 100%.

Atenție la distincții:

• OKR = progres subiectiv pe obiective definite de utilizator (check-in periodic)
• Goals = modul separat; urmărește automat metrici CRM reale (facturi, lead-uri, contracte) față de un target numeric — fără check-in manual
• DataPulse = dashboard de analiză read-only; nu are tabele proprii, nu se integrează cu OKR
• tblhr_checkins din modulul HR = prezență fizică (oră start/stop) — nu are legătură cu OKR check-ins

Condiție obligatorie: Fără cel puțin un record în tblokr_setting_circulation cu from_date/to_date valide, modulul OKR nu funcționează corect. Aceasta este prima setare de configurat.

Diagrama fluxului

[SETARE CICLU — admin, o dată per perioadă]
  │
  ├── Circulation: definire perioadă (ex: Q1 2026: 01.01–31.03)
  ├── Units: unități de măsură (%, RON, nr. bucăți)
  ├── Questions: întrebări afișate la fiecare check-in
  ├── Evaluation Criteria: scoruri de evaluare per criteriu
  └── Approval Setting (opțional): cine aprobă check-in-urile
  │
  ↓
[CREARE OKR]
  │
  ├── Tip: Personal (1) · Departament (2) · Companie (3)
  ├── Display: Public (1) · Privat (2)
  ├── Obiectiv + Key Results (target, unitate, plan)
  └── approval_status = 0 (draft)
  │
  ↓
[CHECK-IN PERIODIC]
  │
  ├── Utilizator deschide okr/checkin_detailt/{id}
  ├── Completează per Key Result: achieved, progress (0–100%), confidence_level
  ├── Completează: evaluation_criteria (scor), comment, răspunsuri la Questions
  ├── Setează: recently_checkin (azi) + upcoming_checkin (data viitoare)
  └── Submit → approval_status = 3 (Waiting for Approval)
  │
  ↓
[APROBARE CHECK-IN]
  │
  ├── Dacă NU există Approval Setting pentru departamentul/OKR-ul respectiv:
  │     → approval_status = 1 (Aprobat automat) ← imediat
  │
  └── Dacă EXISTĂ Approval Setting:
        ├── Sistem rezolvă aprobatorii (direct_manager / department_manager / staff fix)
        ├── Notificare trimisă primului aprobator
        ├── Aprobator aprobă (approve=1) sau respinge (approve=-1)
        │     → Dacă toți aprobă: approval_status = 1
        │     → Dacă cineva respinge: approval_status = 2
        └── Creator notificat cu approved_checkin / rejected_checkin
  │
  ↓
[PROGRES ACTUALIZAT]
  │
  ├── okrs.progress = media progreselor tuturor Key Results
  ├── Dacă progress = 100% → okrs.status = 1 (Finished)
  └── Log imutabil în tblokrs_checkin_log (snapshot complet)
  │
  ↓
[ÎNCHIDERE CICLU]
  │
  ├── OKRs cu status=1 (Finished) sunt complet realizate
  ├── Raport ciclu: progres · confidence levels · check-in history
  └── Admin poate vedea rapoarte (necesită permisiunea reports → view)

[CICLU ÎNCHEIAT ✓]

Pas cu pas

1. Configurare ciclu (admin)

Unde: /admin/okr → Settings

1a. Circulation — obligatoriu

Tab: Settings → Circulation → Add Circulation

Sistemul detectează automat ciclul curent prin MONTH(NOW()) = month(from_date) AND YEAR(from_date) = YEAR(NOW()). Dacă nu există un ciclu cu from_date în luna curentă, OKR-urile noi nu se pot lega de un ciclu activ.

1b. Units

Tab: Settings → Units → Add Unit

Exemple: %, RON, USD, Bucăți, Nr. clienți. Unitățile sunt selectabile pe fiecare Key Result.

