Gestiune Documente
Secțiune: Operațiuni
URL:/admin/document_management
Titlu pagină: Document Management
Prezentare generală
Gestiunea Documentelor oferă un depozitar centralizat de fișiere cu ierarhie de foldere, control versiuni, fluxuri de aprobare și suport pentru semnătură digitală. Documentele pot fi partajate cu clienții prin portalul clienților.
Valoare pentru business
Înlocuiește partajările de fișiere dispersate cu un sistem structurat și auditabil de documente în interiorul CRM. Fluxurile de aprobare și semnătură asigură că nimic nu este trimis clienților fără aprobările corecte.
- Cine îl utilizează: Operațiuni, juridic, finanțe, manageri de cont, clienți
- Beneficiu principal: Sursă unică de adevăr pentru toate documentele de afaceri cu fluxuri integrate de aprobare și semnătură electronică.
- Metrici influențate: Timp ciclu aprobare documente, timp de procesare contracte, rata de trecere audit conformitate
Cazuri de utilizare tipice:
- Juridicul încarcă un șablon NDA; managerul de vânzări îl trimite unui prospect pentru semnătură
- Finanțele stochează rapoarte lunare într-un folder specific clientului cu acces controlat
- Operațiunile rulează un flux de aprobare intern înainte de publicarea unui document de procedură
- Clientul accesează documentele sale prin portal fără a fi nevoie să trimită emailuri
Accesarea modulului
Din bara laterală de administrare, navigați la Gestiune Documente sau deschideți direct URL-ul:
/admin/document_management
Concepte cheie
| Concept | Descriere |
|---|---|
| Folder | Director ierarhic pentru organizarea documentelor |
| Document | Un fișier (PDF, Word, imagine etc.) stocat în sistem cu metadate și istoricul versiunilor |
| Cerere Aprobare | Un proces de revizuire structurat care necesită unul sau mai mulți aprobatori să aprobe înainte de finalizarea documentului |
| Cerere Semnătură | O cerere de semnătură digitală trimisă personalului intern sau contactelor externe |
| Acces Portal Client | Clienții vizualizează documentele partajate cu ei la /client/document_management |
Acțiuni frecvente
- Creați folder — organizați documentele într-un arbore de foldere per client, proiect sau categorie.
- Încărcați document — trageți și plasați fișiere sau utilizați acțiunea de încărcare; setați permisiunile și descrierea.
- Editați document — deschideți editorul inline bazat pe CKEditor5 pentru documentele text.
- Porniți flux de aprobare — inițiați o cerere de aprobare și asignați revizori cu termene.
- Trimiteți pentru semnătură — creați o cerere de semnătură și trimiteți-o semnatarilor necesari.
- Partajați cu clientul — acordați acces la portalul clientului pentru foldere sau documente specifice.
- Setați memento-uri automate — configurați notificări de memento pentru aprobările sau semnăturile în așteptare.
Acordați accesul la portal clientului pentru foldere specifice, astfel clienții pot descărca singuri contractele, rapoartele și documentele semnate — aceasta elimină ciclul de emailuri cu atașamente și oferă clienților un loc permanent pentru documentele lor.
Folosiți fluxul de aprobare înainte de a partaja orice document extern — platforma direcționează documentul prin revizori desemnați înainte de finalizare, asigurând că nimic nu ajunge la clienți fără aprobările interne necesare.
Sursă: crm-connect-main/app/modules/document_management