Cum configurați remindere automate de plată
Module implicate: Vânzări → Facturi · Setări → Șabloane Email
Cine îl folosește: Financiar / AR, admin operațiuni
Timp necesar: ~10 minute configurare; rulează automat ulterior
Prezentare generală
Urmărirea manuală a facturilor restante consumă timp și creează inconsistență — unii clienți sunt sunați, alții sunt uitați. Platforma poate trimite email-uri de reminder automate la intervale configurabile după data scadenței, fără nicio acțiune manuală per factură.
Reminderele sunt trimise per factură, nu per client. Un client cu trei facturi restante primește trei email-uri de reminder separate, dacă nu le consolidați într-un extras de cont.
Pas cu pas
1. Deschideți setările facturilor
Navigați la Setări → Setări Generale și căutați secțiunea Facturare / Plăți, sau navigați direct la configurarea reminderelor de plată (calea exactă depinde de versiunea platformei — căutați „Remindere Plată" sau „Notificări Restanțe").
2. Configurați intervalele de reminder
Setați declanșatorii în zile-după-scadență. Un program tipic:
| Reminder | Declanșator | Ton |
|---|---|---|
| Primul reminder | +3 zile | Prietenos: „Vă reamintim că…" |
| Al doilea reminder | +10 zile | Neutru: „Am observat că factura dvs. este încă neachitată…" |
| Al treilea reminder | +21 zile | Ferm: „Vă rugăm să efectuați plata de urgență…" |
Puteți adăuga sau elimina intervale și asigna un șablon diferit fiecăruia.
Mențineți primul reminder prietenos — clienții uită adesea pur și simplu. Un prim email dur dăunează relației pentru ceea ce este de obicei o neglijență minoră. Rezervați tonul ferm pentru al treilea reminder sau mai târziu.
3. Setați sau revizuiți șablonul de email
Fiecare interval de reminder poate folosi un șablon de email diferit. Navigați la Setări → Șabloane Email și verificați șabloanele etichetate ca „Reminder Factură" sau „Notificare Restanță". Editați subiectul și corpul după necesitate.
Câmpuri de îmbinare disponibile (inserate cu {{field_name}}):
{{client_name}}— denumirea companiei clientului{{invoice_number}}— numărul facturii{{invoice_amount}}— suma totală datorată{{due_date}}— data scadenței originale{{days_overdue}}— zile de la scadență{{payment_link}}— link direct de plată (dacă gateway-ul de plată este activ)
4. Activați reminderele
Comutați butonul Activ pentru fiecare nivel de reminder pe care doriți să îl folosiți. Nivelurile inactive sunt sărite chiar dacă intervalul lor a trecut.
5. Excludeți facturi sau clienți specifici
Pentru a preveni trimiterea unui reminder pe o factură specifică, deschideți detaliul facturii și folosiți comutorul Suprimă remindere sau Nu trimite remindere. Util pentru facturi în dispută sau clienți pe care îi gestionați direct.
Dacă activați reminderele după ce facturile sunt deja restante, platforma poate trimite mai multe remindere deodată pentru toate intervalele declanșate. Luați în considerare activarea unui singur nivel pe rând și monitorizarea cozii de trimitere înainte de a activa toate nivelurile.
6. Monitorizați reminderele trimise
Mergeți la Vânzări → Facturi, filtrați după Restante și verificați jurnalul de activitate pe facturile individuale pentru a vedea ce remindere au fost trimise și când. Jurnalul arată statusul livrării (trimis, respins, deschis) dacă furnizorul dvs. de email suportă tracking.
Rezultat
Facturile restante primesc remindere automat conform programului configurat. Echipa financiară este eliberată de urmărirea manuală pentru cazurile standard și se poate concentra pe conturile de mare valoare sau disputate care necesită atenție personală.
Configurați Automatizare Workflow să trimită automat emailuri de reamintire a plății la 7 zile înainte de scadență și 1 zi după restanță — reminderele automate rulează 24/7 și acoperă majoritatea follow-up-ului de colectare fără intervenție manuală din partea echipei de finanțe.
Tonul reminderelor automate de plată contează pentru relațiile cu clienții. Folosiți un limbaj profesional, non-amenințător pentru reminderele timpurii (pre-scadență și 1-7 zile restanță) și rezervați un limbaj mai urgent pentru emailurile cu restanță de 30+ zile unde escaladarea este adecvată.