1c. Questions (opțional)

Tab: Settings → Questions → Add Question

Întrebările configurate aici apar obligatoriu pe formularul de check-in pentru toți utilizatorii. Ex: „Ce a mers bine?", „Ce blocaje există?", „Ce ajutor ai nevoie?".

1d. Evaluation Criteria (opțional)

Tab: Settings → Evaluation Criteria → Add Criteria

Scoruri numerice pe criterii definite (ex: group_criteria=1, name="Calitate output", scores=85). La check-in, utilizatorul selectează un criteriu și sistemul înregistrează scorul.

1e. Approval Setting (opțional)

Tab: Settings → Approval Process → Add Approval

Dacă nu configurați nicio regulă de aprobare, toate check-in-urile sunt aprobate automat (approval_status = 1 imediat după submit).

Tipuri de aprobatori în JSON setting:

Atenție: Pentru direct_manager și department_manager, câmpurile team_manage pe staff respectiv manager_id pe departament trebuie populate. Dacă lipsesc, rezolvarea eșuează și check-in-ul poate rămâne blocat.

2. Creare OKR

Unde: /admin/okr → New OKR

Permisiune necesară: okr → view SAU okr → view_own SAU is_admin(). Utilizatorii cu view_own pot crea doar OKR-uri personale (type=1) asignate lor înșiși.

Key Results

Se adaugă după crearea OKR-ului. Fiecare Key Result are:

3. Check-in periodic

Unde: /admin/okr → click OKR → butonul Check-in

Condiție de acces: approval_status trebuie să fie 0 (draft) sau 1 (aprobat). Dacă este 2 (respins) sau 3 (în așteptare), butonul de check-in este ascuns.

La fiecare check-in, sistemul înlocuiește complet rândurile din tblokrs_checkin pentru OKR-ul respectiv (nu adaugă — suprascrie starea curentă). Istoricul este păstrat în tblokrs_checkin_log (imutabil).

Câmpuri completate per Key Result:

Câmpuri la nivel de OKR:

Calcul progres agregat:

total_progress = (suma progress-urilor tuturor KR) / (număr KR × 100) × 100

Dacă total_progress = 100 → okrs.status = 1 (Finished) și complete_okrs = 1.

4. Fluxul de aprobare

Fără reguli de aprobare configurate: check-in-ul este aprobat automat (approval_status = 1) imediat după submit.

Cu reguli de aprobare:

Submit check-in
  → approval_status = 3 (Waiting)
  → sistem caută Approval Setting via FIND_IN_SET(department) sau FIND_IN_SET(okrs_id)
  → primul aprobator notificat

Aprobator deschide cererea → aprobă sau respinge
  → toți aprobatori aprobă → approval_status = 1
  → orice respingere → approval_status = 2
  → creator notificat

Dacă choose_when_approving = 1, utilizatorul care face check-in selectează manual aprobatorul dintr-un dropdown la momentul submit-ului.

5. Goals — modul separat

Unde: /admin/goals

Goals urmărește automat metrici CRM reale față de un target numeric. Nu are check-in manual, nu are aprobare.

La finalul perioadei (end_date), dacă targetul nu a fost atins și notify_when_fail=1, sistemul trimite notificare. Similar pentru atingere target cu notify_when_achieve=1.

6. DataPulse

Unde: /admin/datapulse

Dashboard de analiză read-only cu 16 tipuri de grafice (plăți per agent, clienți pe județ, leads pe sursă, timp logat pe angajat etc.). Nu are tabele proprii — citește direct din tabelele CRM core. Nu necesită configurare și nu are permisiuni granulare (orice staff autentificat poate accesa).

Statusuri OKR

Permisiuni necesare

Gotchas

Referințe module

• OKR — documentație modul
• Goals — target-uri automate CRM
• DataPulse — dashboard analiză
• HR — Staff — câmpul team_manage pentru direct_manager
• HR — Payroll — bonus_kpi alimentat din OKR progress